hvilken arbeidsmodell er best for din bedrift?

Det var umulig å forutsi hvilke endringer pandemien har tvunget fram på arbeidsplasser både i Norge og i verden. I løpet av bare et par måneder opplevde millioner av arbeidstakere å miste jobben eller å bli permittert på ubestemt tid, og flere titalls millioner måtte gå over til å jobbe hjemmefra – mens de som ble ansett som samfunnskritisk personell, måtte stå i usikkerheten med å møte opp på jobben midt i en verdensomspennende pandemi.

Den gode nyheten er, ifølge Workmonitor-rapporten vår fra 2021, at 78 % av den globale arbeidsstyrken er klare for å komme tilbake på kontoret. I tillegg oppgir 7 av 10 av de spurte arbeidstakerne at de føler at arbeidsgiver støttet dem gjennom pandemien. 

Likevel er folk fortsatt bekymret for hvordan fremtidens arbeidsliv kommer til å se ut, og denne nervøsiteten blant arbeidstakerne kan føre til dårligere jobbtilfredshet, lavere produktivitet og økt utbrenthet. 

En fersk global studie viser at arbeidsgiverne kan dempe denne effekten ved å sørge for tydelig kommunikasjon. Likevel oppgir 40 % av respondentene at de ikke opplever at arbeidsgiver har kommunisert en tydelig modell for hvordan arbeidsplassen skal organiseres etter pandemien. En årsak til denne mangelen på kommunikasjon er at mange arbeidsgivere fortsatt er usikre på hva slags arbeidsmodell de vil bruke.

40 % av respondentene opplever ikke at arbeidsgiver har kommunisert en tydelig modell for hvordan arbeidsplassen skal organiseres etter pandemien.

I denne artikkelen tar vi en titt på de ulike arbeidsmodellene som kan være aktuelle for den post-pandemiske arbeidsplassen, som kan være til hjelp i prosessen med å avgjøre hvilken modell som er best egnet for din bedrift.

hva er arbeidsmodeller?

Kort fortalt er en arbeidsmodell en beskrivelse av hvordan en virksomhet fungerer i det daglige, og hvordan arbeidslivet er organisert for de ansatte. Det er ikke uvanlig at selskaper har ulike arbeidsmodeller for ulike avdelinger – for eksempel kan et selskap ha en fjernarbeidsmodell for salgsteamet, samtidig som HR-avdelingen jobber onsite.

 flere tiår har standardmodellen vært femdagersuken der de fleste ansatte jobber på kontoret. I takt med den teknologiske utviklingen har det imidlertid blitt mulig for mange ansatte å jobbe hjemmefra – noe man begynte å gjøre i større grad også før pandemien. Faktisk viste en studie fra 2019 at 40 % av selskaper basert i USA tilbød de ansatte visse muligheter for å jobbe eksternt, og eksperter har anslått at minst halvparten av arbeidstakerne i Storbritannia hadde lagt opp til å kunne jobbe hjemmefra selv før pandemien var et faktum.

3 typiske arbeidsmodeller 

Selv om utviklingen i retning av mer fjernarbeid allerede skjøt fart, var den verdensomspennende pandemien kniven på strupen for at også selskaper som ikke var like åpne for dette, måtte la folk jobbe hjemmefra. Nå som ringvirkningene av pandemien er på hell, må mange selskaper verden over forholde seg til tre ulike tilnærminger:

1.  onsite-arbeidsmodellen

På en fullverdig onsite-basert arbeidsmodell jobber alle de ansatte på sin utpekte arbeidsplass hver arbeidsdag. Fjernarbeid kan imidlertid være mulig helt unntaksvis, for eksempel hvis man må være hjemme med sykt barn eller hvis det er ekstremvær som gjør det vanskelig å møte opp på jobben. Likevel må de aller fleste arbeidsoppgavene gjøres onsite.

Disse arbeidstakerne forventes typisk å være på jobb innenfor et bestemt tidsrom som er fastsatt av arbeidsgiver. I dag tilbyr enkelte selskaper imidlertid større fleksibilitet i arbeidstiden ved å tilby alternativer som deltidsarbeid og komprimerte skift.

fordeler:

Onsite-modellen har en rekke fordeler, som:

• kommunikasjon i sanntid:

Selv om det har blitt gjort store fremskritt innen kommunikasjonsteknologi de siste årene, er det fortsatt ikke en fullgod erstatning for å møtes ansikt til ansikt. Selv om 86 % av fagspesialister foretrekker å kontakte kundene via e-post, viser studier at kommunikasjon ansikt til ansikt kan være 34 ganger mer effektivt. Det gir også mulighet for å ta beslutninger umiddelbart, noe som kan forbedre produktiviteten.

• forbedret samarbeid

Selv med den beste virtuelle møteprogramvaren kan det være utfordrende å samarbeide når man ikke møtes fysisk. Studier viser at så mye som 93 % av effektiv kommunikasjon består av ikke-verbale signaler – signaler man lett kan gå glipp av på virtuelle møter. Når teamet er samlet på ett sted, er det også mulig å spontant brainstorme idéer, løse problemer og vedta beslutninger der og da.

• høyere nivå av sikkerhet på nettet

Den digitale sikkerheten er også bedre ivaretatt når man jobber onsite. Siden alle ansatte jobber på samme server, har selskapet kontroll over sikkerheten i hele økosystemet. Dette er særlig viktig for bedrifter som lagrer svært sensitive data, for eksempel helseforsikringsselskaper som oppbevarer konfidensielle helseopplysninger om kundene.

ulemper:

Det er imidlertid også en rekke ulemper ved at hele arbeidsstyrken må jobbe onsite, blant annet:

• en mer begrenset kandidatpool

Med en arbeidsmodell der alle jobber onsite kan bedriften bare benytte seg av arbeidstakere som bor i eller er villig til å bo i området der bedriften er. Hvis dere har hovedkontor i en storby, er dette kanskje ikke et stort problem, men om dere er basert på et mer avsidesliggende sted, kan krav om å måtte jobbe onsite legge betydelige begrensninger for kandidatpoolen som er tilgjengelig og potensialet for å bygge opp en mangfoldig arbeidsstyrke.

• trygghet og covid-19

Nå som ringvirkningene av covid-19 begynner å roe seg, er det fortsatt mange som er nervøse for å skulle komme tilbake på kontoret på heltid. Faktisk viser studier at over halvparten av arbeidstakerne er bekymret for å bli smittet på arbeidsplassen. For å lokke disse tilbake på kontoret må arbeidsgiver investere i forsterkede sikkerhetstiltak, som obligatoriske sykedager, covid-19-testing og beskyttelsesutstyr for ansatte, som hansker og munnbind.

• motvillige ansatte

Mange arbeidstakere, særlig de som var nødt til å jobbe hjemmefra under pandemien, er nå mindre fornøyd med å skulle komme tilbake på kontoret – i hvert fall på heltid. Mange satte pris på fleksibiliteten i å kunne jobbe eksternt og måten det gjorde det mulig å få en bedre balanse mellom jobb og fritid på. En fersk studie viser faktisk at mer enn én av fire av de ansatte som ble spurt, ville vurdere å bytte jobb hvis de ble nødt til å komme tilbake til en modell der de måtte jobbe onsite på heltid.

når er onsite-arbeidsmodellen det beste alternativet?

Mange virksomheter har ikke noe annet valg enn å fortsette med en modell der folk jobber onsite. Noen ganger er det rett og slett umulig å skulle jobbe eksternt – for eksempel på sykehusene, der helsepersonell må være til stede døgnet rundt; i byggefirmaer, der håndverkerne må møte opp på byggeplassen; og i produksjonsfirmaer, der arbeiderne og maskinoperatørene er nødt til å jobbe på fabrikkgulvet.

Nye bedrifter, og de som er på vei inn i en vekstfase, kan ha behov for det nivået av tettere samarbeid man bare kan få ved å møtes fysisk. Det er viktig at arbeidsgiverne evaluerer bedriftens behov og mål og hvilke arbeidsoppgaver det eventuelt er mulig å gjennomføre eksternt, eller om det er helt nødvendig med en onsite-modell.  

Du kan få mer informasjon om de tre viktigste arbeidsmodellene ved å laste ned den detaljerte infografikken vår i dag.

2.  fjernarbeidsmodellen

Med en rendyrket fjernarbeidsmodell jobber alle ansatte eksternt. Vanligvis er det ikke lagt opp til at man skal møte opp fysisk på jobb, men noen selskaper har lokaler de bruker til opplæring av ansatte og møter.

I de fleste tilfeller har arbeidstakere muligheten til å jobbe fra et hvilket som helst sted – hjemmefra, på en kafé, på et delt arbeidsområde eller mens de er på farten. Noen bedrifter krever imidlertid at de eksterne medarbeiderne jobber fra et bestemt sted, for eksempel et hjemmekontor.

Nå som mange arbeidsgivere og ansatte forbereder seg på det post-pandemiske arbeidslivet, er mange delt i synet på effektiviteten av å fortsette med fjernarbeid på heltid. Det er helt avgjørende at disse bedriftene begynner å utforske fordelene og ulempene ved denne typen arbeidsmodell når de skal vurdere hvilke alternativer som passer for dem.

fordeler:

Fordelene ved å bruke en ekstern arbeidsmodell er blant annet:

• tilgang til en global kandidatpool

Selskaper som investerer i en fullverdig fjernarbeidsmodell kan ansette folk fra hvor som helst i verden. Dette er særlig gunstig for arbeidsgivere som strever med å få tak i og holde på kvalifiserte ansatte, og det kan også gjøre det enklere å bygge opp en mangfoldig arbeidsstyrke.

• bedre balanse mellom jobb og fritid

Noen selskaper som anvender fjernarbeidsmodellen, kan fortsatt kreve at de ansatte skal være på jobb i et bestemt tidsrom. For eksempel må kundeservicemedarbeidere som jobber eksternt, være tilgjengelige på bestemte tidspunkter. Andre igjen kan gi de ansatte større fleksibilitet så lenge de er tilgjengelige for oppsatte møter og kan respondere raskt på henvendelser.

Dette er gode nyheter for både arbeidsgivere og arbeidstakere. Ifølge Employer Brand Research-rapporten vår fra 2021 mener 1 av 4 arbeidstakere at fleksibilitet på arbeidsplassen er en ideell ordning. Dette er et element som kan gi arbeidsgiverne et konkurransefortrinn når de skal rekruttere de mest attraktive kandidatene.

• ingen reisetid til og fra jobb

En av de største fordelene for ansatte som jobber hjemmefra, er at de slipper å bruke tid på å reise til og fra jobb – og dermed sparer både tid og penger. Mindre reisetid kan også være gunstig for arbeidsgiver, som slipper å forholde seg til forsentkomming, uventet fravær og at folk forhindres fra å komme på jobb på grunn av vær- og føreforhold.

ulemper:

noen av ulempene ved denne arbeidsmodellen er:

• økt sikkerhetsrisiko

Når du administrerer en ekstern arbeidsstyrke, kan bedriftens data på nettet være utsatt for større risiko. Siden fjernarbeidere kan jobbe praktisk talt hvor som helst, også på kafé og hotellrom, bør man anta at de ikke alltid kobler seg til et sikkert nettverk. Uten de rette sikkerhetstiltakene kan dette gjøre selskapet svært sårbart for datainnbrudd.

• distraksjoner i hjemmet

Da covid-19 kom over oss, ble mange tvunget til å sette opp et provisorisk hjemmekontor med begrensede ressurser og tid til rådighet. Selskaper som vurderer å innføre en permanent fjernarbeidsmodell må imidlertid oppmuntre de ansatte til å etablere et dedikert arbeidsområde både hjemme og på farten. Ifølge Randstad Workmonitor-studien vår mener 14 % av ansatte som jobber eksternt at distraksjonene forbundet med fjernarbeid går ut over produktiviteten.

• bedriftskulturen

36 % av topplederne oppgir at fjernarbeid har gått ut over bedriftskulturen. Den beste måten arbeidsgivere kan bekjempe dette problemet på er å investere i en kommunikasjonsplattform av høy kvalitet som lar dem holde tett kontakt med ansatte som jobber eksternt. I tillegg må de treffe proaktive tiltak for å styrke relasjoner og ivareta bedriftskulturen.

når er fjernarbeidsmodellen det beste alternativet?

Ifølge en fersk studie bruker bare 16 % av alle virksomheter på verdensbasis en fullverdig fjernarbeidsmodell. Grunnen til at tallet ikke er høyere, er at denne modellen ikke er optimal for de fleste selskaper.

 Hvis måten de ansatte jobber på derimot like greit kan gjøres eksternt, og selskapet har bygget en solid kommunikasjonsplattform for samarbeid, kan denne modellen gjøre selskapet mer robust og konkurransedyktig i et usikkert post-pandemisk arbeidsliv.

3. den hybride arbeidsmodellen

Den gode nyheten er at arbeidsgiverne ikke trenger å forplikte seg til en hundre prosent ekstern eller onsite arbeidsmodell. De kan få det beste fra begge verdener ved å implementere en hybrid arbeidsmodell. Som navnet antyder, innebærer dette at man tillater delvis eksternt arbeid og delvis jobbing på kontoret.

Hybride arbeidsmodeller fungerer på én av to måter. I den ene modellen kan de ansatte jobbe noen dager eksternt, og bytte på hvilke dager de kommer på kontoret – for eksempel kan man jobbe to dager hjemmefra og tre dager på kontoret.

I den andre modellen kan enkelte ansatte få muligheten til å jobbe eksternt, mens andre arbeidstakere må fortsette å jobbe onsite. Dette er et vanlig alternativ for selskaper der ikke alle arbeidsoppgavene kan utføres eksternt. For eksempel kan en ideell organisasjon kreve at saksbehandlerne fortsetter å jobbe på kontoret og møte klienter der, mens økonomi- og markedsføringsteamene kan jobbe hjemmefra.

fordeler:

Den hybride arbeidsmodellen har en rekke fordeler, blant annet:

• økt produktivitet

I en fersk studie opplevde 34 % av arbeidsgiverne som ble spurt, en økning i produktiviteten når de ansatte jobbet hjemmefra. Muligheten til å jobbe hjemmefra i hvert fall i deler av arbeidsuken gjør at de ansatte kan jobbe eksternt med minimalt med distraksjoner, samtidig som de fortsatt kan samarbeide med teamet når de er på kontoret.

• økt jobbtilfredshet

Våre undersøkelser viser at ansatte vil ha en jobb der de kan ha en sunn balanse mellom jobb og fritid. Ytterligere forskning viser også at flertallet av arbeidstakerne anser en hybrid arbeidsplass som den ideelle arbeidsmodellen. Ved å tilby en hybrid arbeidsmodell kan du oppnå et betydelig løft i jobbtilfredsheten hos de ansatte, som igjen kan øke produktiviteten, redusere gjennomtrekk i bedriften og styrke moralen på arbeidsplassen.

• tiltrekk attraktive kandidater

Med en hybrid arbeidsmodell kan du utvide kandidatpoolen til å omfatte arbeidstakere som kan være åpne for å ha lenger reisevei til jobb, hvis de bare trenger å komme på kontoret et par dager i uken. Muligheten for fjernarbeid kan også gjøre det enklere å kapre attraktive kandidater som ønsker større fleksibilitet på arbeidsplassen.

ulemper:

Selv om det er mange store fordeler, er det også noen ulemper ved den hybride arbeidsmodellen, blant annet:

• kommunikasjonsgap

En av de største utfordringene ved den hybride modellen er å skulle sørge for at alle er oppdatert og på samme bølgelengde. Når noen ansatte jobber eksternt og andre sitter på kontoret, kan det være vanskelig å sikre at informasjon flyter jevnt mellom alle ansatte. Det er en risiko for at de som jobber hjemmefra, kan føle seg isolert om de ikke holdes oppdatert på alle arbeidsrelaterte saker.

• digital utbrenthet

I en fersk studie i regi av Monster oppga 69 % av de som jobbet hjemmefra, at de hadde problemer med utbrenthet. Selv før pandemien brukte mange arbeidstakere opp mot 7 timer på nettet hver dag. Selv om dette også kan forekomme blant dem som jobber på kontoret, er det ingen tvil om at man som fjernarbeider i mye større grad må jobbe på nettet. Legg til det store antallet virtuelle møter og teamsamarbeidsøkter fjernarbeidere skal gjennom på daglig basis, så er det lett å se at man raskt kan bli utbrent.

• ny utforming av arbeidsplassen

Med mindre bedriften din hadde en form for hybrid arbeidsmodell før pandemien, kan det være nødvendig å tenke nytt om måten dere jobber på. Det å etablere en permanent hybridmodell er ikke noe som skjer over natten. Ikke bare må teamet ditt revurdere arbeidsoppgavene og arbeidshverdagen sin, men det kan også være nødvendig å redesigne den fysiske arbeidsplassen. Når færre av de ansatte er på kontoret hver dag, kan det kanskje lønne seg å omstrukturere kontorlokalene og etablere flere områder for samarbeid og møter.

når er den hybride arbeidsmodellen det beste alternativet?

I en McKinsey Global-dybdeanalyse av 800 ulike jobber kom det frem at 20 % av arbeidsstyrken effektivt kunne jobbe hjemmefra minst tre dager i uken. Vår egen forsking viser også at 54 % av arbeidsgivere på verdensbasis lar de ansatte jobbe eksternt til en viss grad. Andre studier viser at over en tredjedel av arbeidstakerne verden over ønsker seg en hybrid arbeidsmodell.

Med dette i bakhodet bør man som arbeidsgiver gå grundig gjennom alle arbeidsoppgaver og roller for å se hvilke jobber som kan gjøres eksternt, og hvilke oppgaver det er best at de ansatte gjør på kontoret.

Du kan få mer informasjon om de tre viktigste arbeidsmodellene ved å laste ned den detaljerte infografikken vår.