slik håndterer du uplanlagt jobbfravær med proaktiv planlegging og langsiktige løsninger.

Jobbfravær er en kjent og uunngåelig utfordring for alle virksomheter. De ansatte vil alltid ha behov for å ta seg fri fra jobben fra tid til annen, primært på grunn av kortvarig sykdom, mindre skader og legetimer, men også på grunn av faktorer som stress, familieforpliktelser – og mistrivsel med jobben.

Siden konsekvensene av høyt jobbfravær kan påvirke selskapet ditt både direkte eller indirekte, trenger du en velplanlagt og effektiv fraværspolicy for å forebygge tap av inntekter og kunder.

Heldigvis finnes det konkrete ting du kan gjøre for å håndtere jobbfraværet – og første skritt er å kartlegge hvorfor folk tar uplanlagt fri fra jobben. Når du har identifisert utfordringen, er det tid for handling.

Les videre om hvordan du proaktivt kan forebygge hull i bemanningen i stedet for å bare respondere på underbemanning når det skjer.

kostnader ved uplanlagt fravær

Under pandemien så vi tydelig hvilke problemer virksomhetene påløste når fraværet blir høyt, da nedstengningene og sykefraværet hadde store konsekvenser for produksjons-, frakt- og tjenesteytende næringer.

Selv om noen av konsekvensene av langvarig fravær er universelle for alle selskaper, er det andre som er spesifikke for visse bransjer eller hver enkelt bedrift. Ingen kjenner virksomheten din bedre enn deg selv, og det er derfor opp til deg å finne ut hvor det vil ramme virksomheten din hardest med høyt jobbfravær. 

En nylig gjennomført undersøkelse i regi av Gallup viste at en ansatt som er borte fra jobben, i snitt koster virksomheten 340 dollar per dag i direkte og indirekte kostnader.

direkte kostnader ved uplanlagt fravær

Når ansatte ikke er på jobb, må noen fylle skoene deres. Det betyr at du kanskje blir nødt til å betale for at ansatte jobber overtid, eller hyre inn vikarer via et bemanningsbyrå. Begge deler innebærer høyere lønnskostnader, og i tillegg må du kanskje godtgjøre den ansatte, avhengig av fraværsreglene selskapet har.

I tillegg må du betale en supervisor for å fikse bemanningen, og HR må involveres for å dokumentere det hele.

direkte kostnader ved uplanlagt fravær

De direkte kostnadene nevnt over er imidlertid bare én del av det du taper på uplanlagt jobbfravær. Vikaren trenger tid på seg til å komme ordentlig i gang, få oversikt over hva som må gjøres, og finne ut hvor den forrige slapp.  Hvis du baserer deg på overtid eller å låne ansatte fra en annen avdeling, øker sjansen for feil, langsommere produksjonstid og sikkerhetsproblemer.

I tillegg kan de andre ansatte som må ta over arbeidsoppgavene til personen som er borte fra jobben, føle seg overarbeidet og frustrert – noe som er negativt for miljøet på arbeidsplassen.

Kombinasjonen av høyere utgifter enn vanlig og lavere produktivitet fører uungåelig til inntektstap.

negative konsekvenser for den ansatte

Når enkeltansatte ofte er borte fra jobben, har det også negative konsekvenser for dem selv.

Én ting er at når de har brukt opp alle fridagene sine, kan de bli trukket i lønn for ytterligere fravær. En annen ting, som er enda viktigere, er at hyppig fravær ofte er et symptom på et større problem – den ansatte holder kanskje på å utvikle en kronisk sykdom, står kanskje i en vanskelig familiesituasjon eller har problemer på jobben.

En studie i regi av Harvard Business School viste at nærmere to tredjedeler av alle arbeidstakere har omsorgsforpliktelser for et barn, en forelder eller andre familiemedlemmer eller venner.

Du som arbeidsgiver kan tilby støtte i forbindelse med personlige forhold, men jobbrelaterte saker er uansett 100 % ditt ansvar.

Ved å sette deg inn i de vanligste årsakene til fravær får du et godt grunnlag for å lage en plan for å kutte fraværet, med løsninger og støtte for de ansatte.

se etter de underliggende årsakene til fraværet

Før du kan begynne å utvikle en målrettet fraværspolicy, må du sette deg inn i hvorfor folk tar seg fri fra jobben.

personlige årsaker til økt jobbfravær

Ifølge United States Bureau of Labor Statistics kan 71 % av det samlede årlige fraværet blant arbeidstakere i 2021 tilskrives sykdom eller skader, som tilsvarer et sykefravær på 2,3 %.

I Storbritannia kom sykefraværet opp i 2,2 % i 2021, en økning etter flere år med nedgang.

Akutt sykdom, som forkjølelse og influensa, kan øke fraværet – særlig i vintermånedene. Denne typen jobbfravær er imidlertid vanligvis selvbegrensende. Når samme person er borte fra jobben gjentatte ganger av helsemessige årsaker, kan det skyldes kronisk sykdom eller langvarige helseproblemer.

Høyt blodtrykk og diabetes, sammen med risikoatferd som røyking, en stillesittende livsstil og overspising, er betydelige bidragende faktorer til gjentatt uplanlagt fravær – og påfører arbeidsgivere i USA et tap på over 36 milliarder dollar i året, ifølge data fra det amerikanske helsedepartementet CDC. 

Andre kroniske helsetilstander som fører til hyppig eller langvarig fravært, er blant annet hjertesykdom, kreft, gikt og migrenesykdom.

I nyere tid har det også blitt rettet et sterkere fokus mot arbeidstakernes psykiske helse og hvordan det påvirker fraværet. Gallup har for eksempel gjennomført undersøkelser for å kartlegge hvordan amerikanske arbeidstakere har det. Basert på resultatene anslår Gallup at arbeidstakere som anser at de selv har dårlig eller sånn passe god psykisk helse, vil være borte fra jobben rundt fem ganger oftere i året enn de som oppgir at de har bedre psykisk helse.

McKinsey Health Institute tok for seg arbeidstakere i 15 land, og oppdaget at over halvparten har opplevd psykiske problemer en eller annen gang. Den andre siden av denne mynten er enda viktigere fra arbeidsgiveres ståsted: Arbeidstakere som oppgir at de har psykiske problemer, har større sannsynlighet for å skåre lavt på ting som motivasjon, engasjement og trivsel i jobben –og da ligger alt til rette for økt fravær.

jobbrelaterte årsaker til uplanlagt fravær

Enkelte av årsakene til dårlig oppmøte nevnt over kan eksistere parallelt med jobbrelaterte årsaker. Som arbeidsgiver har du imidlertid mye større mulighet til å påvirke de jobbrelaterte problemene, noe som bør være et insentiv til å fokusere på å gjøre noe med:  

• mobbing på jobb eller dårlig ledelse
• generell mangel på entusiasme og misnøye med arbeidet
• lite fleksibilitet i arbeidstider eller arbeidssted
• negativ bedriftskultur
• utbrenthet
• mangel på opplærings- og utviklingsmuligheter

proaktiv personalplanlegging for organisasjonen din

Arbeidsgiverne som lykkes best med å håndtere fravær og redusere de negative innvirkningene av dette, planlegger proaktivt i stedet for å bare respondere når underbemanningen er et faktum, og halse etter for å tette bemanningshull.

analyser arbeidsstyrken

Begynn med å samle inn data for å få et tydelig bilde av dagens situasjon for etterlevelse av selskapets fraværsregler. 

Identifiser trender ved å se på gjennomsnittlige fraværsrater over bestemte perioder. Først bør du vurdere å ta en selskapsomfattende gjennomgang og beregne fraværsratene for selskapet som helhet, før du går videre ned på avdelingsnivå og til slutt ser på enkeltpersoner. Disse tallene kan si noe om det er problemer i en bestemt avdeling eller bare på visse tider i løpet av året, eller om du må tenke helt nytt om selskapets fraværsregler.

Kjør en analyse av bemanningskapasiteten for områdene der de største problemene trolig vil oppstå ved fravær. Du vil også kunne avdekke steder der ressursene er strukket for langt, og som trenger ekstra personell, eller steder der du kan gjøre om på arbeidsplaner eller skift for å få bedre dekning.

Her kan det også være aktuelt å vurdere mer fleksible måter å organisere arbeidshverdagen på. For eksempel blir firedagersuken stadig mer utbredt hos en rekke selskaper, og det samme er bruk av programvare-apper for planlegging av skiftarbeid, og også hybridarbeidsmodeller.

Ved å kartlegge kompetansen i arbeidsstyrken kan du få oversikt over hvilke ansatte som har kunnskapen og ferdighetene som kreves for å utføre ulike oppgaver. Deretter kan du fokusere på eventuelle kompetansehull som kanskje allerede finnes eller vil oppstå når selskapet tar i bruk ny teknologi, og se hvilke områder du bør rekruttere nye eller overføre eksisterende ansatte til.

Videre kan det å identifisere kompetansen som kreves for å fullføre kritiske oppgaver, og ha et klart bilde av ferdighetene blant de ansatte, fungere som et kunnskapsgrunnlag for å utarbeide gode opplærings- og utviklingsplaner. Til slutt vil kompetanseheving innen disse nøkkelområdene bidra til å sikre at kjernevirksomheten vil være oppe og gå – også i tilfeller med underbemanning.

Omskolering og kompetanseheving av nåværende ansatte lønner seg stort – både økonomisk og for de ansattes motivasjon. For eksempel fant en McKinsey-studie om selskaper som nylig har lykkes med digital omstilling, at de var 35 % flinkere til å omskolere eksisterende ansatte enn selskapene som strevde med omstillingen.

studer forretningsdriften

Det er svært viktig å forberede seg på perioder med redusert kapasitet ved å identifisere hvilke oppgaver som er kritiske for organisasjonens funksjon. Dette hjelper deg å finne ut hvilke oppgaver som må prioriteres, og hvilke som kan settes på vent når nøkkelpersoner er borte fra jobb. 

Med gode rutiner for planlegging og bemanning kan du sikre at du alltid nyttiggjør deg tilgjengelige ressurser på best mulig måte og setter inn folk der de er mest effektive, uavhengig av hvordan fraværssituasjonen er i øyeblikket.

ta hensyn til de ansattes behov

Når du har fått overblikk over fraværsstatistikken og kartlagt personell- og kompetanseressursene som kreves for å lykkes med virksomheten, er det dags for å få kontroll over fraværet.

Det første du må gjøre, er å ta en vurdering av de vanligste fysiske årsakene til at folk er borte fra jobb, og se etter langsiktige løsninger på alle nivåer i selskapet.

• kroniske helseproblemer: Tilrettelegg for en sunn og aktiv livsstil for de ansatte med ved å tilby aktivitetsinsentiver, sunne mellommåltider og snacks, treningsfasiliteter på jobben eller andre helse- og velferdsrelaterte frynsegoder.
• sesongfravær: Invester i bedre ventilasjon, hånddesinfeksjon og berøringsfrie søppelbøtter, og oppmuntre til vaksinering.
• utfordringer med psykisk helse: Oppmuntre til en åpenhetskultur der de ansatte føler at de kan ta opp problemer, og sørg for at de kjenner til tilgjengelige støtteprogrammer.

Når det gjelder jobbrelaterte årsaker til jobbfravær, kan det være mer utfordrende å komme til roten av problemet. Du må ha tett dialog med de ansatte for å kunne identifisere denne typen problemer. Meningsmålinger er et svært nyttig verktøy for å kartlegge hva folk synes om jobben – men ikke glem å følge opp resultatene med dynamiske løsninger.

• Mobbing eller et giftig arbeidsmiljø: Mobbing hører ikke hjemme på jobben, og må stanses umiddelbart. Vurder å gi lederne opplæring i myke ferdigheter for å sikre at de gir teamene emosjonell og sosial støtte.
• manglende engasjement: Gi de ansatte en følelse av mål og mening ved å vise dem hvordan de passer inn i selskapets overordnede strategi og mål. The Society for Human Resource Management anbefaler å gi anerkjennelse til team og enkeltpersoner for å stimulere til en inkluderende kultur og sterkere prestasjoner.
• selskapets verdier: Randstads Workmonitor 2023-undersøkelse viser at arbeidstakerne vil ha mer enn bare en sikker jobb – de vil at arbeidet skal være meningsfylt, og de ønsker å bidra positivt til verden. Videre er 42 % villige til å stå for sine personlige verdier ved å nekte å jobbe for selskaper som ikke er i samsvar med deres sosiale og miljømessige livssyn. Hvis organisasjonen din har bærekraftsmål eller støtter spesifikke veldedige eller samfunnsnyttige formål, må du sørge for at de ansatte vet hvordan også de kan bidra.
• kurs: Workmonitor 2022-undersøkelsen viste også at ansatte i alle aldre har et sterkt ønske om å lære nye ting og utvikle seg – over 50 % ønsket å delta på programmer der de kan uvikle seg i sin nåværende rolle. Andre temaer som skåret høyt, var myke ferdigheter, lederopplæring og teknisk kompetanse.
• fleksibilitet: Selv om pandemien ikke var startskuddet for den hybride arbeidsmodellen, var den absolutt en katalysator. Se etter muligheter til å tilby de ansatte større kontroll over arbeidsdagen, for eksempel i form av muligheter til å jobbe hjemmefra, kortere arbeidsuke eller bedre skiftplanlegging.

For å sikre at du lykkes med planene for å redusere jobbfraværet, kan det være nyttig å få profesjonelle råd fra bransjeeksperter innen HR.

Som en del av Randstads inhouse-løsning tilbyr vi et støtteprogram som kan hjelpe deg å ta pulsen på stemningen blant de ansatte og identifisere hvilke aspekter ved arbeidet folk liker eller finner utfordrende. Vi kan også bidra til det overordnede arbeidet med optimalisering av rekruttering og HR, som kan være avgjørende når bedriften en dag plutselig er underbemannet og du trenger å hyre inn pålitelige medarbeidere raskt.

Vi har laget en veiledning som gir ytterligere råd om hvordan du kan håndtere uplanlagt fravær og planlegge bemanningen – slik at du holder hjulene i gang også når det er færre på jobb.