det fysiske arbeidsmiljøet – øk ytelse og trivsel hos dine ansatte

Oppdatert 30 juli 2019

Hva er hovedfaktorene din virksomhet bør vurdere når det kommer til å øke de ansattes evne til å levere? Høyere lønn? Bedre bonusordninger? Mer opplæring? Det virker kanskje banalt, men ifølge Randstads undersøkelse, RAMA, er beliggenhet, lokaler og utstyr en betydelig driver for unge ansatte når de velger arbeidsgiver. Det er stikk i strid med hva lederne selv tror er attraktive goder.

Et kontor har mange elementer som kan optimaliseres for å øke velferden og trivselen til de ansatte. Kanskje er dette et element som er spesielt viktig for oss nordmenn? Det er ingen andre europeiske arbeidstakere som er mer opptatt av trivsel enn oss. Dette er blant annet dokumentert i Randstad Employer Brand Research 2019

åpent landskap - økt produktivitet eller bare distraksjoner?

Flere og flere virksomheter har gått bort fra enkeltkontorer og over til åpne løsninger. Norsk arbeidsliv er i transformasjon, og det samme gjenspeiles i arbeidsplassarkitekturen. I USA har over 70 % av alle kontorer åpne løsninger. I Norge finnes det ingen god oversikt, men det er ingen tvil om det i større og større grad er dette som er løsningen de fleste velger.

Når bedrifter velger åpne kontorløsninger, så har det lenge vært en oppfatning om at dette skal bygge opp under samarbeid og teamarbeid, mens det også gir lederne muligheten til å holde en oversikt over hva som skjer i virksomheten. Nå viser det seg derimot at flere studier har konkludert med at åpne løsninger ikke bidrar til den samme produktiviteten som mer private avlukker. Forskning publisert av Journal of Enviromental Psychology viser at lukkede private kontorer helt klart utkonkurrerer åpne løsninger innen de fleste aspekter av IEQ (Indoor Environmental Quality), innendørs miljøkvalitet. Spesielt gjelder dette faktorer knyttet til akustikk, konsentrasjon og privat sfære. Vi ønsker kort og godt å ha muligheten til å kunne arbeide uforstyrret over lengre perioder.

Undersøkelsen konkluderte med at gevinstene i form av forenklet interaksjon er mindre enn ulempen ved økt støynivå og manglende privatliv som kommer som en følge av åpent landskap.

En annen undersøkelse fra Exter Universitetet i England fant ut at åpent landskap førte til en 32 % fall i ansattes fornøydhet og et 15 % fall i produktivitet. Dette betyr at virksomheter trenger å ta en vurdering i forhold til om de ønsker å prioritere økt samarbeid og enklere interaksjon mellom kolleger eller å opprettholde de ansattes produktivitetsnivå.

I Norge er det også en oppfatning av at åpent landskap ikke bestandig er det beste alternativet. 

En ny undersøkelse fra Ethan Bernstein og Stephen Turban, ved Harvard Business School og Harvard University, konkluderte med at flytting fra cellekontor til åpent landskap førte til sterkt redusert kommunikasjon og samarbeid. Med andre ord det motsatte av hva men ønsker.  

• 73 % mindre tid i ansikt til ansikt kommunikasjon
• 67 % mer tid brukt på lesing og skriving av e-post
• 75 % mer tid på meldingsløsninger (Skype, Hangout, etc)

For å lese mer om forskning knyttet til åpne kontorløsninger og vurdering av effektivitetsresultater av dette, se denne artikkelen fra NRK.no

lys – viktigheten av farge.

Tilpasset belysning i kontorlokalene kan være en god ide. Riktig belysning hjelper de ansatte til å bli kreative, mens feil belysning kan virke inn på humøret og over tid rett og slett gjøre deg syk. Hos Google Norge er sykefraværet på under 1 %, og daglig leder Jan Grønbech, mener blant annet at lysløsningen er noe grunnen.

Under en belysningsprøve har forskere ved University of Greenwich funnet ut at arbeidstakere de lot jobbe under lys med blåtoner fikk følelsen av å være lykkeligere, mer våkne og hadde mindre såre øyne. Kjøligere blått lys senker nivåene av melatonin, som fører til at kroppen blir søvnig. Den rette belysningen har derfor muligheten til å øke ytelsen og produktiviteten blant de ansatte.

På den andre siden vil varmere lysnyanser øke følelsen av avslapning og komfort, noe som er ideelt for pauserom og områder hvor ansatte kan slappe. Det kan også gi god effekt i møterom, der du ønsker å skape en tillit og følelsen av å være velkommen.

møbler – hvordan sitte best mulig?

En undersøkelse fra svenske Vasakronan viser at hele 19 % av oss er misfornøyd med møblene på arbeidsplassen. Årsaken til misnøyen er at de ergonomisk feil for oss, slik at vi i verste fall får belastningsskader. En sykmeldt medarbeider er det siste vi ønsker oss! I en hektisk arbeidshverdag er det viktig å huske på at måten vi sitter, står og bærer påvirker helsen vår. Det er derfor viktig å ta ergonometiske hensyn når du velger kontormøbler. Vet du ikke hvordan du skal gå fram, er det mange leverandører som kan gjøre jobben for deg. Gode, og ikke minst riktige møbler, er en investering i dine medarbeideres helse, og bør ikke nedprioriteres.

fleksible løsninger

Selv om mesteparten av forskningen som finnes på åpne kontorløsninger peker på flere negative sider enn positive, er det ingen tvil om at denne typen å organisere kontorlandskap på er kommet for å bli. Press på kostnader, ønske om effektivisering og det faktum at mange av oss ikke tilbringer så mye av arbeidstiden ved pulten til å forsvare en permanent kontorplass er alle med på å styre oss i retning av fleksible løsninger. Hva kan du da som arbeidsgiver gjøre for å samtidig ta hensyn til de negative sidene ved en slik organisering av arbeidsplassen og øke trivsel? 

• Stillerom og møterom - Sørg for at det finnes rom eller soner der man kan trekke seg tilbake for stille-jobbing er viktig. Det er også viktig å ha plass for å ta telefonsamtaler og diskusjoner med kollegaer uten at man forstyrrer de som jobber. 
• Regler - bli enig med de ansatte om hvilke regler som gjelder i lokalet. Har du på hodetelefoner betyr det at "døren er lukket"? Spising ved arbeidsplassen? Det er viktig å bli enig om kjøreregler, og overholde disse, slik at de små tingene ikke skaper irritasjon og misnøye. 
• Plassering - Tenk nøye gjennom hvordan du plasserer menneskene sammen. Noen team jobber tett sammen, og bør kanskje sitte ved hverandre. 
• Respekt for hverandres oppgaver - Det er lett å gå bort til en kollega for å slå av en prat, men ha respekt for at ikke alle har ledig tid til å snakke. Oppfordre til bruk av kalender og bruk av meldingstjenester for å sjekke om vedkommende er ledig. Trenger du konsentrasjonstid, sett av en time eller to i kalenderen slik at du er blokkert. 
• Hjemmekontor - Vurder hvordan hjemmekontor fungerer for dine ansatte. Fleksible løsninger skaper trivsel og effektivitet. Sørg for gode møteromsløsninger slik at egne ansatte også kan delta på internmøter fra hjemmekontor eller andre steder. 
• Møtefrie dager - Vi møter oss i hjel. Kanskje en dag helt fri for møter kan være en god måte for å effektivisere? Har de ansatte tid til å jobbe uforstyrret gir det resultater.

Har du erfaringer fra åpent landskap, spørsmål eller andre ting du vil dele med oss, så er du velkommen til å kommentere nedenfor.