evaluering og justering: slik gir du onboardingen et løft.

Onboardingsprosessen for nyansatte er svært viktig for selskapet – uten en god onboarding tar det lengre tid før nyansatte blir produktive, og det øker også sjansen for at de slutter i jobben etter kort tid.

Derfor bør onboardingstrategien ikke anses som en HR-greie man gjennomfører én gang, og ferdig med det. For å skape et virkelig solid grunnlag for å lykkes med nyansettelser må prosessen utvikles over tid etter hvert som virksomhetens behov endrer seg.

I denne artikkelen skal vi gå gjennom noen mønsterpraksiser for onboardingprosessen. Bruk dem som en pekepinn for å forbedre dine egne prosesser og sørge for at alle nyansatte får den best mulige opplevelsen.

identifiser KPI-er for onboardingprosessen – og begynn å måle dem

Du må ha en pålitelig måte å måle effekten av forbedringstiltak på, og onboardingprosessen er intet unntak. Når du har bestemt deg for å aktivt forbedre prosessen i selskapet ditt, bør du etablere og følge med på målepunkter for å se om innsatsen har en effekt. Det krever ingen spesialverktøy eller -kompetanse for å komme i gang, og de gir deg innsikt i hvor god og effektiv onboardingprosessen deres er.

• andel nyansatte som slutter – de fleste erfarne HR-medarbeidere kan skrive under på at mange nyansatte slutter i løpet av det første året. Studier og undersøkelser viser at turnover for nyansatte ligger på et sted mellom 30 og 50 prosent. I visse bransjer eller roller skjer det største frafallet allerede i løpet av den første måneden.

  Høyt frafall blant nyansatte er ikke alltid et resultat av dårlige onboardingprosesser. Man kan ha en fantastisk onboardingopplevelse, men likevel velge å slutte i jobben av personlige årsaker. Men hvis rutinene deres ikke får nyansatte til å føle seg trygge og velkommen i den nye rollen, øker det drastisk sjansen for at de forsvinner raskt.
  
  Følg med på tallene for frafall blant nyansatte i løpet av det første året i jobben – prøv om mulig å få tall på avdelings-, rolle- eller ledernivå. Det kan hjelpe deg å avdekke eventuelle svake punkter i onboardingen på tvers av organisasjonen. 

• medarbeiderengasjement – dette kan være vanskelig å måle helt konkret, men det finnes noen indikatorer man kan følge med på. Alt fra høyt fravær, lavere produksjon og dårligere resultater til en lavere score på medarbeidertilfredshetsundersøkelser kan skyldes synkende medarbeiderengasjement. Engasjementet bør måles på tvers av arbeidsstyrken, særlig med tanke på at andelen arbeidstakere som planlegger å bytte jobb i løpet av de neste seks månedene, er økende (ifølge Randstads 2024 Employer Brand Report). Hvis dere skårer lavt på engasjement blant nyansatte, kan problemer med onboardingprosessen være årsaken.

• tilfredshet med onboardingen – Du kan selvsagt måle dette ved å spørre de nyansatte direkte. Det er åpenbart den enkleste måten å ta pulsen på kvaliteten på onboardingen, men det garanterer ikke alltid at du får pålitelige resultater – særlig hvis svarene ikke er anonyme. Bruk resultatene du får fra å spørre de ansatte direkte, sammen med de andre målepunktene for å få et mer helhetlig bilde av kvaliteten på prosessen.

lag en spørreundersøkelse om onboardingen for nyansatte

Uansett hvor stor organisasjonen din er, er det enkelt å sette opp en kort spørreundersøkelse om nyansattes opplevelse av onboardingprosessen – og det kan gi deg veldig nyttige svar. Bare husk på disse tipsene for å få mest mulig pålitelige svar:

• Sørg for at undersøkelsen er så konsekvent som mulig. Ja, den bør justeres litt over tid i takt med at onboardingprosessen videreutvikles, og noen ansatte kan få ulike spørsmål – for eksempel vil fjernarbeidere ha ulike forventninger til onboardingen enn ansatte som jobber på stedet. Likevel bør målet være å stille mer eller mindre de samme spørsmålene til alle nyansatte, og sende undersøkelsen etter en like lang periode for alle, for eksempel fem uker etter oppstart i jobben. Da kan du sammenligne resultatene over tid og få et bedre bilde av resultatene fra eventuelle endringer i onboardingprosessen.
   
• Sørg for at spørsmålene i spørreundersøkelsen er gjennomtenkte. Det kan være en utfordring å finne akkurat de spørsmålene som gir deg informasjonen du er ute etter. Bruk både lukkede og åpne spørsmål for å få den beste balansen mellom sammenlignbare svar og personlige erfaringer. Du kan for eksempel be de nyansatte om å gi en vurdering av hvor fornøyd de var med onboardingen på en skala fra 1 til 10, men også be dem om å liste opp tingene de var mest fornøyde med den første uken på jobben.
   
• Bruk riktig undersøkelsesformat – onboardingundersøkelsen er viktig, og gir deg nyttige tilbakemeldinger, men ingen har lyst til å bruke tid på å fylle ut en kompleks spørreundersøkelse med hundrevis av spørsmål. Hold undersøkelsen kort ved å fokusere på de aller viktigste aspektene – eller bytt ut den store undersøkelsen med flere mindre «pulsundersøkelser» som sendes ut i løpet av onboardingprosessen. Du kan bruke disse mini-undersøkelsene, med bare en håndfull spørsmål hver gang, til å finstemme spørsmålene du stiller i hvert stadie av onboardingprosessen og avdekke eventuelle svake punkter.

del tilbakemeldingene du får, og hva som fungerer i onboardingen

Selv om teammedlemmer fra hele selskapet bør involveres i onboardingen, er det HR som eier prosessen. Det betyr likevel ikke at innsiktene dere samler, bør forbeholdes HR-avdelingen. For å virkelig kunne forbedre prosessen bør tilbakemeldingene dere får, videreformidles til lederne og medarbeiderne den nyansatte har mest å gjøre med i løpet av denne perioden. 

• Sørg for at lederne forstår viktigheten av onboardingen – En godt utformet og standardisert onboardingprosess kan øke produktiviteten blant nyansatte med 62 % og ansattbevaringen med 50 %, ifølge Harvard Business Review. Det betyr at ledere som tenker at de er for opptatte til å virkelig involvere seg i onboardingprosessen, bør forstå de forretningsmessige fordelene ved å gi nyansatte en skikkelig introduksjon til selskapet.
• Fortell om forbedringer – når du har kommet i gang med å følge med på målepunktene for onboardingen, kan du se når pilene går oppover – for eksempel når andelen som slutter i jobben, går ned. Ikke ta for gitt at resten av organisasjonen vil legge merke til det! Del denne informasjonen aktivt. Alle forbedringer av onboardingprosessen vil ha en direkte effekt på bunnlinjen.
• Treff konkrete tiltak for å løse  problemer – når du måler effekten av onboardingen, bør du følge med på avdelinger og ledere som oppnår svake resultater, og ta grep for å gjøre ting bedre. Det sies at «folk forlater ledere, ikke selskaper», og det kan være noe i det – i en undersøkelse fra lederkonsulentfirmaet DDI oppga over halvparten av respondentene at de hadde sluttet i minst én jobb på grunn av en leder. Innsatsen for å samle inn informasjon fra de ansatte om onboardingen er bortkastet hvis du ikke bruker informasjonen når du jobber med ledere som tar imot nyansatte.

ta kontroll over onboardingprosessen fra A til Å

Hvis du ønsker å komme i gang med å forbedre onboardingprosessene i selskapet ditt, kan tiden være inne til å ta en gjennomgang av hele prosessen fra A til Å. Som en hjelp til å komme i gang kan du laste ned sjekklisten vår, som gir en grunnleggende struktur for den nyansattes første uker og måneder i selskapet, og kan brukes for å holde oversikt over de viktige trinnene for å lykkes.

Klikk nedenfor for å laste den ned i Excel-format. Du må gjerne justere og bygge videre på den i takt med at onboardingprosessen utvikler seg.