hva er onboarding, og hvordan lykkes du med det?

Onboardingen er en kritisk periode for alle involverte. For den nyansatte er det nå de møter virkeligheten på den nye arbeidsplassen for første gang, føler presset om å gjøre et godt inntrykk og setter seg inn i den nye rollen. For arbeidsgiver er det nå man må legge grunnlaget for langsiktig suksess og skape et miljø der den nyansatte kan trives og være produktiv.

Når så mye står på spill, bør ikke onboardingen overlates til tilfeldighetene. Som med alle andre forretningskritiske prosjekter krever det nøye planlegging og gjennomføring i alle ledd – fra forberedelsene til gjennomføringen og evalueringen i etterkant.

Detaljene i onboardingprosessen er forskjellige for ulike roller, selskaper og enkeltpersoner. Vår erfaring er likevel at det å bryte opp prosessen i disse fire stadiene, og planlegge hver av dem nøye, er en solid metode for å lykkes med onboardingen – og øke sjansene for et langt og produktivt samarbeid med de nyansatte.

1. forberedelsene, eller preboardingen – før onboardingen av den nyansatte starter.

Det å starte i en ny jobb kan være overveldende og stressende, og derfor vil nyansatte gjerne unngå masse uventede ting når de skal ha sin første dag på jobben. Preboardingen bidrar til å unngå overraskelser ved å sørge for at både den nyansatte og resten av organisasjonen er forberedt når selve onboardingen skal starte.

Ikke bare gjør det resten av prosessen enklere og øker sjansene for et godt resultat – tallene tilsier at det er et stort behov for preboarding i dagens arbeidsliv. Ifølge en undersøkelse blant HR-medarbeidere og nyansatte i regi av talentplattformen Talmundo og Vlerick Business School i Belgia hevdet 40 % av de ansatte at de ikke en gang fikk det absolutte minimum av informasjon de trengte før de startet i jobben, og like mange sa at det tok over en uke før alt av grunnleggende utstyr og verktøy de trengte var på plass.

Når dette er realiteten, kommer det ikke som en overraskelse at undersøkelsen viste at en godt planlagt preboardingprosess kan redusere gjennomtrekket i bedriften i høy grad og drastisk redusere antallet «non-starters» – nyansatte som slutter før de en gang har begynt. 

Forberedelsene til onboardingen bør blant annet omfatte følgende:

• Avklar hvem som skal delta – det avhenger av den nyansattes rolle og avdeling.
• Klargjør arbeidsplassen – bestill en datamaskin, telefon, skrivesaker, adgangskort og alt annet den nyansatte trenger for å få jobben gjort.
• Informer organisasjonen – sørg for at den nyansatte får en varm velkomst og raskere finner sin plass i teamet.
• Ordne alt det administrative – ved å få unna så mye papirarbeid som mulig før kandidaten begynner, kan dere fokusere på viktigere ting den første uken.
• Oppdater kandidaten – selv om den mest jobbkritiske informasjonen kommer til å bli gitt i de senere fasene av onboardingprosessen, bør den nyansatte likevel få relevant kunnskap allerede som en del av preboardingen. Alt fra agendaen for den første uken og kontaktinformasjonen til de nye kollegene til informasjon om hvor de kan parkere og komme seg inn på arbeidsplassen den første dagen.

Uansett hvor godt planlagt og informasjonstett resten av onboardingprosessen er, er det preboardingen som slår an tonen for hele introduksjonsperioden og forhåpentligvis gir den nyansatte et positivt inntrykk. Hvis dere i tillegg er tilgjengelige for å svare på spørsmål, skaper det trygghet og tillit allerede før de starter i jobben, og det lønner seg alltid i det lange løp.

2. orientering – bli kjent med selskapet

Orienteringen er første steg i selve onboardingprosessen når den nyansatte kommer på jobb første gang. Dette er kanskje første gang hen møter de nye kollegene sine eller får mulighet til å utforske den nye arbeidsplassen. Førsteinntrykkene står i kø – og selv om det er masse informasjon som skal formidles under orienteringen, er det viktig å ikke glemme det menneskelige aspektet. 

Ifølge forskning fra HR-opplæringsorganisasjonen HCI fokuserer over halvparten av selskapene kun på prosesser og papirarbeid i orienteringen. Det administrative er viktig, men å fylle ut en haug med skjemaer og høre på endeløse presentasjoner om selskapets retningslinjer er ikke veldig motiverende. En god onboardingprosess vil i stedet være fokusert på å skape gode relasjoner og gi den nyansatte muligheten til å bli kjent med teamet og selskapet. I denne perioden er disse trinnene viktige:

• Organiser en velkomstsamling – den første uken på jobb er ofte en stor begivenhet i den nyansattes karriere. Marker anledningen ved å samle teamet og tilrettelegge for utvikling av sosiale relasjoner utenfor konteksten av det daglige arbeidet.
• Sørg for å kommunisere den viktigste informasjonen, men med måte. Ja – effektiv onboarding handler om å formidle informasjon om selskapets retningslinjer, kultur og praksiser. Men du trenger ikke gå gjennom absolutt alt de første dagene. Porsjoner det ut over noen uker. Det gjør hele onboardingprosessen mer engasjerende – og øker sannsynligheten for at den nyansatte faktisk klarer å fordøye informasjonen.
• Etabler tydelige forventninger – noe av dette kan ha blitt formidlet under preboardingen, men nå bør det avklares tydelig hva den nyansatte kan forvente fra selskapet når det gjelder veiledning, feedback og samarbeid. Fortell også om selskapets forventninger til den nyansatte når onboardingen er ferdig og arbeidet begynner for alvor. Du tenker kanskje at den nyansatte automatisk plukker opp dette, men det er viktig at de får konkrete føringer å forholde seg til.

Gjennom en serie møter, workshops, presentasjoner og uformelle samlinger bør orienteringsperioden gjøre at den ansatte sitter igjen med en god magefølelse, der hen er trygg på hva de neste månedene har i vente.

3. opplæring – utvikle nøkkelferdighetene for rollen

Der orienteringsfasen handlet om å sementere den nyansattes følelse av tilhørighet i organisasjonen og komme med den viktigste informasjonen som er relevant for alle ansatte, skal opplæringen forberede dem på de spesifikke arbeidsoppgavene de skal utføre. Dette varierer fra jobb til jobb, men vil sannsynligvis omfatte noe av følgende:

• Opplæring i programmer og verktøy som er viktige for rollen – det kan være alt fra CAD-programvare eller CRM-systemer til sikkerhetsfunksjonene i gaffeltrucken.
• Introduksjon til interne administrative verktøy – som intranettet eller systemet for å booke fridager.
• Informasjon om prosesser – hvor passer den nyansatte inn i den overordnede organisasjonsmaskinen, hvilke andre team og avdelinger er de avhengige av, og vice versa?

HR kan ikke utforme og gjennomføre selve opplæringsfasen – dette må gjøres av teammedlemmer som har den nødvendige kompetansen og vet hva jobben går ut på. Samtidig spiller HR en nøkkelrolle i å understreke viktigheten av opplæring, sørge for at det inkluderes i onboardingprosessen, og hjelpe til med forberedelsene for de som skal stå for opplæringen.

Av alle trinnene  i onboardingprosessen er opplæringen trolig det viktigste for den nyansatte. I 2024 Workmonitor-undersøkelsen vår, som omfatter tusenvis av arbeidstakere verden over, oppga 72 % av respondentene at opplæring er viktig i deres nåværende jobb. Det samme kom også frem i en spørreundersøkelse i regi av Amazon og Gallup, der 57 % av respondentene sa de var «veldig» eller «svært» interessert i opplæring som kunne styrke ferdighetene deres på jobb. 

Sjansen er stor for at dine ansatte er ivrige etter å lære mer og få opplæringen de trenger for å gjøre en god jobb. Derfor er det viktig å ha en tydelig struktur for opplæringen i løpet av onboardingprosessen.

4. integrering – bli et ekte medlem av teamet

Det er i denne overgangsperioden at medarbeideren går fra å være «den nyansatte» til å bli en naturlig del av teamet. Det er gjerne en langsom prosess som går over uker eller måneder, idet den ansatte får en dypere forståelse av rollen sin og etter hvert kommer opp i det normale produktivitetsnivået.

Det er lett å tenke at denne integreringen er en naturlig prosess som skjer av seg selv med tiden, men det er ikke alltid tilfellet. Du bør fortsatt se på det som en del av onboardingprosessen, og sørge for at det skjer så smidig som mulig, akkurat som du ville gjort i fasene med forberedelser, orientering og onboarding.

I praksis kan det bety at lederne og HR fortsetter å følge opp den nyansatte etter hvert som de vokser inn i rollen. Dere trenger ikke møtes like ofte som i den første uken, men hvis du jevnlig sjekker innom og finne ut hvordan den nyansatte ligger an i ukene og månedene etter første arbeidsdag, får du muligheten til å avklare spørsmål eller ta tak i eventuelle problemer. 

Når du tar deg tid til å sikre at den kulturelle integrasjonen blir vellykket, både forebygger du problemer før de oppstår, og kan oppnå store kostnadsbesparelser. Forskere som skriver i MIT Sloan Management Review, har funnet at forhold knyttet til bedriftskulturen var en 10,4 ganger viktigere drivkraft enn lønn for ansatte som valgte å slutte i jobben. Med tanke på hvor dyrt gjennomtrekk i bedriften er, sparer du penger på å sikre en god «cultural fit».

Denne fasen i onboardingprosessen er også viktig i et HR-perspektiv. Den nyansatte har funnet seg til rette, men har fortsatt de første ukene i jobben friskt i minne. Benytt sjansen til å få tilbakemeldinger om onboardingprosessen – hva som var bra, og hva som kan forbedres – ved hjelp av spørreundersøkelser og intervjuer.

skaff deg infografikken vår om onboardingprosessen

I en hektisk hverdag der fokuset gjerne ligger på å kapre kandidater av høy kvalitet, havner ofte onboardingprosessen litt i bakgrunnen – særlig hvis du har en travel rolle i et lite eller mellomstort selskap. Infografikken vår deler onboardingprosessen inn i fire faser og gir en visuell oversikt over hvordan prosessen bør legges opp. Last den ned og heng den opp på veggen på kontoret før neste runde med rekruttering.