hvilke hr-oppgaver egner seg best for automatisering?

Etter hvert som flere og flere bransjer og bedrifter ser mulighetene som ligger i automatisering, må også HR-lederne komme på banen for å se hvordan de kan dra nytte av utviklingen.

For å øke effektiviteten har flere og flere bedrifter fokus på å automatisere administrative rutineoppgaver. I arbeidslivet er konsekvensen av denne utviklingen stadig tydeligere. Som KPMG kommenterer i rapportserien Rise of the Humans, har måten kunstig intelligens, automatisering, maskinlæring og kognitive plattformer samhandler på, hatt en stor innflytelse på arbeidsstyrken.

Hvis vi ser på denne trenden fra et HR-perspektiv, bør ledere tenke på hvordan de kan utnytte fordelene ved automatisering uten å skape negative konsekvenser for bedriften og medarbeiderne.

Her kan du se noen viktige områder av HR der automatisering kan være spesielt nyttig:

ansettelse.

Det å finne og ansette de personene organisasjonen trenger for å lykkes, er en av de mest grunnleggende oppgavene for HR-avdelingen. Det kan være en tidkrevende og utfordrende oppgave, spesielt når du møter hindringer som mangel på kompetanse og behov for å ansette raskt for å møte presserende behov.

Automatiserte verktøy kan gjøre en stor forskjell ved å avlaste deg for noen av de tyngste delene av rekrutteringsprosessen slik at HR-medarbeiderne kan fokusere på verdifulle oppgaver som krever personlig involvering.

Les mer: Alt du må vite om rekruttering

Moderne bedrifter har tilgang til en rekke verktøy og teknologier som kan optimalisere rekrutteringsprosessen ved hjelp av automatisering. Chatbotter kan for eksempel gjøre mye av den første screeningen av søkere og administrere store antall kandidater.

Ett system som tilbyr chatbotfunksjonalitet er Allyo. Det er en rekrutteringsplattform som bruker kunstig intelligens til å støtte forskjellige oppgaver og deler av arbeidsflyten, inkludert å finne kandidater, screening, vurdering og planlegging av intervjuer.

Randstads VIDA-teknologi som tilbyr videointervjuer og digital vurdering kan også bidra til å optimalisere utvalget og screeningprosessen med funksjoner som virtuelle tester og grundige evalueringer for å vurdere kandidatenes evner.

referansesjekking.

En del av ansettelsesprosessen som virkelig kan dra fordel av automatisering, er referansesjekkingen. Dette er en viktig del av rekrutteringsprosessen der du vil være sikker på at du har vært grundig og gjør riktig valg uten å måtte bruke masse tid på jobben.

Les mer: Fordeler med digital referansesjekk

Det tar tid å gjøre denne oppgaven manuelt, og det krever mye av teamets verdifulle tid. Har du ikke nok ressurser til prosessen, kan du risikere å ansette personer som ikke er riktige for stillingen eller selskapet.

Dette er et tydelig eksempel på hvordan automatisering kan være nyttig for en bedrift ved å gjøre en nøkkelprosess raskere, mer effektiv og mer pålitelig.

Også her finnes det egne programvareløsninger. Checkster bruker for eksempel konsepter som kollektiv intelligens til å hjelpe deg å ta bedre beslutninger når det gjelder kandidaten.

onboarding.

Ved å optimalisere onboardingsprosessen kan bedriften og arbeidsstyrken få en rekke fordeler.

Gjør du en god jobb med å skaffe nye folk, kan du forvente å se fordeler som:

• sterkt engasjement fra start
• redusert personalomsetning
• positive relasjoner på arbeidsplassen
• bedre ytelse og produktivitet

“Onboardingsprosessen er det magiske øyeblikket der nye medarbeidere bestemmer seg for om de skal engasjere seg eller ikke. Her har du en mulighet for å gjøre et varig inntrykk som blir sittende hos de ansatte i hele karrieren.” – Amy Hirsh Robinson, leder i Interchange Group

Moderne rekruttering kan støtte onboarding med videoer og spørsmål til nye medarbeidere. Medarbeideren kan få en lenke slik at de kan svare på spørsmål uansett hvor de er, noe som gjør det mye enklere å gjennomføre introduksjonsprogrammer selv om de ikke er der fysisk.

Ved å innlemme automatisering i denne delen av HR-funksjonen trenger du ikke tenke så mye på de forskjellige administrative oppgavene og papirarbeidet som er involvert, og du kan i stedet fokusere på det personlige aspektet med å hjelpe de nye medarbeiderne med å finne seg til rette. Da står du i en bedre posisjon til å unngå noen av de vanligste feilene i onboardingen.

Les mer: onboardingens viktige konkurransefortrinn

Spesifikke verktøyer som kan støtte både automatiserte og digitale introduksjonsprosesser omfatter Bamboo HRs programvare for onboarding med funksjoner som velkomstmeldinger, IT-sjekklister og elektroniske signaturer.

analyse og planlegging av arbeidsstyrken.

En av de vanligste utfordringene HR-ledere står overfor i dag er innsamling, administrering og analysering av store mengder data om arbeidsstyrken.

Hvis du kan gjøre dette mer effektivt, kan du få verdifull innsikt i de menneskelige ressursene bedriften har, hvordan de brukes og hvor du kan gjøre forbedringer.

Er disse datasettene kompliserte, kan det imidlertid være vanskelig å få tak i informasjonen.

“Forming av arbeidsstyrken er en ny disiplin for HR, og den omfatter viktige ferdighetssett som HR ofte ikke er så godt bevandret i, som å være evidensbasert, bruke innsikt og analyser og se organisasjoner som komplekse systemer.” – Robert Bolton, partner i KPMGs Global People and Change Center of Excellence

Plattformer som Crunchr viser hvordan moderne teknologi kan hjelpe deg å møte utfordringer med arbeidsstyrkedata og bruke prediktiv analyse til å planlegge mer effektivt.

rutineoppgaver.

Undersøkelser gjort av Gartner har vist at ledere bruker 69 % av tiden på oppgaver som kunne vært håndtert av teknologi.

Firmaet ga eksempler på utgiftsrapporter, som kan utføres av systemer for utgiftsstyring, og såkalt “in-the-moment-coaching”, som kan erstattes av chatbotter i sanntid.

Det finnes mange andre eksempler på rutineoppgaver som kan automatiseres:

• godkjenning av timeregistrering
• håndtering av forespørsler om ferie og fravær
• oppdatering av personalmapper
• planlegging av opplæring

Ved å benytte teknologier som kan ta seg av slike jobber, har du mer tid til å konsentrere deg om det menneskelige aspektet ved HR-jobben.

Hvis du er usikker på hvor din egen bedrift står når det gjelder bruken av teknologi, har Randstad utformet en test som kan gi deg et klarere bilde. Klikk på knappen under for å ta testen