fordeler og ulemper med digitale hr-systemer.

HR-faget var et av de første områdene innenfor arbeidslivet der digitale verktøy fikk innpass. Automatiserte systemer kan gjøre alt fra å gjennomføre rekrutteringsprosesser til å samle store datamengder, for eksempel i forbindelse med spørreundersøkelser blant de ansatte. Allerede tidlig på 90-tallet begynte de første systemene å bli innført, og snart finnes det ikke en eneste del av rekrutteringsprosessen som ikke helt eller delvis kan digitaliseres. Hovedhensikten med disse systemene er å matche riktig kandidat med riktig arbeidsgiver på en best mulig måte. Å bruke digitale verktøy til disse oppgavene høres ut som et riktig valg, men det finnes også noen ulemper. Her er noen for- og bakdeler det kan være verdt å vurdere for den som vurderer innføringen av nye systemer.

Fordeler:

Spar tid, bli mer effektiv

Avlast arbeidsbelastningen blant de ansatte på HR-avdelingen. Et automatisert HR-system kan ikke fullstendig erstatte HR-avdelingene, men det kan gjøre arbeidsdagen enklere for de ansatte. I stedet for å bruke tiden på kjedelige, tidskrevende oppgaver, kan de ansatte fokusere på å bruke mer av sin energi på oppgaver knyttet til menneskelige relasjoner. Mange ansettelsesprosesser skal gjøres unna på kort tid, men inkluderer et stort antall søkere som skal prekvalifiseres og sorteres. 

Kraftig rekrutteringsverktøy

I dagens informasjonssamfunn kan store selskaper kanskje motta hundrevis, om ikke enda flere, søknader til en enkelt jobb. Et digitalt rekrutteringsverktøy kan i det minste luke ut de kandidatene som ikke i det hele tatt er passende til jobben. Dermed får man en shortlist over de mest aktuelle kandidatene som så kan presenteres for teamet som har ansvaret for ansettelsen.

Forenklede prosesser

Flere av rekrutteringsprosessene kan også forenkles med digitale verktøy. Videosystemer til intervju sparer både kandidat og virksomhet for reisetid og kostnader. Digitalisert referansesjekk øker kvaliteten på besvarelsene, osv

Forenklet tilgang til kandidatdata

Digitale systemer gir en helt annen tilgang til dataene virksomheten ønsker, og kan i løpet av kort tid prosessere et fjell av informasjon. Digitale løsninger gir en helt annen mulighet til å nå ut til kandidatene, og kan i løpet av kort tid gi deg en rekke søkere som du ved tradisjonelle verktøy ikke ville klart å nå like effektivt.

Ulemper:

Sikkerhetsmessige utfordringer

Å ha gode sikkerhetsrutiner er spesielt viktig når man tar steget over på digitale løsninger. Hvis systemet skulle bli hacket kan det bety en katastrofe for virksomheten. Innføringen av GDPR i 2018 setter ytterligere krav til behandling av data, noe alle som behandler personaldata på sette seg grundig inn i. 

Maskinell vurdering av mennesker

En av problemene med å ta i bruk digitale verktøy for HR er at det tar bort den menneskelige faktoren. Mange er skeptiske til at vurderingen av et menneske skal baseres på en forhåndsprogrammert algoritme. De fleste arbeidstakere har lyst til å få tilbakemeldinger fra sine kolleger og ledere, og ikke en vurdering basert på en dataanalyse. Digitale systemer kan også medføre at du ikke tar inn en kandidat til intervju fordi han fremstår svak gjennom sin CV, og dermed mister muligheten til å avdekke andre sterke sider i en dybdesamtale.

Eventuell nedetid

Som med alle digitale systemer er det alltid en fare for at en server skal gå ned. Det er viktig å analysere og forberede seg på slike hendelser før de skjer. Når serveren går ned, kommer også arbeidseffektiviteten til å minske. Man må derfor sørge for å skalere kapasiteten og sørge for de rette sikkerhetsmekanismene er på plass slik at man unngår nedetid i så stor grad som mulig. Backup-rutiner og mulighet for offline tilgang kan også være med på å minske risiko.

Ønsker du å snakke mer med oss om digitale verktøy, eller har spørsmål rundt bemanning og rekrutteringsprosesser er du velkommen til å kontakte oss.