effektive løsninger for virtuell sourcing og rekruttering

Koronakrisen har gjort det nødvendig for HR-ledere å bruke digitale hjelpemidler i rekruttering og ansettelser. Hvordan kan små bedrifter med begrenset erfaring på dette området tilpasse seg den nye situasjonen?

Koronasituasjonen har skapt mange nye utfordringer for bedrifter. For HR-avdelingen er det nå spesielt viktig å kunne utføre oppgaver virtuelt som vanligvis gjøres ansikt til ansikt. Kandidatintervjuer og onboarding for nye medarbeidere er eksempler på dette. 

Spesielt mindre bedrifter føler seg kanskje ikke helt komfortable med å uføre disse oppgavene via datamaskinen i stedet for at man møtes personlig. Når man er vant til å gjøre ting på en bestemt måte, kan det være frustrerende og vanskelig å gjøre store endringer på grunn av noe man ikke har kontroll over.

Heldigvis finnes det en rekke teknologier, tjenester og verktøy som moderne virksomheter kan velge mellom. Den digitale revolusjonen har brakt med seg mange løsninger som kan hjelpe deg med forskjellige sider av rekruttings- og ansettelsesprosessen. 

tiltrekke og engasjere kandidater

Hvordan bedrifter skaper resultater og vekst etter koronakrisen, kommer til å være avhengig av om de klarer å ansette de medarbeiderne de trenger for å overleve og samtidig være produktive. Mange bedrifter kommer til å måtte ansette nye medarbeidere raskt, til tross for alle bekymringene og restriksjonene pandemien fører med seg.

Disse utfordringene kan løses på flere måter. Virtuelle jobbmesser som arrangeres ved hjelp av selskaper som Brazen, kan hjelpe deg å tiltrekke kandidater og bygge opp relasjoner til dem. Dette er også mye billigere enn vanlige arrangementer hvor dere møtes ansikt til ansikt.

Det å ha kontroll på rekrutteringskostnadene kommer til å være en enda viktigere prioritering for små og mellomstore bedrifter i tiden framover. 

Når du skal kommunisere med kandidatene gjennom rekrutteringsprosessen, kan du avlaste HR-medarbeiderne ved å bruke løsninger som chatbotter. Disse verktøyene bruker kunstig intelligens til å kommunisere med søkerne uten at det kreves menneskelig involvering fra bedriftens side. På den måten kan kandidatene blant annet få raskere svar på spørsmål.

Brazen - virtuelle jobbmesser

• lar deg arrangere spennende og interaktive virtuelle jobbeventer
• erstatter avlyste eller planlagte fysiske arrangementer
• en komplett løsning som leveres og implementeres av Randstad

Chatbotter erstatter ikke menneskelig kommunikasjon, men kan være et effektivt alternativ når du trenger å utføre en rekke forutsigbare rutineoppgaver.

Det kan være spesielt nyttig om du skal vurdere hvor interessert eller egnet kandidaten er, men du ikke har mulighet for å vie mye tid eller ressurser til oppgaven. Ved å bruke teknologi i ansettelsesprosesser på høyt nivå får du mer tid til å konsentrere deg om det arbeidet som krever personlig innblanding.

Wade & Wendy og Allyo er gode eksempler på tjenester som bruker kunstig intelligens og automatisering til å optimalisere rekrutteringsprosessen for bedrifter og samtidig levere en bedre opplevelse for kandidatene.

vurdere og referansesjekke kandidater

Når du har kommet lenger i rekrutteringsprosessen og listen over kandidater har blitt kortere, må du begynne å tenke på hvordan du best kan gjøre vurderinger og utføre referansesjekker digitalt.

Hvis du ikke kan gjøre personlige evalueringer på kontoret kan alternativene være elektroniske eller spillbaserte evalueringer. Med digitale verktøyer kan du gjøre denne delen av rekrutteringsprosessen uten å møte kandidaten personlig. I tillegg har disse teknologiene ekstra fordeler som dybdeanalyser av kandidatens potensial, som går utover tydelig identifiserbar kompetanse og erfaring.

Med et system som Pymetrics kan du for eksempel bruke spill til å vurdere kandidatens myke ferdigheter ved å se på kognitive og emosjonelle egenskaper.

Digitale verktøyer kan også være nyttig når du må gjøre referansesjekker. Checkster er utviklet for å hjelpe virksomheter med å ta bedre beslutninger når det gjelder kandidater, ved å automatisere og optimalisere referansesjekkprosessen.

Løsninger som dette kan hjelpe deg å navigere ved digital rekruttering og benytte effektivitetsfordelene som automatisering gir. I tillegg kan de redusere risikoen ved ansettelser så du kan være trygg på at du velger riktig person til stillingen og for organisasjonen.

Checkster - automatiserte referansesjekker

• digitale referansesjekker erstatter telefonsamtaler og papirarbeid
• raskere og bedre ansettelser sikrer kvalitet og sparer tid
• tilbys av Checkster, en del av Randstad Innovation Fund
• automatiske varsler om svindel luker ut falske kandidater

jobbintervjuet

Intervjudelen er en av de mest personlige delene av hele rekrutteringsprosessen. Det er her organisasjonene virkelig begynner å bli kjent med personene de vurderer å ansette, og kandidatene kan finne ut mer om firmakulturen og sine potensielle fremtidige kollegaer.

Så hvordan kan du gjenskape slike personlige møter virtuelt? Videokonferanser spiller definitivt en viktig rolle, anført av kjente verktøyer som:

• Microsoft Teams
• Google Meet
• Skype
• FaceTime
• WhatsApp
• Zoom

Disse løsningene gjør det enkelt å planlegge og gjennomføre intervjuer uten at noen av deltakerne må reise eller sette av mer tid enn strengt nødvendig.

Muligheten for å kunne ta opp videointervjuer kan også være nyttig. Arbeidsgiveren kan se tilbake på og gjennomgå samtalen, og kandidaten kan analysere hvordan han eller hun gjorde det under intervjuet.

Randstad støtter kundene med løsningen VIDA med videointervjuer og digital vurdering.

VIDA tilbyr funksjoner som planleggingsverktøyer for intervjuer, som også består av et profesjonelt virtuelt miljø hvor du kan gjennomføre intervjuet. Intervjueren kan stille spørsmål skriftlig eller muntlig, eller laste opp en video der avdelingslederen eller direktøren i firmaet stiller spørsmål til kandidaten.

Søkerne kan for eksempel bli bedt om å svare skriftlig, laste opp et dokument, lage en video eller sende en lydfil. Dette kan gjøre jobben lettere for HR-medarbeiderne, da de får en lagret versjon av svarene som de kan dele med linjelederen.

VIDA 

• lav terskel for å tas i bruk av både rekrutterer og kandidat
• forbedrer kontinuerlig rekrutteringsresultatene gjennom mer personlig, datadrevne opplevelser
• ideell ved rekruttering med mange søkere
• raskt implementering av Randstad, gratis for kundene

onboardingprogrammer

Rekrutteringsprosessen slutter ikke når du gir et jobbtilbud og kandidaten takker ja til å bli en del av organisasjonen. Hvis du vil bygge opp en sterk relasjon til arbeidsstyrken som er fordelaktig for alle parter og få mest mulig ut av medarbeiderne, må du sikte høyt i introduksjonsprosessen.

Undersøkelser har vist:

• Medarbeidere som har en positiv opplevelse av introduksjonsprogrammene, har 69 % større sannsynlighet for å bli værende i firmaet i tre år.
• Arbeidsgivere som har gode introduksjonsprogrammer, forbedrer sannsynligheten for å beholde nye medarbeidere med 82 % og øker produktiviteten med mer enn 70 %.

Når du står overfor utfordringer med digitale introduksjonsprogrammer, spiller videoteknologi igjen en viktig rolle. Virtuelle møter gir nye medarbeidere muligheten for å kommunisere med lederne, se kollegaer og stille spørsmål de har mens de prøver å finne seg til rette på den nye arbeidsplassen.

Når det gjelder de administrative aspektene ved å ansette nye medarbeidere fast eller midlertidig, gjør verktøyer for skylagring og moderne løsninger som DocuSign det enklere å dele og underskrive viktige dokumenter og papirer.

Kanskje oppdager du til og med at koronapandemien har gitt nye muligheter for å gjennomgå og effektivisere introduksjonsprogrammene, noe som potensielt kan føre med seg nye prosedyrer som kan brukes av alle nye medarbeidere.

organisering av arbeidsstyrken

En annen konsekvens av pandemien er at folk ikke kan komme like ofte på kontoret, både på grunn av nye restriksjoner og individuelle behov som må ivaretas.

Dette gir flere utfordringer ved organisering og planlegging av arbeidsstyrken når du skal møte etterspørselen og komme i gang igjen i den “nye normalen”.

Løsninger for planlegging av arbeidsstyrken, som Randstad Youplan, kan hjelpe deg å tette hull i staben ved å ansette medarbeidere til midlertidige oppdrag eller prosjektbasert arbeid. Dette verktøyet lar deg planlegge bruken av vikarer og fastansatte via nettet, basert på kompetanse, tilgjengelighet og preferanser. Hele prosessen er helautomatisk for maksimal effektivitet.

Randstad Youplan:

• planlegg midlertidige medarbeidere døgnet rundt
• effektiviser planleggingen
• forbedre opplevelsen for medarbeiderne
• spar tid og reduser kostnadene

Vil du vite mer om hvordan du kan jobbe med virtuelle og digitale løsninger innenfor rekruttering? Randstad har laget en guide der du kan lese om en rekke løsninger som kan være til hjelp.