8 feil du bør unngå når du leder ansatte på avstand.

En av konsekvensene av korona-pandemien er økningen i antall ansatte på hjemmekontor. Flere selskaper opplevde at kontorene nærmest ble tømt over natten for å hindre spredningen av viruset. For mange ledere har det dermed blitt en ny utfordring som må håndteres. Hvordan lede ansatte som ikke befinner seg på samme fysiske lokasjon som deg?

Forskning fra PwC har indikert at dette sannsynligvis vil være et varig skifte i måten bedrifter fungerer på. Nesten åtte av ti respondenter (78 %) i selskapets CEO Panel Survey sier at de forventer at hjemmekontorløsninger vil opprettholdes, selv etter at forholdene er normale igjen etter pandemien. Arbeidsplasser med lav personaltetthet (61 %) og gig-økonomien (54 %) ble også identifisert som varige trender.

Hvis det å administrere en arbeidsstyrke som jobber på ulike lokasjoner er en ny utfordring for virksomheten din, er det viktig å være klar over noen av de vanligste feilene og fallgruvene du bør sørge for å unngå. 

Last ned guide: slik leder du de ansatte effektivt på avstand.

1. Mangel på balanse mellom arbeid og fritid

Ansatte som er vant til en tradisjonell arbeidsplass kan møte en rekke utfordringer ved en overgang til fjernarbeid, blant annet når det gjelder å opprettholde en god balanse mellom arbeid og fritid. Selv om det å jobbe hjemmefra kan hjelpe ansatte med å forbedre dette aspektet av jobben sin – ved å gi dem tilbake tiden de tidligere brukte på pendling, for eksempel – kan det også viske ut grensene mellom jobb og fritid.

Du bør oppfordre de ansatte til å skille mellom jobb og fritid ved å sette av et område i hjemmet som er dedikert til arbeid. Når de trenger å ta en pause eller avslutte dagen, kan de flytte seg til et annet område for å “slå av” og komme seg ut av jobb-tankesettet.

Det er også viktig å råde ansatte til å slå av arbeidsrelaterte e-poster og andre varsler utenfor arbeidstiden. Den umiddelbare tilgangen til kommunikasjonsverktøy gjennom smarttelefoner kan få folk til å føle at de alltid er "på" og stadig må tenke jobb, noe som kan føre til utbrenthet.

Det å innføre målrettede tiltak for å hjelpe de ansatte med å opprettholde en god balanse mellom arbeid og fritid kan være avgjørende for folks mentale velvære, spesielt i tider med mye stress og angst. Dette bør være en prioritet for arbeidsgivere i tiden etter COVID.

Ifølge eksperter ved Cedars-Sinai Medical Center, er det sannsynlig at pandemien vil føre til langsiktige konsekvenser for mental helse.

2. Mangel på daglig rutine

Ansatte som er vant til en tradisjonell arbeidsplass kan møte en rekke utfordringer ved en overgang til fjernarbeid, blant annet når det gjelder å opprettholde gode rutiner når de oppholder seg hjemme. Med dette i tankene kan det være lurt at ledelsen er med på å utarbeide en klar struktur for arbeidsdagen.

Det er lurt å innføre regelmessige møter med jevne mellomrom gjennom hele uken, slik at alle medlemmer av teamet får tilstrekkelige muligheter til å holde hverandre orientert, gi oppdateringer om fremdrift og dele nøkkelinformasjon.

Det kan også være lurt å komme med en tidsplan for regelmessig oppfølging av enkelte ansatte, spesielt de som er mest produktive når de samarbeider og liker å sparre med andre mennesker om tanker og ideer.

Det finnes mange prosjektstyringsverktøy du kan bruke til å opprette arbeidsplaner og tidsplaner som enkelt kan deles på tvers av hele arbeidsstyrken. Plattformer som Asana, Trello, Basecamp og Liquid Planner kan være spesielt nyttige for oppgaver som å lage oppgavelister, prioritere viktige gjøremål og tildele jobber til enkeltpersoner.

I tillegg til å gi folk den støtten og strukturen de trenger for å komme videre med arbeidet, kan daglige tidsplaner være en god måte å sette av tid til pauser, måltider og trening på. De mest vellykkede fjernarbeiderne er i stand til å sette klare grenser mellom arbeid og fritid, og ansvarlige arbeidsgivere bør stå klare til å hjelpe sine ansatte med å få til dette.

3. Sviktende kommunikasjon

Når folk tilbringer mye tid sammen på arbeidsplassen, skjer den daglige kontakten og kommunikasjonen mellom kolleger ofte automatisk. Medarbeidere vil naturligvis snakke med hverandre og diskutere det de har på hjertet, noe som bidrar til å redusere stress og dele ideer som kan hjelpe folk med å gjøre jobben sin på en mer effektiv måte.

I en ekstern arbeidsstyrke blir det imidlertid vanskeligere å få til regelmessig kontakt og samtaler – noe som kan gi ulike negative konsekvenser. I tillegg til at de ansatte kan føle seg isolert og miste de grunnleggende fordelene med menneskelig kontakt, vil kommunikasjonsbarrierene sannsynligvis påvirke ytelsen til virksomheten som helhet.

Hvis du for eksempel jobber med en stor kundebestilling med en stram tidsfrist, er det behov for at alle som er involvert i prosjektet har hyppig kontakt med hverandre. Dette vil redusere risikoen for at det gjøres feil eller at kundeprioriteringer blir oversett som følge av feilkommunikasjon.

Her spiller teknologi igjen en viktig rolle. Kommunikasjons- og samarbeidsverktøy som Zoom, Microsoft Teams og Googles G Suite gjør det enklere (og rimeligere) enn noen gang for kolleger å holde kontakten, uansett hvor de er basert. Applikasjoner som disse er uvurderlige for formell kommunikasjon, men de kan også brukes til uformelle samtaler og teamarrangementer som virtuelle kaffepauser. Denne typen aktiviteter er avgjørende for gi moralen et puff og opprettholde relasjonene mellom kolleger som jobber eksternt.

4. Antagelse om at ansatte med lite kontakt ikke trenger støtte

Ulike personer vil reagere på fjernarbeid på forskjellige måter. Noen trives med sosialt samspill og samarbeid, og trenger derfor jevnlig kontakt med medarbeidere og ledere for å være produktive.

Imidlertid kan folk som er vant til å jobbe alene eller er naturlig stille bli enda mer innadvendte når de jobber eksternt, kanskje fordi de ikke føler seg trygge nok til å si fra hvis de har et spørsmål eller et problem.

Ledere bør være forsiktige med å anta at ansatte er fornøyde med å komme videre i jobben sin, bare fordi de ikke uttrykker noen bekymringer. Ofte kan man oppleve at det er de roligste og mest reserverte ansatte som trenger mest oppmerksomhet fra lederne sine, siden de minst sannsynlig vil ta kontakt av seg selv.

Selv små handlinger og atferd – som at en leder ringer for å følge opp noen de ikke har snakket med på et par dager – kan være nok til å få den ansatte til å føle seg støttet. Dette reduserer også risikoen for at tilsynelatende små problemer forblir uløste og potensielt kan utvikle seg til alvorlige problemer.

Det å være proaktiv på denne måten viser i tillegg forpliktelsen du har til å ta vare på arbeidsstyrken, noe som er bra for ditt employer brand.

5. Unnlate å gi teknisk støtte

En av de viktigste prioriteringene for virksomheter som går gjennom et skifte til hjemmekontorløsninger – enten det er frivillig eller pålagt – bør være å sikre at ansatte har tilgang til de ulike verktøyene og teknologiene de trenger for å gjøre jobben effektivt.

Når du endrer på dette må du også tenke på hvilke prosesser og systemer som bør på plass for å kunne sørge for kontinuerlig teknisk support og stabile løsninger.

Det betyr at du bør stille deg spørsmål som:

• Hvordan skal du løse tekniske problemer som hindrer folk i å gjøre jobben sin – for eksempel en bærbar PC som ikke fungerer?
• Finnes det teknisk support for ansatte som har problemer med programvaren eller systemene de trenger for å jobbe hjemmefra?
• Er bedriften i stand til å gi kontinuerlig opplæring for å hjelpe ansatte med å utnytte teknologien best mulig til fjernarbeid?

Forskningen vår indikerer at de fleste bedriftene har gjort en god jobb når det gjelder å håndtere teknologiske utfordringer knyttet til økt fjernarbeid. Rapporten Randstad Workmonitor 2020 viser at 79 % av de ansatte følte de hadde utstyret og teknologien de trengte for å tilpasse seg en akselererende digitalisering. Dette er positivt sammenlignet med forskning fra første kvartal 2018, hvor 35 % av arbeidstagerne ikke følte at arbeidsgiveren sørget for at de hadde det tekniske utstyret som kreves for å jobbe effektivt hjemmefra.

Et annet viktig funn fra 2020-studien var at 40 % av respondentene over hele verden slet med å lære nye ferdigheter for å tilpasse seg utfordringene under COVID-19-pandemien. Dette antyder at mange arbeidsgivere kan øke støtten de gir arbeidsstyrken ved å gi opplæring som gjenspeiler de nyeste trendene og utviklingen innen teknologi.

6. Overse sikkerhet

Det er viktig at ansatte er i stand til å gjøre jobben sin ordentlig hjemmefra, men det er også viktig at man ved å operere med en ekstern arbeidsstyrke ikke øker sikkerhetsrisikoen for selskapet. Hvis dette er en bekymring for virksomheten din, finnes det tiltak du kan gjøre for å øke sikkerheten og trygge sensitiv informasjon og verdier.

For det første bør alle som jobber med data som klassifiseres som sensitivt kun gjøre dette via enheter som er levert av, eller godkjent av bedriften. Ved å ha en slik tilnærming, kan du sørge for at alt utstyr de ansatte bruker til arbeid har de nødvendige sikkerhetsinnstillinger og er beskyttet med pålitelig antivirusprogramvare og oppdatert programvare. 

Et annet alternativ som kan vise seg å være effektivt, er å opprette et dedikert virtuelt privat nettverk for organisasjonen, noe som øker sikkerheten ved at man da tilbyr en privat "tunnel" der data kan sendes og mottas på en sikker måte ved hjelp av krypterings- og autentiseringsverktøy.

Ansatte bør også informeres om beste praksis når det gjelder sikkerhet, for eksempel:

• Finn et stille sted for samtaler som kan inneholde sensitiv informasjon, eller bruk hodetelefoner for personvern
• Ikke skriv ut data som må holdes sikre
• Lås skjermen på bærbare datamaskiner når de ikke er i bruk og legg til passordbeskyttelse for all maskinvare

7.    Mikrostyring

Som nevnt i tidligere artikler på bloggen, kan fjernarbeid øke risikoen for at det oppstår problemer som følge av at ledere ikke har regelmessig kontakt med ansatte. Selv om det er viktig å sørge for at du holder kontakten med folk og følger opp regelmessig, er det også viktig at du ikke går til den andre ytterligheten og blir en mikromanager.

Du må opprettholde regelmessig kommunikasjon med de ansatte, men du må også vise at du stoler på at de gjør jobben sin og arbeider produktivt uten at en leder (praktisk talt) kikker dem over skulderen.

Forskning har antydet at det å være borte fra arbeidsplassen faktisk kan hjelpe folk til å bli bedre i jobben sin. 77 % av eksterne ansatte sier at de er mer produktive når de jobber hjemmefra og 76 % velger å unngå kontoret når de trenger å fokusere på et prosjekt.

Til syvende og sist bør ledere tilstrebe den rette balansen mellom å overvåke den eksterne arbeidsstyrken, gi den støtten teamene trenger og samtidig gi folk et nivå av frihet og kontroll over jobben.

8. Setter ikke forventninger

Folk som er ukjent med hjemmekontor bør ha en klar tanke om hvordan de vil gå frem for å oppfylle oppgavene sine hjemmefra og hvilket produktivitetsnivå de bør sikte mot.

For noen stillinger – som bare krever en datamaskin, en internettforbindelse og tilgang til forretningsdata og systemer, for eksempel – kan det være svært liten forskjell mellom hvordan ansatte vanligvis vil jobbe på et kontor og hvordan de jobber hjemme.

Jobber som er mer avhengige av samarbeid og samhandling mellom medarbeidere vil imidlertid ikke være så godt egnet til fjernarbeid. I disse tilfellene er det viktig å engasjere seg med ansatte og lage en plan for hvordan de kan fortsette å bruke sine ferdigheter og være produktive for virksomheten, selv når de jobber under ukjente omstendigheter.

Det er i situasjoner som disse at lederegenskapene kommer i fokus, og du virkelig ser fordelene ved å ha en klar plan for å administrere den eksterne arbeidsstyrken effektivt.

Randstad har laget en mini-veiledning som ser på dette temaet. Den viser deg praktiske trinn og tiltak du kan gjøre for å støtte team på hjemmekontor og hjelpe dem med å oppnå de beste resultatene.