6 ting å tenke på ved bemanning av lager

Hva kjennetegner den ideelle lager- og logistikkmedarbeideren i 2020? Og hva må til for at denne personen skal kunne utføre sitt arbeid på en effektiv og god måte? Enkelte tenker kanskje fremdeles at alt som trengs er to armer og to bein, men for de fleste av dagens aktører er denne oppfatningen utdatert og uriktig.

Kvalitetene og egenskapene man ser etter i en vikar eller ansatt varierer fra bedrift til bedrift, og påvirkes blant annet av hvilke KPIer bedriften målsetter, samt en rekke andre faktorer.

– Enten du skal rekruttere til en spesialistrolle, trappe opp før høysesongen, eller bemanne et stort antall arbeidsplasser for å dekke ferieavviklingen er det to viktige forutsetninger for lykkes med å finne de rette personene for jobben: En god behovsanalyse og en grundig kravspesifikasjon, påpeker seniorkonsulent Tina Rønning i Randstad.

Behovsanalysen skal vurdere den eksisterende sammensetningen i bedriften og avdekke bedriftens faktiske behov for arbeidskrav og kompetanse og arbeidskraft. 

Kravspesifikasjonen skal definere kvalitetene, egenskapene og kompetansen hva som forventes av en aktuell kandidat – fra personlige egenskaper til faglig kompetanse.

Her følger seks viktige faktorer du bør tenke på når du skal bemanne eller ansette til stillinger innen lager og logistikk:

teknisk kompetanse i et moderne lager

En av de viktigste forutsetningene du bør avklare tidlig er hvor teknologisk moden din bedrift er, og i hvor stor grad ulike prosesser i lageret er del- eller helautomatiserte. Dette varierer betydelig fra bedrift til bedrift, og lager til lager, og enkelte roller og arbeidsoppgaver krever større teknisk kompetanse enn andre.

Hvis din bedrift er i vekst, og vurderer utbygging, automatisering og digitalisering av prosesser er det verdt å ha dette i tankene når du skal rekruttere nye medarbeidere. 

– Dette gjelder i større grad ved ansettelser enn ved bemanning, men kandidater bør i det minste ha normal data- og IT-kunnskaper for å være aktuelle for stillinger i moderne lager- og logistikkvirksomheter, kommenterer Rønning.

spesifiser ønskede sertifiseringer

Krever rollen du ønsker å bemanne noen form for spesialkompetanse? Må kandidaten ha spesifikke sertifiseringer for å imøtekomme krav og ønsker fra ledelsen, eller tilfredsstille bransjestandarder?

Her er noen sertifiseringer som ofte blir etterspurt i kravspesifikasjoner fra lager- og logistikkbransjen:

• Truckførerbevis
  I mange lager- og logistikkjobber er det et sterkt ønske, og ofte et krav, at en betydelig andel av de ansatte har truckførerbevis.
  
  – Husk likevel at dette truckførerbeviset alene ikke er synonymt med en god kandidat, og at det er mange hensyn som må tas. Hvis en person som ‘har kjørt truck i to år’ kun har måttet operere denne trucken et par ganger i måneden er det ikke dermed sagt at de vil passe inn i en rolle der man kjører truck store deler av dagen, hver eneste dag, bemerker Rønning.
• ADR-kompetansebevis
  I roller som innebærer håndtering, lasting, lossing og transport av farlig gods er alle involverte, både ansatte og vikarer, pliktige til å ha et ADR-kompetansebevis. Merk at beviset må oppdateres hvert femte år, og sørg for at aktuelle kandidater har et oppdatert og gyldig ADR-bevis.
• Klatre- og fallsikringskurs
  I del og helautomatiserte lagre, og andre arenaer der det kan være svært høyt under taket, kan det være ønskelig at ansatte og vikarer har klatre- og fallsikringskurs, dersom deler av arbeidsoppgavene involverer ferdsel et godt stykke over bakkenivå.
• Fagbrev innen logistikk eller teknikk og industriell produksjon (TIP)
  Stadig flere lagerbedrifter søker etter medarbeidere med fagbrev innen enten logistikk eller teknikk og industriell produksjon (TIP). Sistnevnte er som oftest knyttet til automatisering av arbeidsplassen, og økte krav til teknisk kompetanse blant de ansatte.

tydeliggjør hva du ser etter til en spesifikk rolle

Hvis du skal bemanne eller rekruttere til spesifikke posisjoner lønner det seg å definere tydelig hva rollen innebærer, og hvilke kvaliteter som kreves.

Innen lager og logistikk, og da særlig sistnevnte, er det stor variasjon i hvordan ulike titler benyttes. En innkjøper i én bedrift kan ha en vidt forskjellig rolle fra en innkjøper i en annen, og kanskje kreves det helt andre kvaliteter og egenskaper enn det en jobbsøker eller et bemanningsbyrå ser for seg.

– Ved å tydeliggjøre nøyaktig hva du er på utkikk etter i en innkjøper, fortoller eller lignende forenkler du bemannings- eller ansettelsesprosessen, og gjør det betydelig lettere å sortere gode og dårlige kandidater, sier Randstads seniorkonsulent.

vurder hvilke fysiske kvaliteter en ansatt bør ha

Ikke alle passer til en lagerjobb – eller i det minste ikke til alle lagerjobber. Dersom medarbeiderens oppgaver innebærer å løfte og flytte varer åtte timer i strekk, kun avbrutt av korte pauser, må det naturlig nok settes enkelte fysiske krav.

– Det er lett å tenke at dette kun er viktig når det er snakk om store og tunge varer, men husk at selv det å flytte varer på 5-10 kg vil være fysisk krevende når du jobber en full arbeidsdag.

Også utholdenhet kan på mange arbeidsplasser være avgjørende. Det er ikke uvanlig at ansatte i store lagerbygg og terminaler går 25-30.000 skritt i løpet av et skift, og da er de avhengig av tilstrekkelig god fysikk og utholdenhet for å kunne gjøre jobben sin.

kartlegg kulturen og miljøet på arbeidsplassen

Hvordan er kulturen og miljøet nye vikarer og ansatte kommer inn i? Hvor godt tilrettelagt er din bedrift for å ta imot nye vikarer og ansatte på en god og involverende måte?

– Vi opplever at lagermiljøer enkelte ganger kan bli oppdelt i klikker, der folk vokter om seg og sitt. Derfor er det viktig at ledelsen legger til rette for et godt arbeidsmiljø, hvor ansatte forstår verdien av å jobbe som et team og føler seg inkludert i gruppen, understreker Rønning.

– Mange lager- og logistikkarbeidere vi snakker med sier at de ikke føler seg viktige for selskapet i sin helhet. Alle ansatte og vikarer bør ha en forståelse for hele logistikken, og deres rolle i den større sammenhengen – at de er en viktig brikke i økosystemet, og at kjeden faktisk hadde stoppet opp om ikke det var for dem, tilføyer hun.

Greier du å formidle dette på en god måte vil du sannsynligvis også få arbeider som føler et større ansvar for sin rolle, og som er mer motiverte til å utføre sin jobb.

har du de riktige systemene på plass for å bemanne selv?

Det viktigste spørsmålet du må finne svar på er om du har de riktige systemene og prosessene på plass for å ta deg av bemanningen og/eller rekrutteringen på egen hånd, eller om det lønner seg å sette bort jobben til eksterne spesialister.

Rekrutterings- og bemanningsprosesser krever både tid og ressurser, og innebærer en rekke viktige vurderinger og beslutninger:

• Har oppdraget kort eller lang varighet?
• Hvor raskt må du ha noen på plass?
• Kan man gi nok arbeid til å rettferdiggjøre en ansettelse?
• Hvilke rettigheter har vikarer?
• Har du backup på plass dersom noen skulle trekke seg?
• Har du planlagt bemanning ut ifra sesongen?
• Hvordan når du ut til de gode du kandidatene?
• Har du tid til å besvare søknadene?
• Hvor mange skal du kalle inn til førstegangsintervju?
• Hvordan skal du legge opp intervjuprosessen?
• Hvordan identifiserer du de rette kvalitetene hos en kandidat?

– På fagområdet lager- og logistikk kan det være særlig vanskelig å vurdere kandidatene, fordi mangelfulle CVer og varierende referanser krever mer av kvalitetssikringen. I tillegg må du sikre at all håndtering av søkernes persondata skjer i henhold til GDPR og personvernloven, avslutter Tina Rønning.

Evner din bedrift å takle alt dette internt? Ønsker du å diskutere dette med oss i Randstad, så ta gjerne kontakt via linken under, så hører du fra oss i løpet av kort tid