5 vanlige årsaker til uventet jobbfravær – og hvordan du kan håndtere det.

Suksess i næringslivet – uansett bransje, hva slags type organisasjon du driver og hvor stor den er – avhenger alltid av menneskene i organisasjonen.

Du trenger en robust og pålitelig arbeidsstyrke hvis du skal levere overfor kundene, ligge et skritt foran konkurrentene og holde tritt med de nyeste trendene, utfordringene og mulighetene i sektoren.

Derfor bør god fraværshåndtering på arbeidsplassen være en hovedprioritet for arbeidsgivere. Ansatte som tar uplanlagt fri fra jobben (det vil si utenom ferier og offentlige fridager), er et uunngåelig aspekt ved å drive en virksomhet. Likevel har uventet fravær en rekke uønskede ringvirkninger, som dårligere produktivitet og svekket motivasjon og arbeidsånd på arbeidsplassen.

For å få innsikt i omfanget av fraværsproblematikken må du først gjennomgå selskapets fraværsdata, og deretter undersøke årsakene til at de ansatte ikke kommer på jobb. Først da kan du utarbeide en strategisk handlingsplan for å kutte fraværet og styrke selskapets resultater.

mål fraværet

Formelen for beregning av fravær sammenligner tilgjengelige arbeidsdager med fraværet over en bestemt periode. Du kan registrere oppmøtedata for enkeltpersoner, avdelinger eller geografiske områder. Her er en enkel casestudie om en ansatt som etter planen skulle jobbet i 260 dager i fjor. (I beregningen av jobbfravær må fridager og planlagte ferier utelates fra beregningen.)

I løpet av året hadde den ansatte 15 dagers uplanlagt fravær.

15/260 x 100 = 5,7 % fravær

Fraværsstatistikken varierer etter ulike bransjer, regioner og tidsperioder. I 2021 var for eksempel det gjennomsnittlige fraværet i USA 3,2 % på tvers av yrker. Tallene for tjenestesektoren var imidlertid mye høyere enn dette, der enkelte yrker kom opp i 5,0 %, mens finansbransjen var blant sektorene med lavest fravær, med 1,9 %.

Ved å overvåke fraværet blant de ansatte kan du raskt finne den gjennomsnittlige fraværsraten for selskapet ditt. Dermed kan du sammenligne tallene med andre selskaper av lignende størrelse og for bransjen som helhet. 

Uansett om du allerede har et fraværsproblem, eller vil jobbe proaktivt med å kutte fraværet, må du forstå hva de viktigste årsakene til fraværet er før du kan gjøre noe med det.

fysisk skade og sykdom

Fysiske plager av ulik art – vanligvis i form av skader eller sykdom – står for en stor andel av jobbfraværet. Covid-19-pandemien ga oss et ekstremt eksempel på hvor store konsekvenser fysisk sykdom kan ha for arbeidsstyrken. 

Til tross for vaksinene og strategier for jobbing hjemmefra øker imidlertid fraværet fortsatt. Ifølge en rapport fra januar 2022 fra U.S. Bureau of Labor Statistics, var rundt 7,8 millioner arbeidstakere borte fra jobben på grunn av et medisinsk problem. Tallet omfatter både sykdom, skader og legetimer, og er det dobbelte av tallet for 2021, der 2,7 millioner arbeidstakere var borte fra jobb.

I tillegg gikk rundt 4,2 millioner arbeidstakere over til å jobbe deltid i januar 2022 på grunn av helseproblemer – noe som er over dobbelt så mange som i 2021, der tallet var 1,8 millioner.

I henhold til det amerikanske folkehelseinstituttet Center for Disease Control and Prevention (CDC) taper amerikanske arbeidsgivere 36,4 milliarder USD per år som følge av tapte dagsverk knyttet til fem kroniske sykdommer eller risikofaktorer:

• høyt blodtrykk
• diabetes
• røyking
• inaktivitet
• fedme

Fedme blir stadig mer utbredt på verdensbasis – nærmere 39 % av den voksne befolkningen hadde fedme i 2019. Dermed øker også helserisikoene forbundet med fedme, som i sin tur gir både økt fravær og økt «presenteeism», ofte kalt «sykenærvær», på jobb. For eksempel viser statistikk at arbeidstakere i Brasil i gjennomsnitt påfører selskapene et tap på 2,21 mrd. USD som følge av fedmerelatert fravær. Spania og Mexico følger hakk i hæl, med henholdsvis 1,84 og 1,68 milliarder.

Videre viser forskning blant voksne arbeidstakere i Portugal at fedme og relaterte helserisikoer var en medvirkende årsak til fravær, der arbeidstakere med fedme hadde 66 % flere fraværsdager enn arbeidstakere uten fedme.

hjelp de ansatte å ta vare på helsen

Hvis du treffer aktive tiltak for å oppmuntre de ansatte til å ha en sunn og aktiv livsstil, kan det være vel så nyttig for virksomheten som for den enkelte ansatte. Vurder strategier som å:

• Sette i gang insentiver som oppmuntrer de ansatte til å gå eller sykle til jobben
• sørge for at folk med stillesittende jobber tar regelmessige pauser der de kan bevege på seg
• arrangere temadager med fokus på helse og initiativer som f.eks. verdens tobakksfrie dag
• tilby frukt og andre sunne mellommåltider gratis eller til en lav pris
• tilby bedriftshelsetjenester i virksomhetens lokaler
• tilby frynsegoder i form av helse- og velferdsprogrammer 

Et eksempel på et selskap som har tatt grep for å forbedre arbeidstakernes helse, er Nomura International — et bankselskap med hovedkontor i Tokyo, som i 2022 og også to ganger tidligere ble kåret til storbritannias friskeste arbeidsplass.

Selskapets progressive programmer omfatter blant annet et treningsstudio på arbeidsplassen og en bedriftshelsestasjon med ulike typer helsepersonell, røykesluttprogrammer, sunn mat til rimelige priser, sykkelparkering for pendlere og mindfulness-økter. 

Ikke bare får Nomura friskere ansatte og tilhørende redusert fravær — de kan også bruke disse helse- og velferdsprogrammene som et attraktivt gode når de skal rekruttere og holde på ettertraktede ansatte.

psykiske vansker

Tiden er forbi da fysisk sykdom ble ansett som den eneste legitime grunnen til at man kunne ta seg fri fra jobben. De siste årene har det blitt stadig større fokus på at god psykisk helse og trivsel er like viktig som fysisk helse for at folk skal gjøre en god jobb. 

Nylig publisert statistikk fra Verdens helseorganisason viser at rundt 12 milliarder dagsverk går tapt som følge av psykiske vansker, som angst og depresjon. Dette tilsvarer et produktivitetstap på opp mot 1 billion dollar.

En rapport fra Australian Productivity Commission beregner at den årlige kostnaden knyttet til jobbfravær og tapt produktivitet er på 17 milliarder australske dollar, som tilsvarer 13,6 USD.

Gallups State of the Global Workplace 2022-rapport viser at stresset blant arbeidstakere er høyere enn noensinne. Og selv om ikke alt stress forårsakes av jobben, er det definitivt til stede når man er på jobben. Angst, bekymringer, sinne og triste følelser i hverdagen er en betydelig belastning på både arbeidstakerne, kollegene deres og den samlede produktiviteten.

McKinsey Health Institute oppgir at 25 % av arbeidstakerne på verdensbasis opplever utbrenthet, og er dermed en betydelig årsak til at ansatte slutter eller ikke møter opp på jobb. I tillegg oppgir 59 % av arbeidstakerne at de har minst ett problem knyttet til mental helse.

Så hva kan du som arbeidsgiver gjøre for å ta dette problemet på alvor og hjelpe de ansatte til å ivareta sin mentale helse? 

slik reduserer du fravær knyttet til psykiske helseproblemer

Følg trinnene nedenfor for å legge til rette for bedre mental helse på arbeidsplassen. Investeringer i ressurser for bedre mental helse blant de ansatte vil sannsynligvis lønne seg i form av forbedret oppmøte. I tillegg vil det som på engelsk kalles presenteeism, eller «sykenærvær» – der produktiviteten blant de ansatte går ned fordi folk kommer på jobb til tross for at de ikke er friske – også bli mindre vanlig.

1.  åpne og ærlige samtaler om temaet kan redusere stigma og oppmuntre medarbeiderne til å snakke med kollegene eller nærmeste leder hvis de trenger hjelp
2. sørg for at arbeidsplassen ikke bidrar til å forverre stress og psykiske problemer — det innebærer blant annet å ta tak i giftig atferd umiddelbart, konsekvent og med fast hånd
3. tilby de ansatte støtte i form av ressurser som workshops, seminarer og nettmateriell knyttet til mental helse
4. tilby støtte, behandling og rådgivning knyttet til mental helse som en del av frynsegodene
5. oppmuntre til sunne valg og en sunn livsstil med for eksempel regelmessig trening og et sunt kosthold

mobbing og trakassering

Hvis det forekommer mobbing og trakassering på arbeidsplassen, får du også høyere fravær enn gjennomsnittet – ettersom de som utsettes for mobbing, gjerne tar fri fra jobbem på grunn av stresset og bekymringene som følger av dette.

Dette er dessverre et utbredt problem i arbeidslivet. Den globale rekrutteringsportalen Monster.com avdekket at 90 % av respondentene i undersøkelsen deres en eller annen gang hadde opplevd et mobbeproblem på jobben. Dessverre oppga over halvparten (51 %) av respondentene at de hadde blitt mobbet av en sjef eller leder — som egentlig skal være der for å veilede og støtte dem. 

slik stanser du mobbing på arbeidsplassen

Mobbing krever en solid respons fra HR-avdelingen. Vurder følgende tiltak for å unngå trakassering på arbeidsplassen:

• Utarbeid tydelige retningslinjer for hva slags atferd som anses som mobbing og trakassering, og hvordan selskapet skal respondere på slik atferd.
• Spesifiser kanaler og metoder folk kan bruke til å varsle om hendelser eller bekymringer med full konfidensialitet.
• Ha tydelige rutiner for videre undersøkelser, inkludert tidslinjer, som skal følges opp hver gang det varsles om et problem.
• Samle inn og gå regelmessig gjennom tilbakemeldinger på retningslinjene knyttet til mobbing og trakassering for å sikre at de er formålstjenlige.

jobbjakt

En annen vanlig årsak til at folk tar seg fri fra jobben, er at de skal på intervju for en annen jobb. Ansatte kan også sykemelde seg for å få tid til å se seg om etter andre jobber og oppdatere CV-en.

La oss for eksempel si at du har et problem med høyt jobbfravær blant de ansatte, og tror at en medvirkende faktor kan være at de bruker tid på å se etter andre jobber. Dette kan være et tegn på at du må se nærmere på om de ansatte er engasjert og trives på jobben, om de har gode nok muligheter til å utvikle seg i selskapet, og om det er behov eller muligheter for å tilby større fleksibilitet.

For eksempel viste Randstads Workmonitor 2023-rapport at et økende antall arbeidstakere ønsker og forventer fleksibilitet i arbeidslivet, for eksempel muligheten for å tilpasse arbeidstiden (83 %) eller velge hvor de skal jobbe (71 %). Hvis du ikke kan tilby konkurransedyktige vilkår på dette feltet, kan det være at du går glipp av attraktive arbeidstakere som søker seg til mer progressive arbeidsgivere.

gjør dette når ansatte søker seg til andre jobber

Dette er også noe du må ha tydelige retningslinjer for, slik at de ansatte vet hva selskapet anser som akseptable grunner til fravær.

Noen arbeidsgivere kan være villige til å gi sine ansatte fleksibilitet til å delta på jobbintervjuer i den vanlige arbeidstiden. Selv om det kan komme innvendinger om at det tilrettelegger for høyere gjennomtrekk i bedriften, kan det å gi ansatte en viss frihet også bidra til økt jobbtilfredshet – slik at det kanskje blir mindre sannsynlig at de ønsker å forlate bedriften når alt kommer til alt.

Gjennomfør avgangsintervjuer for å kartlegge hvorfor ansatte slutter. Hvis du oppdager mønstre eller trender – for eksempel at det er misnøye med en bestemt leder eller kollega, eller at lønnen ikke er konkurransedyktig, kan du ta grep i tråd med dette.

omsorgsforpliktelser

Mange av dagens arbeidstakere har omsorgsforpliktelser for to ulike segmenter i samfunnet: Barn og eldre voksne. Barnepass kan være kostbart – noen familier bruker en tredjedel av husstandens inntekt på to barn, ifølge Verdens økonomiske forum. Og når barna er syke, forventes det at de blir hjemme sammen med mor eller far.

Omsorgsforpliktelser for eldre slektninger er også en årsak til jobbfravær. I tillegg til akutt og midlertidig sykdom kan eldre ha kroniske sykdommer som krever hyppige behandlinger og legebesøk.

McKinsey Health Institute rapporterer at selv om forventet levealder har økt i betydelig grad, har den forholdsmessige tiden man lever med dårlig eller moderat dårlig helse, ikke endret seg. Det betyr at ansatte gjerne må ta seg av aldrende foreldre i lengre tid enn tidligere.

slik støtter du ansatte med omsorgsansvar

Ifølge Randstads Workmonitor 2023-undersøkelse vektlegger 94 % av arbeidstakerne sterkt å ha god balanse mellom jobb og fritid, og nær halvparten ville sluttet i jobben hvis de opplevde at den gikk ut over livskvaliteten i hverdagen. For å ivareta de ansattes lojalitet og engasjement må du finne måter å forbedre denne dynamikken på – særlig for ansatte med omsorgsforpliktelser. 

Muligheter for barnepass på jobben er et attraktivt frynsegode for ansatte, men det løser ikke problemet med hva man skal gjøre med syke barn eller behovene til ansatte som tar vare på eldre slektninger. En løsning er å tilby fleksible arbeidstider.

Gjennomgå selskapets fridagspolicyer og se om det finnes rom for å gjøre dem gunstigere for de ansatte, uten at det går ut over produktiviteten. Et nyttig grep kan for eksempel være å tilby betalt fritid på timebasis i stedet for hele arbeidsdager, slik at det blir enklere for ansatte å bli med på legetimer uten å måtte ta hele dagen fri.

Vurder om firedagersuken kan være aktuelt for selskapet, der ansatte får en ekstra dag der de kan ta seg av viktige oppgaver uten å måtte ta fri fra jobben. LDLC, et fransk selskap, opplevde at både fraværet gikk ned og produktiviteten gikk opp etter at de gikk over til fire arbeidsdager i uken. I tillegg setter de ansatte pris på den økte fleksibiliteten, og møter opp mindre stressede på jobben.

En annen strategi er å ha en hybrid modell der ansatte kan jobbe hjemmefra når de må ta seg av syke barn eller passe på eldre foreldre. Igjen er stikkordet fleksibilitet, slik at de ansatte ikke får problemer med å både jobbe og innfri familiens behov.

effektene av fravær på arbeidsplassen

Selv om det kanskje kan virke som om strategiene over kan øke personalkostnadene, er de langsiktige kostnadene ved uplanlagt jobbfravær mye høyere. 

nedsatt produktivitet

Med mindre du opplever overbemanning (som er et problem i seg selv), er det umulig å holde arbeidsflyten oppe når ansatte ikke møter opp på jobb. Da blir veien kort til uferdige leveranser, irriterte kunder og reduserte inntekter.

økonomiske tap – for både selskapet og den ansatte

Det å miste en kunde eller forretningspartner som følge av at man ikke klarer å levere innen fristen, kan være ødeleggende for virksomheter med små marginer. Og når ansatte har brukt opp ferie- og fridagene sine, kan økonomien bli stram hvis man må ta ubetalt fri.

negativ bedriftskultur

Ansatte med høyt oppmøte ender gjerne opp med å utføre arbeidsoppgaver for kolleger som er borte fra jobben. På sikt kan dette føre til utbrenthet, frustrasjon og sinne. I verste fall slutter de, og du blir sittende igjen med de av de ansatte som har høyt fravær. 

For å hjelpe deg å håndtere jobbfraværet i virksomheten din har vi laget en kortfattet veiledning som går dypere inn på problemstillinger knyttet til oppmøte og fravær, og viser deg måter du kan møte denne utfordringen på.

Dette er en oppdatert versjon av en artikkel som opprinnelig ble publisert 24. februar 2021.