Vi konkurrerer alle om å tiltrekke oss de beste talentene - og kunnskapen, ferdighetene og evnene nye ansatte bringer til oss. De organisasjonene som kan utnytte kraften i det nye talentet deres raskere, kan skape et betydelig konkurransefortrinn.
Mange selskaper legger mye ressurser i rekrutteringen, men slurver med innfasingen av nyansatte. Hvorfor er det slik? De fleste HR-sjefer skjønner at organisasjonssosialiseringen er essensiell for at en nyansatt skal bevare motivasjonen, raskt skape høy produktivitet og bli en god merkevareambassadør.
LES MER: Alt du må vite om rekruttering
Ifølge Statistisk Sentralbyrå slutter hele 20 prosent av arbeidstakere under 35 år i jobben i løpet av det første året, mens tilsvarende tall for arbeidstakere mellom 35 og 49 år er 10 prosent.
LES MER: Hvorfor mister du ansatte?
Å miste en ansatt som ikke passer inn, eller som ikke presterer kan selvsagt være en gunstig bieffekt av en middels onboarding. På en annen side kan en organisasjonssosialiseringsprosess som fører til at potensielt bra ansatte slutter være et mareritt for arbeidsgiver. Uansett er en ny rekrutteringsrunde og potensielt negativt omdømme kostbar for arbeidsgiver. HR Norge anslår at hver frivillige turnover kan koste inntil 1-2 årslønner.
formell, eller uformell onboarding
Amerikanske Tayla N. Bauer har doktorgrad i onboarding. Hennes forskning viser at noe av det første HR-ledere bør vurdere er om selskapet skal ha en uformell, eller formell onboarding.
En uformell onboarding refererer til en prosess der den nyansatte lærer om den nye jobben uten en eksplisitt organisasjonsplan. Den formelle onboardingen har et skriftlig sett med koordinerte retningslinjer og prosedyrer som raskt hjelper den ansatte med å tilpasse seg jobben og til å skjønne arbeidsplassens skrevne og uskrevne regler.
Bauer viser til forskning der nyansatte i organisasjoner som har en uformell onboarding med en "synke eller svømme ”-strategi, ofte sliter med å finne ut nøyaktig hva som forventes og å forstå normene på den nye arbeidsplassen. Formelle trinn-for-trinn-programmer som lærer de nyansatte om hvilken rolle de skal ha, hva normene til selskapet er og hvordan det forventes at de skal oppføre seg er den mest effektive måten å få nyansatte ombord på.
LES MER: Onboarding av nyansatte er ikke viktig
onboarding er merkevarebygging
I forbindelse med en studie for et par år siden intervjuet jeg representanter fra to anerkjente globale konserner om deres onboarding. Onboardingen var sentral i HR-strategien, som støttet konsernstrategien for merkevarebygging. Begge konsernene var svært opptatte av å tiltrekke seg den beste arbeidskraften og å styrke virksomhetens omdømme.
Selv om selskapene hadde noen variasjoner seg i mellom, utmerket begge seg med trinn-for-trinn onboardingprogrammer over seks måneder, eller tilsvarende prøvetiden for den nyansatte. De to konsernene ga ansatte uutførlig opplæring om industrien og selskapets konkurransesituasjon, visjon, verdier og selskapskulturen, samt konsernstruktur og forretningsområder, compliance, kommunikasjonsretningslinjer og merkevarepolicy.
I tillegg la de betydelig vekt på en fadderordning med et tydelig mandat og klare arbeidsoppgaver for praktisk støtte, oppfølging og networking av den ansatte. Fadderen hadde organisasjonsspesifikk kompetanse og kunne lære nyansatte om organisasjonen, gi råd og hjelp med jobbinstruksjon, og gi støtte sosialt og politisk. Nyansatte kunne gå til fadderen med spørsmål som de nølte med å spørre lederen om i frykt for å virke inkompetent.
I onboardingen hadde den nyansatte 1, 3 og 6 måneders samtale med lederen sin, i tillegg til de uformelle samtalene underveis og oppfølgingssamtaler.
bauers tips for onboarding
- Implementer det grunnleggende før den første dagen på jobben
- Gjør den første dagen på jobben spesiell
- Bruk formelle informasjons- og læringsplaner
- Utvikle en skriftlig onboardingplan
- Sørg for at deltakerne blir aktiviserte
- Forsikre deg om at programmet ditt er konsekvent implementert
- Forsikre deg om at programmet følges opp
- Bruk teknologi for å lette prosessen
- Bruk milepæler, for eksempel 30, 60, 90 og 120 dager på jobben - og opptil ett år post-organisatorisk oppføring - for å undersøke medarbeiderens fremgang
- Engasjer interessenter i planleggingen
- Inkluder viktige interessentmøter som en del av programmet
- Vær krystallklar med nyansatte når det gjelder:
- Mål
- Tidslinje for gjennomføring
- Roller
- Ansvar
kun to av ti har en optimal onboarding
Begge disse konsernene er blant de 20 prosentene av selskaper som har en helhetlig onboarding med en fast sekvens av nøye timede aktiviteter gjennom de månedene programmet varer. De oppfyller Tayla N. Bauers fire nivåer, eller byggeklosser for en fullendt onboarding: Compliance, det laveste nivået som inkluderer det grunnleggende, som opplæring av systemer. Clarification, som refererer til at den ansatte forstår jobben og hva som forventes. Culture, som inkluderer at den nyansatte har et klart inntrykk av bedriftens formelle og uformelle normer. Og til slutt Connection, som refererer til mellommenneskelige relasjoner og nettverk som den nyansatte må etablere (Bauer 2010, 2).
Eksempler fra selskaper i USA viser at ansatte som går gjennom et slikt onboardingprogram vil være fullt produktive cirka 2 måneder tidligere enn ansatte i et mer gjennomsnittlig program. Også viljen til å jobbe lenger hos arbeidsgiver er større når en nyansatt har gjennomført et slikt program, enn hvis onboardingen er mer lemfeldig utført.
disse faktorene er viktige for nyansatte
Forskere har også identifisert fire sentrale faktorer - relatert til jobbroller og det sosiale miljøet, som organisasjoner kan fokusere på gjennom onboardingen for å hjelpe den nyansatte. Disse er:
- mestring
- rolleavklaring
- sosiale relasjoner
- kultur.
mestring
De fleste nyansatte er spente, stolte og fylt av forventning når de stiller på jobb første dag. Avhengig av mottakelse, oppfølging, egen forståelse for arbeidsoppgaver og prioriteringer, evne til å samhandle med andre osv. vil den nyansatte kunne ha en både lav og høy mestringsfølelse de første månedene i ny jobb.
For arbeidsgiver vil det være viktig å fange opp hva slags subjektiv mestringsevne den enkelte har, og følge dette opp i henhold til arbeidstakerens ønske og arbeidsgivers utviklingsplan.
rolleavklaring
Rolleavklaringen er en essensiell del av onboardingen. Den gir både arbeidsgiver og arbeidstaker klare rammer for hva som skal gjøres, hva som skal oppnås og hva man kan forvente av hverandre. Disse avklaringene skaper forutsigbarhet og gjør livet enklere for begge parter.
Ansvaret for denne avklaringen er primært arbeidsgivers. Samtidig kan det forventes et særskilt initiativ og ansvar hos arbeidstakeren også. Typisk vil det være lederstillinger på ulike nivåer, eller spesialiststillinger der arbeidsgiver har en forventning om at den nyansatte både mestrer og avklarer sin rolle i organisasjonen.
sosiale relasjoner
Nyansatte har ofte et ønske om raskt å finne sin sosiale identitet. Å finne sin plass skaper trygghet, samhandling og produktivitet. Hvilken posisjon en nyansatt oppnår påvirkes både av hvem den nyansatte er og hvilke personer vedkommende har formelle og uformelle relasjoner til. Professor Cathrine Filstad (2017, 156-157) mener at det viktigste uansett er å bygge varige fagrelaterte- og sosiale relasjoner. Dette kan den ansatte gjøre alene, eller det kan med fordel skje systematisk som del av en onboardingplan ved hjelp av leder, fadder, mentor eller kolleger.
bedriftskulturforståelse
Det er essensielt for virksomheten at den ansatte forstår og identifiserer seg med bedriftens verdigrunnlag, formål og «slik gjør vi det hos oss». Dette er vanskelig for den ansatte å fange opp selv, og bør læres gjennom en formell onboardingsprosess.
Å ha en sterk og god organisasjonskultur gjør det enklere å nå forretningsmål, samholdet blir bedre, det forebygger fravær, skaper motivasjon og man samarbeider godt. Dersom kulturen er bygget på gjennomtenkte verdier, vil virksomheten kunne differensiere seg fra sine konkurrenter og tiltrekke ønsket arbeidskraft. De ansatte blir ekte ambassadører for bedriften og dette skaper positive ringvirkninger og styrker bedriftens anseelse og merkevare.
er du der du vil være?
Forskning viser at en profesjonell og gjennomtenkt onboarding fører til:
l Høyere arbeidstilfredshet
- Sterkere innsatsvilje for bedriften
- Lavere turnover
- Bedre ytelse
- En mer effektiv karriere
- Mindre stress
I en hverdag der alt flyter av seg selv er det lett å tenke at onboardingen er god nok. Nå er imidlertid mye snudd på hodet. Mange må tenke nytt og jobbe enda mer effektivt enn tidligere. Og kanskje er det verdt å bruke noen minutter sammen med ledergruppen og evaluere om onboardingen er god nok i dagens konkurransesituasjon?
Ønsker du å diskutere onboarding eller andre teamer knyttet til ansettelser, så er du velkommen til å ta kontakt med oss i Randstad.