hva er en referansesjekk og hvorfor er det viktig?

Studier viser at rundt 95 % av arbeidsgivere allerede benytter seg av referansesjekker i rekrutteringsprosessen. Men hvordan bør du strategisk gå frem for å få innhentet mest mulig riktig informasjon om søkeren? Hva er de riktige spørsmålene du bør stille og hvordan burde du inntre en samtale med oppgitt referanse? Her får du en veiledning fra oss.

I dagens svært konkurransepregede arbeidsmarked er det viktigere enn noensinne å være sikker på at man ansetter den rette kandidaten på første forsøk. Når det gjøres riktig, kan referansesjekken være nøkkelen til akkurat dette. En referansesjekk er et ideelt verktøy for å finne ut om kandidaten vil passe inn i både jobben og selskapet.

For å få mest mulig ut av denne prosessen er det viktig å ha en presis forståelse av hva referansesjekker faktisk innebærer, hvilken verdi det tilfører i rekrutteringsprosessen, og hvordan du bruker det til å samle inn informasjonen du trenger for å ansette de rette kandidatene.

Last ned vår guide med 21 gode spørsmål du bør stille under en referansesjekk.

hva er en referansesjekk?

Referansesjekker er noe som vanligvis utføres mot slutten av rekrutteringsprosessen. Det er da du som regel vil finne ut mer om en bestemt kandidat ved å innhente tilbakemeldinger fra nåværende og tidligere medarbeidere. Det vanlige er at man stiller referansepersonen en rekke ulike spørsmål om søkeren, enten per telefon eller på e-post.

Prosessen for dette er ganske rett frem: Kandidaten gir deg en liste over nåværende og tidligere medarbeidere og ledere, som har førstehåndskjennskap til deres kompetanse og ferdigheter. Du bruker den oppgitte kontaktinformasjonen til å kontakte hver av referansene og stiller dem en rekke spørsmål, som f.eks. «Hvor godt jobber kandidaten etter din mening i team?».

Siden referansesjekken er noe som vanligvis utføres i den senere fasen i rekrutteringsprosessen, trenger du bare å gjøre det for kandidatene du faktisk vurderer å ansette.

Selv om prosessen i seg selv kanskje er enkel, er trikset til å hente ut nyttige tilbakemeldinger og sørge for at du faktisk stiller de riktige spørsmålene. Med andre ord er ikke en referansesjekk noe du bør gjennomføre uten å ha en strategisk plan i ermet.

hvorfor er det viktig med referansesjekker?

Det er flere grunner til at man bør gjøre referansesjekker, blant annet for å:

innhente relevant informasjon

Referansene er ofte en av de beste kildene til å innhente jobbrelatert informasjon om søkeren. Faktisk kan det hende at referansene er den eneste kilden – bortsett fra kandidaten selv – som har førstehåndskjennskap til hvordan de fungerer og presterer på jobb.

Hvis du stiller de rette spørsmålene i rekrutteringsprosessen, kan du få masse informasjon om for eksempel søkerens sterke og svake sider, evne til å overholde tidsfrister og vilje til å lære i jobben. Dette kan i sin tur gjøre det enklere for deg å avgjøre om kandidaten har de rette ferdighetene og egenskapene for stillingen.

vurder kandidatens "job-fit"

Som ansettelsesleder eller HR-medarbeider vet du allerede at det å ha den rette kompetansen er en av mange faktorer som må tas i betraktning, når man skal finne den rette kandidaten. I tillegg til kandidatens «job fit» – om kandidaten faktisk er egnet for jobben – er det jo viktig at kandidaten og sjefen er en god match, og at hen også passer inn i selskapet.

Med referansesjekker kan du danne deg et bilde av om kandidaten krysser av på alt dette. Tross alt er det ingen som kjenner kandidaten bedre enn folk som har jobbet med vedkommende i hverdagen. Vanligvis kan du høre på måten referansen besvarer spørsmålene dine på, om søkeren har god anseelse i jobben eller bare er en hvilken som helst ansatt.

Ikke glem å ta med noen spørsmål som er direkte relevante for bedriftskulturen deres. Hvis dere for eksempel vektlegger samarbeid og teambygging, burde du stille spørsmål om hvor god søkeren er til å samarbeide med andre. Eller be om konkrete eksempler på da søkeren jobbet i et team for å fullføre et bestemt prosjekt.

bekreft informasjonen søkeren har gitt deg

En av hovedfordelene ved referansesjekker er at du kan verifisere informasjonen som er oppgitt i jobbsøknaden og søkerens CV. Ikke nøl med å be referansen bekrefte at informasjon som stillingstittel, arbeidsoppgaver, kurs og formell kompetanse, ferdigheter og ansvar på jobben er korrekt. Nåværende og tidligere medarbeidere er gjerne de som er best stilt til å bedømme kandidatens ferdigheter og evner.

Når det er sagt, er det også viktig å være bevisst på at referansene ofte kommer med sine egne, personlige meninger, som kan påvirkes av en rekke ulike faktorer. Det er greit å ha i bakhodet at de fleste søkere bare oppgir referanser som faktisk kommer til å si fine ting om dem. For å få klarhet i svarene du får, er det viktig å stille gode oppfølgingsspørsmål. Hvis referansen for eksempel sier at kandidaten er en god leder, kan du følge opp med å spørre hvilke konkrete lederegenskaper vedkommende har.

identifiser røde flagg

En annen fordel ved referansesjekker er at de kan gjøre deg oppmerksom på potensielle problemer med kandidaten. Hvis det referansen sier, ikke samsvarer med det som står i jobbsøknaden og på CV-en, kan det være et tegn på at kandidaten har pyntet på sannheten.

Referansen kan også komme med avslørende informasjon uten å vite det. Mellom linjene kan du kanskje fange opp at kandidaten kanskje har en tendens til å være ofte borte fra jobb eller komme for sent, være kranglevoren eller tråkke folk på tærne.

Et annet rødt flagg du bør holde utkikk etter, er om referansen ikke kan svare på enkle spørsmål om søkeren. Det kan være et tegn på at referansen og søkeren faktisk ikke har jobbet så tett med hverandre, slik at hen kanskje ikke er den beste til å uttale seg om hvordan kandidaten gjør det i jobben.

tips til gjennomføring av referansesjekker

Det er en rekke ting du bør huske på når du skal gjennomføre en referansesjekk, blant annet:

sett av nok tid

Referansesjekker er et svært verdifullt ledd i rekrutteringsprosessen, men de kan også være svært tidkrevende. Hvis du gjør det per telefon, må du sørge for å sette av nok tid til å gjennomføre alle referansesjekkene på en god måte. 

still åpne og direkte spørsmål

Ikke gjør den feilen at du bare stiller ja/nei-spørsmål. Slike spørsmål gir deg svar med liten reell verdi, og hindrer referansen i å komme med utfyllende informasjon om søkerens faktiske kvaliteter. Hold deg først og fremst til åpne spørsmål som gir referansen mulighet til å fortelle fritt om søkerens ferdigheter og evner.

be om jobbrelaterte referanser

Det er ingen hemmelighet at søkerne gjerne oppgir referanser de vet kommer til å si positive ting om dem. Det kan man neppe gjøre noe med, men du kan imidlertid be søkeren om å bare oppgi navnet på kolleger de jobber med nå, eller har jobbet med tidligere. Du kan be om at søkeren ikke oppgir familiemedlemmer som referanse, selv om de har jobbet med dem tidligere. Slik kan du forbedre kvaliteten på referansene ved å forsikre deg om at de har førstehåndskjennskap til kandidatens ferdigheter på arbeidsplassen.

vær deg ditt juridiske ansvar bevisst

Du må være oppmerksom på de juridiske begrensningene som gjelder for referansesjekker. For eksempel er det en rekke steder der det ikke er tillatt å spørre om personlig informasjon om kandidaten, som om de er gift eller har barn – og da kan du heller ikke spørre referansene om dette. Det er viktig at du tar deg tid til å rådføre deg med juridisk avdeling og personvernombudet for å få kunnskap om hvilke juridiske begrensninger som gjelder der du er, for å unngå potensielle samsvarsproblemer.

forbered spørsmålene

Det er best å ha en liste med ferdige spørsmål for hånden før du kontakter referansene. Det vil ikke bare gjøre det lettere å holde deg til saken og samle inn relevant informasjon, men også sikre at du unngår complianceproblemer.

Eksempler på spørsmål ved referansesjekk

Før du utfører referansesjekker, bør du sørge for å få innspill fra andre relevante personer i teamet som skal ansette. Be dem om å peke ut eventuelle deler av søknaden de er usikre på eller vil ha mer informasjon om. Med denne informasjonen kan du stille referansen svært jobbspesifikke spørsmål.

Vanligvis starter en referansesjekk med en rekke grunnleggende spørsmål bare for å bekrefte at referansen faktisk har jobbet med søkeren. For eksempel:

• «I hvilken tidsperiode jobbet du med kandidaten?»
• «Hva slags stilling og jobbrolle hadde kandidaten?»
• «Hvilke konkrete arbeidsoppgaver og ansvarsområder hadde kandidaten i rollen?»

Deretter kan du gå over til mer jobbrelaterte spørsmål, som:

• Hvordan vil du vurdere kandidatens evne til å håndtere stressende situasjoner?
• Hvordan har kandidaten håndtert konflikter på jobben?
• Hvordan fungerte kandidaten i jobben sammenlignet med andre i lignende roller?
• Vet du hvorfor kandidaten sluttet?
• Ville du anbefalt eller ansatt kandidaten på nytt i denne stillingen?

I tillegg må du gi referansen muligheten til å fortelle alt de har på hjertet om søkeren, avklare ting du kanskje er usikker på eller gi utfyllende informasjon om svarene du har fått.

For en fullstendig liste over spørsmål du kan stille, kan du laste ned veiledningen vår til referansesjekker nå: