tar du de riktige stegene for å finne topptalenter?

Det er mange viktige steg i rekrutteringsprosessen. Fra å skrive sterke stillingsbeskrivelser som skal tiltrekke topptalenter, til pålitelig referansesjekking.

En av de mest avgjørende stadiene i ansettelsessyklusen er intervjuet. Det er her du begynner å gå lenger enn det du kan lære av CV og LinkedIn-profiler. Intervjuer gir deg muligheten til å lære mer om kandidatens erfaring og evner, men også grave dypere inn i deres personlighet og hva som gjør dem til en unik person. Dette er avgjørende når du ønsker å evaluere hvor godt denne personen vil passe inn med sine potensielle medarbeidere, deres leder og din bedrift som helhet.

Med dette i bakhodet, er det verdt å vurdere hvordan du kan skreddersy intervjustrategien din for å få maksimal verdi ut av prosessen, og finne toppkvalitetstalenter for kontormedarbeidere og administrativt personell.

I denne bloggen skal vi se på hvordan du kan ta en tre-trinns tilnærming som omfatter følgende faser:

• Planlegging og forberedelse
• Intervjuet
• Oppfølging etter intervju

Du kan lese vår guide som tar en grundig titt på hvordan du kan avgrense og optimalisere intervjuene dine for å gjøre de riktige ansettelsene nedenfor:

planlegging og forberedelse

Intervjuprosessen er mer effektiv og produktiv når den er grundig planlagt. Du har bare et lite tidsvindu til å lære så mye du kan om hver enkelt kandidat, så forberedelse er avgjørende hvis du ønsker å få mest mulig ut av hvert intervju.

praktiske forhold

Til å begynne med er det en god idé å dobbeltsjekke at du har gjort de riktige praktiske ordningene for å sikre at intervjuet går jevnt og presist. Det betyr å bekrefte booking av møterom og sørge for at du har nok tid booket inn til å gjennomføre et grundig intervju. Du bør også sørge for at du har frigjort litt tid før møtet, slik at du er klar til å starte ved riktig klokkeslett. I tillegg sette av litt tid etter møtet, slik at du kan skrive ned dine første tanker og inntrykk av kandidaten.

Husk at intervjuprosessen ikke bare handler om at bedriften din skal vurdere kandidatene. Det er også en mulighet for kandidatene til å bli bedre kjent med deg og danne seg en klar idé om de vil jobbe for deg eller ikke.

Problemer slik som å starte intervjuet sent eller dobbeltbooking av møterom vil kunne reflektere dårlig på selskapet, og øke risikoen for at svært ettertraktede kandidater velger å ta talentene sine andre steder.

undersøk kandidaten

En annen viktig del av intervjuplanleggings- og forberedelsesfasen er å undersøke personen som søker på stillingen.

Sett av litt tid til å gjennomgå all informasjonen du har om kandidaten, fra ferdigheter, erfaring, kvalifikasjoner og andre egenskaper som er oppført på CV-en deres, til det du kan hente fra LinkedIn-profilen deres. Du bør også vurdere hvor dypt du er villig til å se på aktiviteten deres på andre sosiale medieplattformer for å bygge et mer detaljert bilde av dem som person.

Å bli mer kjent med individuelle søkere vil hjelpe deg i neste fase av intervjuforberedelsesprosessen: planlegging av spørsmålene dine.

forberede spørsmål

Noen av spørsmålene du stiller i intervjuer vil være de samme for alle intervjuobjekter. Når du for eksempel vurderer jobben som passer for kontorbaserte og administrative roller, vil du kanskje spørre:

• Hva var hovedoppgavene dine i din forrige jobb?
• Kan du beskrive et problem du møtte på ditt forrige kontor og hvordan du løste det?
• Hvilke deler av den siste jobben din opplevde du som stressende?
  Hvordan håndterte du dette?

For å være konsistent og rettferdig er det viktig å ha visse kjernespørsmål som du stiller til hver person. Men til tider kan det hende du trenger å skreddersy spørsmålene dine til enkeltpersoner. Du vil kanskje spørre noen kandidater om hull i arbeidshistorien deres, eller hva de har lært i bestemte tidligere roller.

Det kan også være fordelaktig å komme med noen uvanlige eller åpne intervjuspørsmål som vil oppmuntre kandidaten til å "tenke utenfor boksen" og kommunisere på en mer naturlig, improvisatorisk måte. Dette kan være en god måte å lære mer om folk på ved å oppmuntre dem til å gå bort fra formelle eller innøvde svar.

vær klar til å svare på spørsmål selv

Igjen er det viktig å huske at intervjuer ikke bare er en mulighet for evnetesting, men også en mulighet for jobbsøkeren til å lære mer om bedriften din. Det gir effektivt en annen måte for deg å markedsføre bedriften din til individuelle søkere.

Du bør derfor være forberedt på å fortelle intervjuobjektene mer om organisasjonen din og svare på spørsmål de måtte ha.

Under forberedelsene til intervjuer kan du forutse sannsynlige spørsmål ved å stille deg selv ting som:

• Hva er historien bak virksomheten vår og merkevaren vår?
• Hva er selskapets unike salgsargumenter?
• Hvilke utfordringer står vi overfor nå?
• Hvorfor er denne rollen tilgjengelig for øyeblikket?
• Hvordan anerkjenner og belønner vi våre ansatte?
• Hvilke mål ønsker selskapet å nå de neste årene?

intervjuet

Når tiden kommer for å faktisk gjennomføre intervjuet, er det alltid lurt å ha en klar idé om hvordan du vil at samtalen skal flyte og hva du håper å lære av den. For mange virksomheter er det viktig å fokusere på tre spesifikke dimensjoner når man vurderer jobbsøkere:

• «job fit» – om kandidaten passer til jobben
• «boss fit» – om kandidaten og sjefen er en god match
• «company fit» – om kandidaten passer inn i selskapet

Dette kan hjelpe deg med å bygge et helhetlig bilde av personens kompetanse og potensiale, samt deres kompatibilitet med bedriftskulturen og menneskene de skal jobbe med.

hvordan skal du starte?

Noen kandidater vil være nervøse, spesielt helt i starten av intervjuet, så det er lurt å tenke på hvordan du kan hjelpe med å berolige dette. Dette kan innebære å opprettholde en rolig oppførsel selv, stille noen tilfeldige spørsmål om reisen til kontoret ditt, eller ta en generelt lettbent tone som vil hjelpe dem å slappe av og snakke fritt. Dette er viktig fordi det er vanskelig å få en nøyaktig ide om hvordan noen vil passe inn i virksomheten din hvis nervene deres påvirker oppførselen deres.

Et annet viktig skritt i begynnelsen av intervjuet er å introdusere deg selv og snakke kort om din bakgrunn og din rolle i selskapet, så vel som selve virksomheten og hvorfor dere ansetter til akkurat denne stillingen.

Før du går inn i selve samtalen, bør du også bruke litt tid på å forklare oppsettet til intervjuet, hvor lenge det vil ta og hva som vil skje etterpå.

Når introduksjoner er gjort og planen for intervjuet er lagt, kan du gå videre til å utforske om kandidaten er egnet for denne spesielle jobben og din organisasjon.

"job fit"

Evaluering av kandidatens evne til å utføre jobben til en høy standard bør være en topp prioritet for ethvert intervju. Du bør se etter personer som har de nødvendige kjernekompetansene og erfaringen for rollen, men som også er genuint interessert i å gjøre en god jobb og fortsette å lære og utvikle seg sammen med din bedrift.

Det er mange mulige spørsmål som kan hjelpe deg med å vurdere dette, for eksempel:

• I din siste prestasjonsvurdering, hva identifiserte lederen din som dine største styrker?
• Hva var dine viktigste forbedringsområder?
• Hvilke aspekter ved denne jobben tror du du vil finne mest interessant eller morsomt?
• Hvilke deler av jobben tror du vil være utfordrende?

De fleste av spørsmålene dine vil være forberedt på forhånd, men du bør også være klar til å improvisere og stille flere spørsmål, basert på svar kandidaten har gitt. Du vil kanskje at de skal utdype svarene på et bestemt punkt, eller det kan være nødvendig å omformulere eller tilpasse et spørsmål for å få et mer oppklarende svar.

I løpet av intervjuet, vær nøye med hvordan kandidaten rammer inn svarene sine og vær klar til å ta notater om alt du legger merke til. Hvis du for eksempel stiller et spørsmål om tidligere feil eller svakheter, se etter indikasjoner på at kandidaten er klar over sine mangler, men er ivrig etter å utvikle og utvide ferdighetene sine. Noen som er pliktoppfyllende og villig til å lære kan gjøre en bedre ansettelse enn en som er teknisk kompetent, men mangler motivasjon.

"boss fit"

Forhold mellom ledere og ansatte er en kritisk del av det generelle miljøet, effektiviteten og produktiviteten til bedriften din, så du bør alltid prøve å evaluere hvor godt en kandidat vil komme overens med sin potensielle leder.

Skreddersy spørsmålene dine for å gi svar som vil hjelpe deg å bedømme om en kandidat vil dele verdiene, jobbforståelsen og det generelle synet til personen de skal jobbe med.
Du kan vurdere å spørre:

• Hvem var den beste lederen du noen gang har hatt, og hvorfor likte du å jobbe med dem?
• Kan du fortelle meg om en gang du syntes det var vanskelig å jobbe med en bestemt sjef?
• Hva, spesifikt, mislikte du med deres tilnærming, og hvordan taklet du denne situasjonen?

Du kan deretter analysere kandidatens svar i sammenheng med vanlige ledelsesstiler som brukes i din bedrift. Dette er spesielt viktig hvis personen som denne kandidaten kan jobbe med – enten det er deg eller noen andre – har en veldig spesiell tilnærming til ledelse eller en unik måte å kommunisere og motivere sine ansatte på.

"company fit"

Å fokusere på hvor godt en potensiell kandidat vil integreres i bedriften din, kan hjelpe deg med å unngå de ulike kostnadene ved en dårlig ansettelse. For eksempel, fra utgiftene forbundet med å annonsere jobben på nytt til produktivitetstapene som oppstår mens rollen forblir ubesatt. Om kandidaten er egnet for ditt arbeidsmiljø, eksisterende ansatte og bedriftens verdier bør alle være viktige temaer og fokus i intervjuet.

Du kan begynne å bygge et bilde av disse egenskapene ved å stille spørsmål som:

• Hvilke av dine tidligere selskaper likte du best å jobbe for og hvorfor?
• Kan du fortelle meg om en gang du var en del av et svært vellykket team?
• Hva var nøkkelen til lagets suksess?
• Hva vet du om selskapet vårt?

Nøkkelindikatorer å se etter i svarene inkluderer vanlig bruk av "vi", "oss" og "vår", i stedet for "jeg", "meg" og "min", som du kan ta som et tegn på at denne personen er en naturlig lagspiller. Det er også verdt å huske at konflikter og uenigheter på arbeidsplassen er uunngåelige, og det viktigste å fokusere på er den ansattes evne til å håndtere disse situasjonene når de oppstår.

Evaluering av bedriftspassform er et av de ulike punktene i rekrutteringsprosessen der teknologi kan være fordelaktig, spesielt i vår nåværende tid med ekstern ansettelse og onboarding. Verktøy som Randstad Relevate gir deg muligheten til å vise videoer som gir et innblikk i livet i din bedrift, eller presentere virkelige scenarier og casestudier som intervjuobjektene kan diskutere.

Forholdet mellom ledere og ansatte er en kritisk del av det generelle miljøet, effektiviteten og produktiviteten til din bedrift

oppfølging etter intervju

Når du har fullført dine vurderinger og spørsmål, og gitt kandidaten muligheten til å stille sine egne spørsmål, kan du avslutte intervjuet med å takke kandidaten for oppmøtet og skissere de neste trinnene. Det er spesielt viktig å oppgi hvordan og når de kan forvente å få tilbakemelding.

Umiddelbart etter at intervjuet er ferdig, gi deg selv litt tid til å notere dine første tanker og inntrykk.

Det kan være nyttig å spørre:

• Hva er denne søkerens klareste styrker og svakheter?
• Kan hull i deres evner og erfaring fylles gjennom opplæring og utvikling?
• Vil denne personen passe godt sammen med resten av teamet og virksomheten?

Når du har avklart dine egne tanker om kandidaten, kan du dele eventuelle resultater og innsikter fra intervjuet med relevante kolleger og interessenter – en annen oppgave som kan gjøres enklere med et verktøy som Randstad Relevate – før du tar en beslutning om hvordan du skal gå videre.

Husk at kandidaten har investert sin egen tid for å delta på intervjuet, så det er viktig å informere dem om avgjørelsen din så raskt som mulig. Hvis de ikke vil gå videre i rekrutteringsprosessen, gi noen tilbakemeldinger om deres prestasjoner i intervjuet og hvorfor du tok avgjørelsen din.

Hvis du ønsker å optimalisere intervjuene dine for å finne talenter av høy kvalitet for kontormedarbeidere og administrativt personell, last ned vår nyeste "how to"-veiledning, som inneholder trinnvise anbefalinger som du kan ta tak i med en gang.