med fokus på de høye kostnadene knyttet til turnover.

Det stramme arbeidsmarkedet i Europa vekker bekymring blant en rekke arbeidsgivere, spesielt de som har betydelig arbeidsstyrke innen produksjon og logistikk. Dessverre har det blitt en gjengs praksis at bedriftsledelsen konsentrerer seg om å finne talenter i stedet for å beholde dem.

Fokuset burde rettes mot å følge med på og håndtere turnover. Kostnadene ved turnover i form av omsetning, arbeidsmoral og produktivitet kan være svimlende, særlig når de ganges med hundrevis eller tusenvis av ansatte. 

Ved hjelp av sysselsettingsdata kan du beregne den gjennomsnittlige kostnaden ved turnover og finne ut hvordan det påvirker bedriften og bunnlinjen negativt. Først da kan du finne kostnadseffektive løsninger for å beholde medarbeiderne, slik at bedriften og arbeidsstyrken blomstrer.

Last ned guiden vår om de viktigste årsakene til turnover:

hvorfor er turnoveren så høy akkurat nå?

Globalt sliter bedrifter med økt turnover fordi arbeidsmetodene og måten de ansatte tenker på, forandrer seg. Pandemien kan ha utløst det stramme arbeidsmarkedet i Europa, men den underliggende årsaken til den store oppsigelsesbølgen har eksistert en stund.

Ifølge Gallups State of the Global Workplace: 2022 Report er misnøye med jobben vanligere i Europa enn i andre regioner, og bare 14 % av de ansatte oppgir at de er engasjerte på arbeidsplassen. Uten en tydelig tilknytning til organisasjonen er det fare for at de resterende 86 % slutter hvis det dukker opp en ny mulighet, eller hvis det oppstår misnøye med jobben.

endrede forventninger blant arbeidstakerne

I Randstads Workmonitor 2023 har vi spurt over 35 000 arbeidstakere i 34 globale markeder om hva de tenker om jobb, privatliv og balansen mellom disse.

• nesten 50 % av alle arbeidstakere er villige til å si opp for å få en bedre balanse mellom jobb og privatliv
• bare 63 % av arbeidstakerne i nordvest-Europa prioriterte arbeidet høyt, og dette var lavest av alle regionene i undersøkelsen
• bare drøyt halvparten av de ansatte i Europa føler at jobben gir dem en følelse av global mening.

Hvis medarbeiderne ikke føler seg knyttet til bedriften, enten det er gjennom en sosial sak eller et meningsfylt arbeid, kan du oppleve høyere turnover enn forventet.

ny teknologi skaper stress hos de ansatte

I takt med at bedriftene går over til digitale og automatiserte prosesser, må de ansatte stadig lære seg nye programvarer og teknologi, noe som ikke alltid er til deres fordel. En fersk undersøkelse blant ansatte på det europeiske kontinentet viste for eksempel at 36 % syntes at bedriftens nylige teknologiinvesteringer ikke hadde gjort arbeidshverdagen bedre.

Det er viktig at arbeidsgivere rådfører seg med de ansatte, spesielt når det gjelder programvareplattformer som påvirker det daglige arbeidet direkte. Kontinuerlig kommunikasjon kan bidra til å avdekke om medarbeiderne er innstilt på å ta i bruk ny teknologi. I tillegg bør du velge et opplæringsformat som gir tilbakemeldinger og insentiver.

hvor mye koster det å erstatte en ansatt?

For å forbli produktiv og solvent har du ikke råd til å miste ansatte ufrivillig. Data fra Work Institute anslår at hver tapte medarbeider i gjennomsnitt koster bedriften en tredjedel av årslønnen.

Gallup setter tallet enda høyere, og anslår at verdien av en tilfredsstillende erstatter tilsvarer en halv til to ganger den opprinnelige medarbeiderens lønn. Hvis bedriften din sliter med å beholde de ansatte, kan det derfor få store konsekvenser for bunnlinjen og skade bedriftens merkevare.

For å beregne nøyaktig hvor mye det koster å erstatte en ansatt i organisasjonen, må du ta hensyn til direkte og indirekte kostnader (og også noen immaterielle kostnader).

den direkte kostnaden ved å ansette en medarbeider

Den mest åpenbare faktoren i beregningen av turnoverkostnader er kostnadene knyttet til rekruttering av nye talenter. Avhengig av rekrutteringsprosessen og den ansattes stillingsnivå, kan du ha noen eller alle av følgende utgifter:

• annonseplasseringer
• rekrutteringsbyråer
• vikarer og midlertidig ansatte
• HR- og lederlønn for å screene og intervjue potensielle kandidater
• reise- og flytteutgifter
• signeringsbonuser
• kostnader ved introduksjon av en ny medarbeider, inkludert opplæring, tildeling av utstyr og teknisk oppsett

Når du ser på utgiftene ovenfor, ser du at det er en klar fordel å ansette internt. Sannsynligvis har du en intern stillingsannonse og kan eliminere mye av bakgrunnsscreeningen og introduksjonen av nyansatte. I tillegg har du allerede oversikt over den ansattes arbeidsprestasjoner og trolig god oversikt over vedkommendes ferdigheter og ressurser.

Uansett om du ansetter internt eller eksternt, har du ikke råd til å la gode talenter forsvinne ut av bedriften. Spesielt ikke når det finnes måter å løse problemet på. I tillegg utgjør de direkte kostnadene bare en del av turnoverkostnadene.

Last ned guiden vår om de viktigste årsakene til turnover:

den indirekte kostnaden ved å miste en ansatt

Når ledelsen vurderer turnoverkostnader, overser de ofte indirekte kostnader, som riktignok kan være vanskelige å måle. Men ifølge Work Institute kan myke kostnader utgjøre over to tredjedeler av kostnadene ved å miste en medarbeider, og det kan gi varige skader i form av svekket merkevare og arbeidsmoral.

produktivitetstap

Hver gang en medarbeider forlater en organisasjon, går det ut over produktiviteten og kontinuiteten. Hvis talentpoolen din er som en svingdør med ansatte som kommer og går stadig vekk, kan det føre til en betydelig nedgang i service eller produksjon. Manglende overholdelse av tidsfrister kan gjøre det vanskelig å skaffe og beholde kunder, og det kan få alvorlige konsekvenser for kontantstrømmen.

Produktiviteten synker når arbeidsstyrken ikke er komplett. Men selv etter at man har erstattet de manglende medarbeiderne, tar det tid å få de nyansatte i full gang. Det gjør at bedriften hele tiden presterer dårligere enn optimalt. Tenk på disse skjulte kostnadene ved opplæring av ansatte:

• tap av arbeidstid på grunn av introduksjonsprosesser, inkludert lønn, utstyr og tilganger
• opplæring på arbeidsplassen
• korrigering av feil
• langsommere ytelse enn vanlig på grunn av manglende kjennskap til utstyr og prosedyrer

I tillegg fordrer hver av de ovennevnte situasjonene innspill eller hjelp fra nåværende ansatte, noe som reduserer den samlede produktiviteten. Society for Human Resource Management anslår at et omfattende introduksjonsprogram som inkluderer orientering og veiledning, kan vare i 12 måneder.

Prosessen tar enda lengre tid når ledere på høyt nivå skal skiftes ut. McKinsey har funnet ut at det kan ta over ett år for nye ledere å bygge tillit, implementere strategier og sette sammen et team.

synkende arbeidsmoral

Å miste en kollega kan være traumatisk for nåværende ansatte, spesielt hvis de har hatt et langvarig eller spesielt vennskapelig forhold til hverandre. Noen ganger tilbringer man mer tid med arbeidskolleger enn med familie eller venner. Medarbeideren som blir igjen, kan være bitter for at bedriften ikke gjorde mer for å beholde medarbeideren, eller motløs over å måtte lære opp og bli kjent med en ny person.

I tillegg kan oppsigelser være smittsomme, og andre ansatte kan lure på om det finnes bedre muligheter andre steder. Hvis medarbeideren som har sluttet, fortsatt har kontakt med sine tidligere kolleger, kan det anspore andre til å hoppe av, særlig hvis jobbyttet har vært positivt.

uttømming av kunnskap

Når ansatte slutter, tar de med seg en stor mengde kunnskap – fra noe så lite som hvilken IT-medarbeider som mest effektivt løser plattformfeil, til hvordan man laster og betjener en kinkig maskin på riktig måte. Reiselivs- og salgsbransjen er i stor grad avhengig av personlig kundeservice, og tapet av en verdifull medarbeider kan også bidra til at kunder forsvinner.

Hvis bedriften din tilbyr opplærings- og utviklingsmuligheter, noe som er et must i dagens konkurranseutsatte arbeidsmarked, vil du også tape penger du har brukt på å forbedre de ansatte. Hver eneste krone du har brukt på å forme og utvikle den ansatte, kommer nemlig den fremtidige arbeidsgiveren til gode.

negative følger for varemerket

Høy turnover kan være skadelig for bedriftens omdømme. Sosiale medier har gjort det enkelt for potensielle ansatte å undersøke alle aspekter ved en organisasjon, inkludert omdømmet som arbeidsgiver.

Selv om en og annen klage fra en misfornøyd ansatt kan være ugyldig, bør du være bekymret hvis de fleste av dine tidligere ansatte gir negativ omtale. Etter hvert kan det bli vanskelig å tiltrekke seg verdifulle talenter, noe som kan skape en ond sirkel av dårlige framtidsutsikter, misfornøyde ansatte og en synkende andel ansatte som blir værende.

Hvis du derimot har en arbeidsstokk som består av faste, fornøyde medarbeidere, vil du oppleve en mer positiv arbeidsplass. Og ved å fokusere på intern rekruttering for å fylle stillinger, kan du beholde de ansattes tillit og fylle stillingene med personer du vet er dyktige.

hvor mye koster det å erstatte en ansatt?

Erstatningskostnadene varierer avhengig av stilling og medarbeidernivå, men du kan beregne turnoverkostnadene ved å ta hensyn til turnoverraten og gjennomsnittlig årslønn per type medarbeider.

1. Begynn med å måle turnoverprosenten for en bestemt periode. Divider for eksempel antall ansatte som sluttet i fjor med gjennomsnittlig antall ansatte du hadde i løpet av året. Det kan være lurt å bruke heltidsekvivalenter (FTE) hvis du har mange deltidsansatte.
2. Når du har oversikt over turnoverraten, kan du overvåke den månedlig, kvartalsvis eller årlig for å oppdage uønskede trender. Du kan også sammenligne deg med andre i bransjen og landet ditt for å sikre at du ligger på linje med konkurrentene.
3. Deretter identifiserer du typen ansatte, enten etter lønn eller arbeidsoppgaver. Du kan for eksempel ha produksjonsmedarbeidere, ledere og toppledere.
4. Få innspill fra HR-teamet og lederne for å identifisere erstatningskostnadene per stilling, og angi disse kostnadene i prosent av lønnen. Du kan for eksempel erstatte en produksjonsmedarbeider for 35 % av årslønnen, mens en økonomidirektør kan koste betydelig mer.
5. Fullfør beregningene for hver type ansatt ved å gange årslønnen med den prosentvise erstatningskostnaden og deretter med antallet nyansettelser som er nødvendig for å imøtekomme turnoverraten. Tallene du kommer frem til, kan være skremmende og få deg til å revurdere strategiene for å beholde de ansatte.

Eksempel

• den årlige omsetningsprosenten er 20 % for de 400 produksjonsmedarbeiderne.
• Du anslår at det koster rundt 15 000 euro å erstatte en person som tjener 40 000 euro i året.
• du erstatter 80 slike personer i året basert på en årlig omsetningsprosent på 20 %.

De årlige kostnadene knyttet til turnover er nå 1,2 millioner euro. Og det er bare for produksjonsmedarbeiderne. Du skjønner raskt hvorfor det må gjøres noe med turnoveren.

redusere kostnadene knyttet til turnover

Når du har tatt en grundig titt på hva turnoveren koster deg, er det på tide å gjøre noe med den. Selv om du kanskje må investere tid og penger på en annen måte, er det et oppnåelig og attraktivt mål å holde på de ansatte. Følg disse tipsene for å jobbe proaktivt med å beholde de ansatte.

• Finn ut hvorfor de ansatte slutter, ved hjelp av avgangssamtaler
• Samle inn tilbakemeldinger fra nåværende ansatte for å avdekke smertepunkter og suksesser.
• Vær villig til å tilpasse dere for å få medarbeiderne til å engasjere seg og utvikle seg i bedriften.
• Forbedre ansettelsespakkene for å holde dere konkurransedyktige

Ta en titt på hva andre selskaper gjør for å fremme medarbeiderengasjement og dermed beholde de ansatte. For eksempel kan bedrifts mål om inkludering og global bærekraft bidra til å styrke de ansatte og gi dem følelsen av at de utgjør en forskjell. I tillegg bør du finne måter å øke jobbfleksibiliteten på, slik at de ansatte føler at de har en viss kontroll over når og hvor de jobber.

Ikke la kostnadene ved å rekruttere, lære opp og introdusere nye medarbeidere drive deg ut av markedet. I stedet bør du finne ut hvordan du kan hjelpe de ansatte med å gjøre karriere i bedriften. En produktiv stab av langtidsansatte kan gi langt flere fordeler enn bare lønnsomhet.

Last ned ditt eksemplar av de 10 viktigste årsakene til turnover: