hva er en bakgrunnssjekk i rekrutteringssammenheng?

Har du noen gang lest gjennom en søkers CV og syntes det som står der virket for godt til å være sant? I så fall er du ikke alene. Ifølge rapporten Future of Work 2021 Outlook fra Monster, mener nærmere to av tre arbeidsgivere at kandidatene pynter på sannheten i CV-en. Men hvordan skal du som arbeidsgiver kunne sjekke at infoen som er gitt stemmer, annet enn å ringe referansene?

Et av de beste verktøyene organisasjonen din kan bruke til å skille fakta fra informasjon som er pyntet på i CV-er, og avdekke eventuelle problematiske forhold, er å gjennomføre grundige referanse- og bakgrunnssjekker. Selv om begge disse kontrollene er nyttige for å unngå feilansettelser, tar akkurat denne veiledningen spesifikt for seg verdien av bakgrunnssjekker og hvorfor de er en viktig del av rekrutteringsprosessen.

hvorfor er det viktig å utføre en bakgrunnsjekk?

Bakgrunnssjekker er noe man gjør for å bekrefte at informasjon på søkeres CV-er, som navn, ansettelseshistorikk, utdanning og sertifiseringer, er korrekt. Det brukes også til å undersøke søkerens integritet. For eksempel kan en sjekk av rullebladet, kjent som en vandelssjekk, gir deg informasjon om hvorvidt søkeren er tidligere straffet – mens en kredittsjekk kan avdekke om søkeren har økonomiske problemer som potensielt kan påvirke jobben. Det er viktig å merke seg at mange land har regler og forskrifter for hva slags informasjon du kan og ikke kan innhente om kandidatene. For eksempel er det mange steder ulovlig å hente ut helseopplysninger om søkerne, unntatt i helt bestemte tilfeller. 

hva er forskjellen mellom bakgrunnssjekker og referansesjekker?

Både bakgrunnssjekker og referansesjekker brukes i ansettelsesprosessen for å samle inn mer utfyllende informasjon om potensielle kandidater. Som regel gjennomføres disse kontrollene i den avsluttende fasen. De brukes gjerne til å hjelpe arbeidsgivere å velge mellom de gjenværende toppkandidatene, eller til å bekrefte opplysningene på CV-en før de tilbyr jobben til personen de vil ansette.

Hovedforskjellen mellom en referansesjekk og en bakgrunnssjekk er formålet med dem, og typen informasjon man innhenter.

Bakgrunnssjekker brukes typisk til å bekrefte opplysninger på søkerens CV og i jobbsøknaden deres. For eksempel kan man gjøre en bakgrunnssjekk for å ettergå søkerens jobbhistorikk og utdanning. Bakgrunnssjekker kan også brukes til å avdekke eventuelle potensielle risikoer knyttet til søkerne, for eksempel om de har rulleblad eller prikker på førerkortet (hvis stillingen du rekrutterer til, involverer kjøring).

Referansesjekker brukes derimot til å vurdere tidligere arbeidsprestasjoner og vurdere om søkeren ville passet til jobben og inn i selskapet for øvrig. I en referansesjekk kontakter du en liste over referanser som du vanligvis har fått av søkeren. Dette er nesten alltid nåværende eller tidligere medarbeidere og ledere, men kan også omfatte professorer og tidligere kunder eller tjenesteleverandører.

Når du har dem på tråden, kan du stille dem en rekke spørsmål om kandidaten. Noe av informasjonen du får på denne måten, kan brukes til å bekrefte opplysningene som er oppgitt i CV-en og jobbsøknaden, men fremfor alt får du tilbakemeldinger om hvordan kandidaten har fungert i jobben.

Her kan du laste ned vår guide med 21 gode spørsmål du kan stille under en referansesjekk:

hvorfor er bakgrunnssjekker viktige?

Som nevn over, gjennomføres bakgrunnssjekker vanligvis mot slutten av rekrutteringsprosessen. Som regel vil søkeren allerede ha gått gjennom intervjuprosessen og gjennomført eventuelle tester i selskapets regi. Det gjøres ofte en bakgrunnssjekk for å være helt sikker på kandidatens integritet før dere tilbyr vedkommende jobben.

Det er flere grunner til at det er viktig å gjøre en bakgrunnssjekk, blant annet:

bekreft kandidatens meritter

Ifølge en nylig gjennomført studie lyver 85 % av kandidatene på CV-en. Selv om noen av disse løgnene kanskje handler om at man legger på litt ekstra i beskrivelsen av bestemte ferdigheter, kan det også være snakk om ren løgn eller feilinformasjon. Hvis en rolle for eksempel krever at kandidaten har en bachelorgrad i et bestemt fagområde, og kandidaten lyver om å ha denne kompetansen, kan det til syvende og sist gjøre selskapet ansvarlig for eventuelle feil vedkommende gjør i jobben.

Med en bakgrunnssjekk kan man unngå slike problemer ved å kontrollere at opplysningene på kandidatens CV og i jobbsøknaden er korrekte og oppdaterte. Bakgrunnssjekken kan bekrefte alt fra tidligere ansettelsesforhold til fullført utdanning og profesjonelle lisenser.

ivareta sikkerheten på arbeidsplassen

Feilansettelser kan faktisk sette sikkerheten på arbeidsplassen i fare. For det første kan søkere som lyver om ferdigheter og arbeidserfaring, mangle nødvendig opplæring – slik at de utgjør en sikkerhetsrisiko for seg selv og andre. For det andre kan det å ansette en kandidat med voldelig bakgrunn eller en historie med seksuell trakassering gjøre selskapet ansvarlig for eventuelle problemer vedkommende forårsaker på jobben.

Hvis dere for eksempel ansetter en person med utstrakt voldshistorikk, og vedkommende skader en kollega på jobben, kan det medføre straffansvar også for dere som arbeidsgiver. I tillegg utsetter du potensielt de ansatte for fare. Ved å gjennomføre en vandelssjekk kan du fange opp kandidater med uønsket bakgrunn.

beskytt selskapets omdømme

Selskapets omdømme kan ta skade som følge av ansattes handlinger. Selv om du ikke kan kontrollere alt de ansatte gjør, kan du treffe tiltak for å minimere potensiell risiko. Ved å forsikre deg om at kandidatene ikke har en historikk med voldelig adferd eller har til vane å legge ut støtende kommentarer på internett, kan du forhindre at selskapet kanskje må rydde opp i problemer på et senere tidspunkt.

maksimer produktiviteten

Noen jobbsøkere lister opp en rekke ferdigheter de kanskje ikke faktisk besitter, eller så smører de litt vel tykt på for å få dem til å fremstå som dyktigere enn de er. Når man ansetter kandidater som ikke har de rette ferdighetene, kan man kaste bort betydelig tid på å assimilere kandidaten i virksomheten, noe som også går sterkt ut over produktiviteten på arbeidsplassen. Ved å gjennomføre både bakgrunnssjekker og referansesjekker kan du forsikre deg om at søkeren faktisk har ferdighetene hen hevder å ha.

hva består en bakgrunnssjekk av?

En bakgrunnssjekk kan omfatte flere ting, for eksempel:

vandelssjekk

En politiattest er noe som er lovregulert, og enkelte stillinger har et krav om dette. En vandelssjekk, eller vandelskontroll, viser om søkeren noen gang har blitt dømt for straffbare handlinger. Ved vandelssjekk får man en vandelsattest (også kalt politiattest) med informasjon om en persons oppføringer i politiregistrene. Hvilke opplysninger som tas med i attesten, er avhengig av formålet med attesten. Målet er gjerne å finne kandidater med plettfri vandel, men hvis søkeren faktisk har prikk på rullebladet, må man vurdere om det er noe som skal være avgjørende for behandlingen av søknaden. Noen selskaper krever plettfri vandel eller at det ikke er kommet prikker på rullebladet i en bestemt periode.

Noen yrker, for eksempel der man jobber med barn, krever også en barneomsorgsattest for å sikre at søkeren ikke har en historikk med barnemishandling. På barneomsorgsattesten skal det anmerkes om personen er siktet, tiltalt, har vedtatt forelegg eller er dømt for overtredelse av flere straffelover.

rusmiddeltesting

Noen arbeidsgivere, særlig de som rekrutterer ansatte som skal kjøre bil i jobben eller håndtere tunge maskiner, krever også en rusmiddeltest før ansettelse for å sikre at det ikke er spor etter ulovlige rusmidler hos søkeren. De fleste rusmiddeltester utføres på lokale klinikker, og resultatene er gjerne klare i løpet av noen timer eller dager.

bekreftelse av utdanningsbakgrunn

Det finnes flere måter å ettergå søkeres utdanningsbakgrunn på. For eksempel kan du helt enkelt ringe universitetet eller utdanningsinstitusjonen og be dem bekrefte at søkeren er utdannet hos dem, og hvilken utdanning hen har. Du kan også be søkeren om å gi deg en kopi av avgangsvitnemål eller karakterutskrifter. Da kontakter søkeren selv utdanningsinstitusjonen og får dem til å sende en utskrift direkte til selskapet ditt, med informasjon om alt fra karakterer til en oversikt over fagene hen har tatt.

kredittvurdering

Personlig kredittvurdering av søkere er normalt forbeholdt roller som involverer betydelig økonomisk ansvar eller håndtering av penger. Ifølge en fersk studie gjennomfører bare 25 % av alle arbeidsgivere regelmessige kredittsjekker. Noen bransjer, for eksempel banker, innhenter imidlertid en kredittvurdering for praktisk talt alle ansatte. Denne viser om søkerne har ubetalte regninger og langsiktig gjeld. Det er imidlertid viktig å merke seg at det mange steder i verden er ulovlig å hente inn kredittvurderinger i forbindelse med rekruttering til de fleste stillinger. I Norge vil man som arbeidsgiver typisk ha oppfylt vilkårene for å kunne hente inn en kredittvurdering dersom:

• den aktuelle stillingen skal ha en høyere funksjon
• stillingen skal innebære et stort økonomisk ansvar
• kredittsjekk bare foretas på søkerne som er aktuelle i sluttfasen av ansettelsesprosessen

Det må være en klar sammenheng mellom den aktuelle stillingen og arbeidstakerens privatøkonomi, slik at kredittvurderingen virkelig er «nødvendig» for å ivareta arbeidsgiverens «legitime interesser», som må veie tyngre enn arbeidssøkerens interesser, og først når du faktisk vurderer å ansette personen.

kontroll av førerhistorikk

Hvis stillingen du rekrutterer til, krever noen form for kjøring i selskapets regi, bør du alltid gjennomføre en kontroll av førerhistorikken. Det er viktig å være sikker på at søkeren ikke har en bakgrunn med farlig atferd i trafikken. Ikke bare kan en historikk med dårlig kjøreatferd blant ansatte medføre dyrere bilforsikring for selskapet, det kan også medføre ansvar for eventuelle ulykker som måtte skje mens ansatte kjører i tjenestesammenheng.
bekreftelse av ansettelsesforhold

En av de vanligste delene av en bakgrunnssjekk er å kontrollere at søkerens opplysninger om tidligere ansettelsesforhold stemmer. Dette innebærer ganske enkelt at man kontakter alle nåværende og tidligere arbeidsgivere kandidaten har oppført på CV-en, og får en bekreftelse på at hen faktisk har jobbet der, i hvilken tidsperiode og i hvilken stilling. Mange arbeidsgivere har i dag retningslinjer som forbyr dem å gi ut ytterligere informasjon, men du kan uansett prøve å stille flere spørsmål og se om de ønsker å svare på dem.

sjekk sosiale medier

Studier viser at 70 % av arbeidsgiverne nå gjennomfører en eller annen form for sjekk av sosiale medier før de ansetter kandidater. Tross alt lever folk i dag store deler av livene sine på nettet, så det er bare rimelig at man også vil ta en titt på informasjonen som ligger der ute. Praktisk talt hver eneste dag hender det at selskapers omdømme settes på spill på grunn av kommentarer de ansatte legger ut i sosiale medier. For å beskytte selskapet ditt er det viktig å sjekke kandidatenes profiler i sosiale medier for å se om de legger ut støtende eller upassende kommentarer på nettet.

hva viser bakgrunnssjekken?

En grundig bakgrunnssjekk kan avsløre mye om kandidaten. For eksempel kan man få bekreftet søkerens faglige bakgrunn, kontrollere at de har de riktige lisensene og sertifiseringene, og finne ut om de har rulleblad. Men den eksakte informasjonen du kan innhente, avhenger av hvilke prosesser du benytter deg av. For eksempel vil en vandelskontroll ikke gi deg informasjon om tidligere arbeidsforhold, og en enkelt rusmiddeltest vil ikke gi deg informasjon om tidligere rusmiddelrelaterte dommer.

Det er viktig å være bevisst på nøyaktig hva slags informasjon du vil bekrefte eller avdekke om kandidatene, for å finne ut hvilke bakgrunnssjekker som er relevante. Hvis stillingen for eksempel ikke krever at søkeren kjører bil, trenger du ikke sjekke førerhistorikken. 
Referansesjekker er et annet effektivt verktøy for å samle inn viktig informasjon om personen du vurderer å ansette. Trikset er å vite hvilke spørsmål du skal stille. Last ned veiledningen vår i dag for å få en liste over spørsmål du kan stille når du skal gjennomføre referansesjekker.