ansattes livssyklus: fra rekruttering til siste arbeidsdag

Modellen for ansattes livssyklus representerer «reisen» de ansatte går gjennom fra øyeblikket de først kommer i kontakt med selskapet ditt, og frem til de forlater organisasjonen. 

Det er helt nødvendig å forstå ansattes livssyklus for å kunne lage en effektiv strategi for en best mulig ansattopplevelse. Ved å analysere alle de ulike stadiene i ansattopplevelsen kan du avdekke eventuelle mangelfulle områder og lage strategier for å forbedre dem. Med en solid forståelse av systemene som ligger til grunn, kan du redusere skjevheter og biaser på hvert stadie i ansattreisen og avdekke ikke-inkluderende praksiser.

I denne artikkelen skal vi se nærmere på hvilke stadier ansattes livssyklus består av, og utforske betydningen av hvert stadium.

forstå stadiene i ansattes livssyklus

Modellen for ansattes livssyklus består som regel av syv stadier eller faser, som begynner med prosessen med å tiltrekke kandidater, og slutter med at den ansatte slutter eller går av med pensjon. Selv om dette kan variere fra virksomhet til virksomhet, er de følgende punktene gjerne involvert:

1. tiltrekke kandidater

Ansattopplevelsen begynner lenge før medarbeiderens første dag på jobben. Den første kontakten skjer gjerne gjennom stillingsannonser, anbefalinger eller innlegg i sosiale medier. Hovedmålet er å fange potensielle kandidaters interesse og gjøre et positivt førsteinntrykk.

For å lykkes med dette stadiet er det viktig å skrive en engasjerende stillingsannonse som inneholder følgende elementer:

• en nøyaktig beskrivelse: Stillingsannonsen må gi en presis beskrivelse av rollen og hvordan det er å jobbe i selskapet.
• inkluderende språk: Stillingsannonsen må være fri for diskriminerende og ekskluderende formuleringer. Sørg for eksempel for å bruke kjønnsnøytrale begreper i alle stillingsannonser.
• flerkanal-strategier: Med en flerkanalstilnærming kan du utvide rekkevidden for stillingsannonsen og utvide kandidatpoolen betydelig.  

Hvordan organisasjonen din posisjonerer seg i «tiltrekningsfasen», har direkte innvirkning på rekrutteringsresultatet. Det betyr at et sterkt employer brand er helt avgjørende. Bedriftens employer brand bør inkorporere elementer fra selskapets overordnede visjon og mål og gi mening for dagens arbeidstakere.

2. søknad

Når du har fanget oppmerksomheten til potensielle kandidater, er neste trinn å overbevise dem om å søke på stillingen.Denne delen av ansattreisen har flere trinn:

• søknaden: det formelle dokumentet eller nettskjemaet potensielle kandidater sender inn for å vise at de er interessert i jobben eller stillingen 
• kandidatscreeningen: gjennomgang av CV-er og evaluering av jobbsøkere for å finne ut om de er egnet for stillingen
• ferdighetstester: de skreddersydde evalueringene som kan kartlegge kandidatens evne til å utføre en bestemt oppgave
• intervjuet: den strukturerte samtalen mellom arbeidsgiveren og kandidaten, der målet er å finne ut om hen har de nødvendige ferdighetene og kvalifikasjonene, og om hen passer til stillingen 
• bakgrunns- og referansesjekk:  En bakgrunnssjekk er en grundig granskning av kandidatens bakgrunn – det kan omfatte å verifisere kandidatens identitet, kontrollere vandelen eller ta en gjennomgang av utdanningen og yrkeshistorikken vedkommende har oppgitt. Referansesjekk handler om å kontakte kandidatens tidligere arbeidsgivere, kolleger og andre profesjonelle kontakter for å få informasjon om personens jobbprestasjoner, arbeidsmoral og mellommenneskelige ferdigheter.
• beslutning og jobbtilbud: Her har dere bestemt dere for den mest aktuelle kandidaten, som får et jobbtilbud.

3. onboarding

Onboarding-fasen strekker seg fra tidspunktet da kandidaten aksepterer jobbtilbudet, til hen er fullt ut assimilert i rollen. Nyansatte gleder seg som regel til å ta fatt på den nye jobben, og her bør du smi mens jernet er varmt og introdusere den ansatte til selskapets verdier og formål.

Dessverre oppgir hele 88 % av arbeidstakerne at arbeidsgiver gjorde en dårlig jobb da de skulle onboardes. Det tyder på at mange arbeidsgivere går glipp av en stor mulighet. For å unngå dette er det viktig å lage en god og gjennomtenkt onboardingprosess der de nyansatte får godt med tid til å komme inn i bedriftskulturen og den nye rollen. En god onboardingprosess bør i tillegg omfatte følgende:  

• forbindelser: veiledning i mellommenneskelige relasjoner og informasjonsnettverk som kan bidra til suksess i karrieren
• kultur: å skape en følelse av fellesskap ved å lære den nyansatte om verdier, mål, kultur og atferd i organisasjonen
• avklaring: ta dere tid til å sikre at den nyansatte forstår den nye jobbrollen og forventningene til den fullt ut
• compliance: sørg for at den nyansatte forstår grunnleggende juridiske og policy-relaterte regler og forskrifter

4. Vekst og utvikling

Vår 2023 Employer Brand Research-rapport viser at 73 % av arbeidstakere på verdensbasis anser karriereutvikling som svært viktig, og er en av de ledende motivasjonsfaktorene for jobbsøkere. Faktum er at hvis organisasjonen din ikke tilbyr gode opplærings- og utviklingsmuligheter, risikerer dere å miste mange av selskapets beste medarbeidere.

Du kan forhindre dette ved å utvikle et omfattende opplærings- og utviklingsprogram for ansatte som lar dem utvikle karrieren i selskapet ditt. Et godt opplærings- og utviklingsprogram bør være:

• transparent
• rettferdig og upartisk
• tilgjengelig for hele selskapet
• strukturert

En opplærings- og utviklingsplan med disse hovedkomponentene gir ansatte et tydelig bilde av hvordan de kan vokse i karrieren, noe som kan forbedre ansattopplevelsen. 

5. prestasjonsstyring og tilbakemeldinger

Det første du tenker på når det gjelder prestasjonsstyring og tilbakemeldinger, er kanskje den årlige medarbeidersamtalen. Hvis selskapet ditt utelukkende baserer seg på dette gjennom hele de ansattes livssyklus i bedriften, kan det imidlertid føre til økt gjennomtrekk. En fersk studie blant arbeidstakere i USA viser at 92 % ønsker tilbakemeldinger oftere enn én gang i året.

Se for deg at du har jobbet for et selskap i et år, og først på den årlige medarbeidersamtalen får du vite at du har gjort en spesifikk ting feil hele tiden. Men ingen har fortalt deg det, eller så har du aldri fått en tydelig avklaring av hva som forventes av deg i jobben. Det er lett å forstå hvor frustrerende dette kan være for de ansatte.

Heldigvis gjør dagens teknologi det enklere enn noensinne å gi både tilbakemeldinger og anerkjennelse til de ansatte. I stedet for å vente et helt år med å gi medarbeiderne tilbakemeldingene de ønsker, kan teamene dine bruke slik teknologi til å gi tilbakemeldinger umiddelbart. Dermed kan lederne og veilederne kjapt ta tak i unoter og feil, samtidig som de kan belønne positive prestasjoner.

Slik hyppig oppfølging er imidlertid kun effektivt hvis tilbakemeldingene er meningsfulle, uhildete og engasjerende. Hvis ikke kan tilbakemeldingene få motsatt effekt og gjøre de ansatte enda mer frustrerte. Derfor er det viktig at lederne får god opplæring i hvordan de skal følge opp de ansatte og gi dem tilbakemeldinger og anerkjennelse.

6. ansattbevaring og engasjement

Ansattbevaring og medarbeiderengasjement går hånd i hånd. Det kan være nesten umulig å få lojale ansatte og unngå gjennomtrekk i bedriften hvis dere ikke har fokus på hvordan dere får fornøyde og motiverte ansatte. Dette stadiet i ansattes livssyklus handler derfor om å utvikle engasjementsstrategier som oppmuntrer de ansatte til å bli hos dere. Det kan for eksempel være:

• tilknytning og kommunikasjon: Effektiv kommunikasjon er en forutsetning for engasjerte og motiverte medarbeidere. Uten åpen og transparent kommunikasjon blir det vanskelig å bygge tillit mellom dere som arbeidsgiver og de ansatte. For å forbedre kommunikasjonen kan dere vurdere å ha regelmessige møter som omfatter hele selskapet, der dere formidler informasjon om organisasjonens mål og resultater.
• tydelig lederskap: Selskapets ledere, særlig de som har personalansvar, holder nøkkelen til å utvikle en kultur for medarbeiderengasjement. Det betyr at dere må ha en prosess som sikrer at de rette medarbeiderne havner i de rette lederstillingene.
• anerkjennelse av ansatte: Studier har i årevis vist en klar sammenheng mellom anerkjennelse av medarbeidere og medarbeiderengasjementet på arbeidsplassen. For å gi anerkjennelse av ansatte som kan styrke motivasjonen og engasjementet, må du utvikle, implementere og overvåke et systematisk program for dette som omfatter ansatte på alle nivåer i selskapet. 

7. avslutning og offboarding

Tenker du at når en ansatt leverer inn oppsigelsen, er ansattreisen ikke lenger relevant? Langt ifra! Uansett om oppsigelsen skjer i minnelighet eller ikke, kan måten du håndterer den ansattes siste dager på jobben på ha store konsekvenser.

For eksempel kan det vise seg at hen ikke trives i den nye jobben. Hvis det var en verdsatt medarbeider, kan det være positivt for bedriften å ansette vedkommende på nytt. Avhengig av bransjen du opererer i, kan det også hende at hen fortsatt vil være aktuell som kunde av bedriften. En negativ avslutning på arbeidsforholdet kan gjøre at du mister vedkommende som kunde. I tillegg blir det stadig vanligere for bedrifter å etablere et «alumni-nettverk» for å utvide talentpoolen.

Og ikke minst – tidligere ansatte kan alltids å legge inn en omtale på de mange nettstedene for evaluering av arbeidsgivere, og beskrive hvordan de føler seg behandlet av organisasjonen din. Studier viser at én av tre kandidater har avslått jobbtilbud på grunn av dårlige omtaler på slike nettsider. Én negativ omtale er alt som skal til for å havarere alt arbeidet dere legger ned i rekrutteringen.

Hovedmålet med offboarding-prosessen er å sørge for at de ansatte får en smidig avslutning. Gi dem all informasjonen de trenger, for eksempel en kontaktperson for eventuelle oppfølgingsspørsmål senere. Her bør du også benytte anledningen til finne ut hvorfor medarbeideren slutter. Exit-undersøkelser kan selvsagt gi deg masse informasjon, men en god avslutningssamtale kan være enda mer verdifull og avdekke eventuelle problemer som bør løses for å unngå at flere medarbeidere pakker snippesken.