kartlegging av ansattreisen: nøkkelen til en bedre ansattopplevelse.

Det er stor etterspørsel etter dyktige medarbeidere, og det krever innsats i å både tiltrekke og beholde dem. Arbeidsgivere legger derfor stadig større vekt på å gi medarbeiderne en positiv ansattopplevelse – og det med god grunn. Når du har topp motiverte og engasjerte ansatte, kan det ha positive ringvirkninger for alt fra rekruttering og ansattbevaring til økt produktivitet og høyere kvalitet på arbeidet.

For å utvikle en effektiv strategi for bedre ansattopplevelser er det viktig å forstå de ulike utfordringene og forventningene medarbeiderne har i hver fase av ansattreisen. Den beste måten å gjøre det på er å kartlegge ansattreisen, slik at du kan visualisere, spore og administrere ansattopplevelsen i alle stadier i arbeidsforholdet.

I denne artikkelen går vi nærmere inn på denne metoden, og hvordan den kan hjelpe deg å skape en produktiv arbeidsplass med fornøyde medarbeidere.

hva er kartlegging av ansattreisen?

Ansattopplevelsen handler om de ulike stadiene ansatte går gjennom i løpet av arbeidsforholdet. De viktigste av disse er blant annet når de søker på en stilling, begynner å jobbe for organisasjonen, det daglige arbeidet, karriereutviklingen og når de slutter i selskapet.

I hvert stadie opplever de ansatte ulike muligheter og utfordringer, og de har også en rekke forventninger til hvert stadie. For å kunne tilby ansattopplevelser som bidrar positivt til selskapet og bunnlinjen, er det viktig å forstå i hvilken grad dere innfrir disse forventningene. 

Kartlegging av ansattreisen kan gi deg denne innsikten. Dette er et visuelt verktøy som lar deg følge med på medarbeiderprosessen fra den første jobbsøknaden til den ansatte slutter i jobben. Det kan gi deg verdifull innsikt og avdekke forbedringsområder selskapet bør jobbe med. 

forstå strukturen for ansattreisen

For å kartlegge ansattopplevelsen må du forstå de viktigste delene av «reisen» de går gjennom i arbeidsforholdet, som former den samlede ansattopplevelsen. Husk å alltid se på dette fra de ansattes perspektiv. For eksempel bruker vi ikke begrepet «rekrutteringsprosessen» her, men den mer ansattfokuserte tilnærmingen «jeg søker». Nedenfor tar vi en nærmere titt på de ulike ansattreisene:

• Jeg søker (tiltrekk og rekrutter kandidater):Kandidatene kommer først i kontakt med bedriftens employer brand – kanskje gjennom en jobbannonse eller kampanje i sosiale medier. Målet er å overbevise dem om å søke på en av de ledige stillingene deres. Dette stadiet er vellykket når kandidaten signerer ansettelseskontrakten med begeistring og et smil.
• Jeg onboardes (onboardingprosessen):Når nyansatte begynner å jobbe hos dere, bør dere ha en effektiv prosess for å gjøre dem kjent med organisasjonens retningslinjer og kultur, samt deres spesifikke roller og ansvarsområder. Dette gjør overgangen enklere og lar dem føle seg som en del av teamet helt fra start.
• Jeg jobber (ansattbevaring og engasjement):Alle ansatte ønsker å føle tilknytning og tilhørighet på jobb. Skap et miljø der de ansatte trives og er motivert, og oppmuntrer dem til å fortsette å jobbe og utvikle seg i organisasjonen.
• Jeg utvikler meg (opplæring og kompetanseheving): Gi de ansatte verktøyene til å lykkes i jobben ved å tilby kontinuerlig opplæring, ha regelmessige prestasjonsevalueringer, og gi konstruktive tilbakemeldinger som støtter både personlig og faglig utvikling.

Jeg slutter (offboarding): Når en ansatt bestemmer seg for å slutte, er det svært viktig å ta dem gjennom prosessen på en positiv og støttende måte. En god overgangsprosess og gjennomføring av avslutningssamtaler er viktig i denne fasen.

fordelene ved å kartlegge ansattreisen

For å forbedre selskapets rekrutterings- og HR-praksiser og gi virksomhetens samlede resultater et løft er det viktig å se på hvordan du først kan forbedre ansattopplevelsen i bedriften. Kartlegging av ansattreisen regnes som et av de beste verktøyene for å utvikle en positiv ansattopplevelse, og det har en rekke fordeler:

• engasjerte ansatte: For å kartlegge de ulike ansattreisene som utgjør den samlede ansattopplevelsen, må du identifisere de ansattes behov, forventninger og utfordringer for de ulike stadiene i arbeidsforholdet. En slik visuell fremstilling kan gjøre det enklere å finne måter å fremme og styrke medarbeiderengasjementet på. 
• bedre ressursallokering:En visualisering av ansattopplevelsen lar deg identifisere de ulike utfordringene og strategiene som kreves i hvert stadie av ansattreisen. Da blir det også tydeligere hvordan du best kan allokere bedriftens ressurser.
• tettere samsvar med forretningsmålene: En strategisk kartlegging av ansattreisen gjøe det enklere å sørge for at den er i samsvar med virksomhetens overordnede mål – noe som vanligvis fører til bedre resultater. 
• identifiser styrker og svakheter: Det er svært viktig å vite hvor organisasjonen din gir de ansatte en positiv ansattopplevelse, og ikke. Bare når du vet hvilke elementer i ansattreisen som fungerer, og hvor det trengs justeringer, kan du lage en strategi for ansattopplevelser som gjør et varig positivt inntrykk. 
• styrk bedriftens employer brand: Når kartlegging av ansattreisen gjøres riktig, kan det brukes som et verktøy til å finne ut hva som skiller bedriften din fra konkurrentene. Bruk malen vår til å finne selskapets sterke sider og hva de ansatte liker best ved å jobbe hos dere. Bruk denne informasjonen til å utvikle et sterkt, effektivt og presist employer brand.

gode metoder for kartlegging av ansattreisen

Når du skal kartlegge ansattreisen, er det et par ting du må huske på. Nedenfor ser vi nærmere på noen mønsterpraksiser som kan være til hjelp.

mangfoldige medarbeiderperspektiver

Når du kartlegger ansattreisen, er det lett å gå i fellen med å fokusere på hvert stadie fra ditt eget perspektiv. Du må selvsagt ta en vurdering av hvordan hvert stadie påvirker arbeidsplassen og selskapet som helhet, men medarbeiderne dine må også involveres.

Det er faktisk helt avgjørende å få innspill fra en mangfoldig gruppe ansatte for å få en helhetlig forståelse av ansattopplevelsene i selskapet. Du bør for eksempel både involvere personer som nettopp har begynt å jobbe hos dere, og ansatte som har jobbet der lenge. Det er også viktig å få med personer fra ulike stillinger og med ulik bakgrunn.

I noen tilfeller kan det være nyttig å undersøke ansattopplevelsen i spesifikke avdelinger. Hvis det for eksempel er hyppig utskiftning av ansatte i salgsavdelingen, kan et dypdykk i selgernes erfaringer kaste lys over potensielle årsaker til problemet og hva som kan forbedres. 

Det finnes en rekke metoder du kan bruke til å samle inn tilbakemeldinger fra de ansatte. Du kan for eksempel arrangere workshops for å kartlegge bestemte faser eller ansattreiser, gjennomføre personlige intervjuer eller sende ut spørreundersøkelser. Sørg for å skape et miljø der de ansatte føler seg komfortable med å dele tanker og ideer fritt, og vis aktivt hvordan du bruker tilbakemeldingene du får.

brainstorm løsninger sammen med de ansatte

Når du kartlegger ansattreisen, får du verdifull innsikt i områder i bedriften som krever justeringer eller forbedringer. HR kan bruke denne informasjonen til å utarbeide målrettede strategier og løsninger – men i denne fasen glemmer man ofte hva de ansatte kan bidra med.

Medarbeiderne dine er den beste kilden til enkle, men effektive løsninger på problemene som er identifisert. Hvis du for eksempel vil ta grep for å redusere tiden det tar å få hjelp fra IT-avdelingen, kan det hende at en ansatt ville foreslått å innføre en daglig «happy hour» der hvem som helst kan ta direkte kontakt med IT-avdelingen.

Ved å involvere de ansatte gir du dem ikke bare sjansen til å aktivt bidra med idéer, men øker også sjansene for at noen kommer opp med genuint innovative løsninger som kan løse de ansattes behov akkurat der skoen trykker.

mål resultatene

En av de største feilene du kan gjøre, er å droppe å måle resultatene fra kartleggingen i etterkant. Ikke ta for gitt at kartet over ansattreisen vil forbli riktig, relevant og effektivt for alltid. Dagens raskt skiftende arbeidsmarked med hyppige endringer i ansattes forventninger krever at selskapet ditt har oppdaterte strategier. 

Når du skal måle resultatene, er det viktig å velge riktige nøkkelindikatorer – og måle dem regelmessig. Hvis kartleggingen avslørte at mange ansatte er misfornøyde med hvor lang tid det tar å få hjelp fra IT-avdelingen, kan det være nyttig å måle CSAT (Customer Satisfaction Score – kundetilfredsheten) eller CES (Customer Effort Score – hvor enkelt det er å være kunde) for denne typen interne oppgaver. Da får du innsikt i hvor effektive strategiene dine for å løse problemene er.

Det er mange andre ting du også bør måle, som: 

• eNPS: måler hvor sannsynlig det er at de ansatte vil anbefale organisasjonen din som et bra sted å jobbe
• jobbaksept: prosentandelen kandidater som takker ja til et stillingstilbud fra organisasjonen din
• fullføringsgrad for søknader: prosentandelen kandidater som har begynt på en søknad til dere, som også har fullført den
• ansattbevaring (både for nyansatte og på lang sikt): prosentandelen ansatte som forblir i selskapet ditt over en bestemt tidsperiode
• anerkjennelsesfrekvens: hvor ofte dere gir de ansatte anerkjennelse og belønninger for arbeidsinnsatsen
• interne forfremmelser: antall interne forfremmelser i løpet av en bestemt tidsperiode

Husk at disse også kan undersøkes på avdelingsnivå og for hele organisasjonen. Dermed kan du ikke bare identifisere områder bedriften utmerker seg på og områder som bør forbedres, men også finne mønsterpraksiser som kan tas i bruk i hele bedriften.