slik leder du på en hybrid arbeidsplass.

Spørsmålet om hvordan fremtidens arbeidsliv skal se ut blir stadig mer aktuelt. De fleste arbeidsplasser er tilbake til normal virksomhet etter pandemien, og både bedrifter og arbeidstakere er opptatt av problemstillinger som inntil kort tid tilbake var ukjente.  Vi ser på konkrete tips til deg som skal lede og tilrettelegge for en arbeidsplass der medarbeiderne befinner seg på ulike lokasjoner

Studier viser at arbeidstakerne kanskje aldri er klare for å komme tilbake på kontoret igjen – i hvert fall ikke på heltidsbasis. Faktisk oppgir hele 73 % av arbeidstakere på verdensbasis i en nylig gjennomført undersøkelse at de ønsker å fortsette med å kunne jobbe fleksibelt. 67 % av de samme arbeidstakerne ser imidlertid frem til mer fysisk samarbeid med kollegene.

73 % av arbeidstakere på verdensbasis ønsker å fortsette med å kunne jobbe fleksibelt. 67 % av de samme arbeidstakerne ser imidlertid frem til mer fysisk samarbeid med kollegene.

Selv om enkelte selskaper ikke er komfortable med tanken om fortsette å åpne opp for eksternt arbeid permanent, kan det være at det økende underskuddet på arbeidskraft og endringer i arbeidstakernes forventningen ikke gir dem noe valg. For mange organisasjoner ser den hybride arbeidsmodellen ut til å være det ideelle kompromisset. En studie antyder faktisk at 51% av alle kunnskapsarbeidere og 32 % av den generelle arbeidsstyrken på verdensbasis ønsker å jobbe eksternt, i hvert fall deler av tiden.

Faktum er at den hybride arbeidsmodellen har kommet for å bli, og nå er det på tide å sørge for at lederne i bedriften din er rustet for en ny arbeidshverdag. For å gjøre overgangen enklere har vi laget en veiledningen som gir teamledere, HR-personell og toppledere verktøyene de trenger for å administrere hybride team på en god måte.

5 konkrete tips til administrering av hybride team

Prinsippet med å gå foran med et godt eksempel som leder kunne ikke vært viktigere enn i overgangen til en ny arbeidsmodell. For å forberede lederne dine på dette er det viktig å gi dem den ekstra støtten de trenger for å sikre at overgangen går så knirkefritt som mulig for hele arbeidsstyrken. Nedenfor ser vi nærmere på fem konkrete tiltak som kan bidra til å lykkes med denne overgangen.

1. fastsett retningslinjer

Ved utbruddet av pandemien ble bedriftsledere over hele verden tvunget til å gå over fra direkte ledelse i et felles kontormiljø til å administrere team av eksterne ansatte. I dag har mange av disse lederne fått oppgaven å gå over til en mer hybrid arbeidsmodell. Det er naturlig at noen av dem er motvillige til å gjøre enda flere endringer i måten de leder på, men for at en hybrid arbeidsmodell skal kunne fungere, må alle nivåer i bedriften være med på det.

Heldigvis er det et par ting du kan gjøre for å gjøre overgangen til den hybride arbeidsmodellen enklere å håndtere for lederne.

• oppdaterte retningslinjer

Du kan begynne ved å se over retningslinjene for arbeidsplassen og justere dem for å imøtekomme kravene knyttet til den hybride arbeidsmodellen. Hvis du gir teamlederne tydelige føringer for hvilke krav de kan stille til arbeidstid og kommunikasjon på arbeidsplassen, kan det være til god hjelp for dem i denne overgangen.

• informasjonsmøter

Når beslutningen om en hybrid arbeidsmodell er kunngjort, bør du sette av tid til å ha en rekke informasjonsmøter med både ledelsen og de ansatte der organisasjonslederne får mulighet til å drøfte målene de jobber mot og svare på spørsmål om overgangen.

• lederopplæring

Husk at mange teamledere i selskapet har brukt år på å utvikle en lederstil basert på daglige møter på jobben. Man kan ikke forvente at de skal snu helt om på dette over natten. En av de beste måtene organisasjonen din kan bidra i denne overgangen på, er å sørge for lederopplæring spesifikt rettet mot administrering av en hybrid arbeidsstyrke.

Last ned infografikken vår for å få mer informasjon om de ulike arbeidsmodellene som er relevante i 2022: hybrid, eksternt og onsite.

2. tilpass arbeidsplassen for hybridarbeidende

Med innføringen av en ny arbeidsmodell bør også det fysiske arbeidsområdet redesignes. Evaluer den nåværende settingen folk jobber i, og finn ut hvilke endringer som kan gjøres for å skape et post-pandemisk arbeidsmiljø som er tilrettelagt for den hybride arbeidsmodellen. Her er noen faktorer du må huske på når du skal etablere nye arbeidsmiljøer.

• samarbeid

David Solomon, administrerende direktør i Goldman Sachs, sa at det å skulle fortsette å åpne for fjernarbeid ’skaper bekymringer for hvordan det vil virke inn på samarbeidet’. Han har et poeng – til tross for en økning på 44 % i bruken av nettbaserte samarbeidsverktøy under pandemien vil 67 % av arbeidstakerne fortsatt ha mer samarbeid ansikt til ansikt.

Det er viktig å forstå dette økte behovet for samarbeid, spesielt når de ansatte jobber onsite. Vurder å redusere antallet enkeltkontorer og heller bruke plassen til møterom med utstyr for både fysiske og virtuelle møter. For eksempel har vi i Randstad Global gjort om arbeidsstasjoner til samarbeidsområder.

• desentraliserte kontorer

Overgangen til en hybrid arbeidsplass kan hjelpe bedriften din med å spare penger idet kontorlokalene blir desentralisert. Ifølge en nylig gjennomført McKinsey-studie kan organisasjoner spare opptil 30 % på eiendomskostnadene ved å investere i alternative arbeidsområder.

En rekke selskaper, som Target, jobber nå med å gjøre dette til virkelighet. Klesgiganten annonserte nylig at de legger ned hovedkontoret på 90 000 kvadratmeter i Minneapolis, og overfører de 3500 ansatte som jobber der til ulike satellittkontorer. I Storbritannia har banken Santander UK også varslet nedleggelse av kontorene i Manchester Deansgate, London Portman House, Bootle og Newcastle, i tillegg til over 100 filialer. Arbeidstakere som er berørt av dette, går over til en eller annen form for fjernarbeid.

• sikkerhet i møte med covid-19

Selskapet ditt kan heller ikke se bort fra at arbeidstakerne kan være urolige for å komme tilbake til kontoret midt i en global pandemi. Dere kan bidra til å dempe noe av dette stresset ved å investere i ulike helse- og sikkerhetstiltak som gode rutiner for testing, arbeidsstasjoner som er tilrettelagt for «meteren», munnbind og håndsprit. Noen selskaper bruker også teknologi som for eksempel automatisert belysning og dører for å redusere antallet berøringspunkter.

3. empati i fokus

Når organisasjonen din skal navigere i ukjent farvann ved å skulle administrere en hybrid arbeidsstyrke, er det viktig å ha fokus på empati. Det er ikke bare bedriftsledere som strever med å takle endringene i måten vi jobber på – de ansatte strever også. På toppen av det hele har mange ansatte også utfordringer på hjemmebane, som å måtte ta seg av aldrende foreldre og ha hjemmeundervisning for barna.

Teamledere må være klar over at det å utvikle en hybrid arbeidsplass tar tid, og enkelte justeringer kommer nok til å bli nødvendig. Det er imidlertid en rekke ting selskapet ditt kan gjøre for å minimere belastningen på de ansatte.

• bygg effektive tilbakemeldingskanaler

Det er helt avgjørende å etablere en effektiv måte å måle stemningen blant de ansatte på mens dere utvikler den hybride arbeidsmodellen. Vurder å ta i bruk ulike tilbakemeldingskanaler, som enkle spørreundersøkelser som tar pulsen på bedriften, og etabler en prosess for at de ansatte skal kunne melde fra om utfordringer og problemer.

Teamledere bør også følge hyppig opp med de ansatte for å gi dem mulighet til å kunne ta opp eventuelle utfordringer de har på jobben og på hjemmebane. Gjennom løpende kommunikasjon med teamet kan de få overblikk over hvordan det går med de ansatte og eventuelle problemer de måtte ha.

• tilrettelegg for fleksibilitet

Infosys, et selskap basert i India, oppdaget at en av fordelene med en mer hybrid modell er at det gjør at flere kvinner kan få innpass i arbeidslivet. Denne fordelen vil imidlertid bare være gjeldende hvis teamlederne har en empatisk tilnærming med rom for større fleksibilitet for fjernarbeid.

Siden vi fortsatt er midt i prosessen med å bygge en hybrid arbeidsplass, bør ikke teamlederne ta for gitt at de forstår utfordringene arbeidstakerne står overfor. Faktum er at pandemien har gitt grobunn for et sterkt ønske om en sunn balanse mellom arbeid og fritid, og en fersk Randstad-studie viser at 62 % av de ansatte ville sluttet i den nåværende jobben deres til fordel for en mindre attraktiv stilling hvis den innebar større fleksibilitet.

For å eliminere risikoen for gjennomtrekk i bedriften må lederne gi et visst rom for fleksibilitet i en mer hybrid arbeidshverdag. Ledere må også snakke direkte med de ansatte om hvilke utfordringer de har med balansen mellom jobb og fritid, før de begynner å legge frem forslag til løsninger.

• reduser utbrenthet

Teamlederne må ta proaktive grep for å unngå utbrenthet blant de ansatte. Begynn med å redusere antallet virtuelle møter ved å bare kalle inn til møter som er helt nødvendige for at teamet skal kunne gjøre jobben sin, og bruke andre kommunikasjons- og administrasjonsverktøy som et supplement for at teamet skal holde kontakten. I tillegg kan du vurdere å legge inn egne «ikke forstyrr»-perioder for teamet der de kan jobbe uten avbrytelser. For eksempel har Citigroup Zoom-frie fredager for å sikre at de ansatte har minst én dag der de kan fokusere helt og fullt på egne jobbting.

4. fokuser på inkludering

Maru Flores, leder for Global Collaboration & Client Productivity Services hos Ford, forteller at ’det viktigste med den hybride arbeidsmodellen er at man må sørge for at de som jobber på kontoret, og de som jobber hjemmefra, føler like sterk tilknytning til arbeidsplassen’. Men det kan være ganske utfordrende å skulle inkludere alle til enhver tid på en hybrid arbeidsplass. Det viktigste er at lederne forstår disse utfordringene og finner måter å skape en felles arbeidsopplevelse på for de som jobber eksternt, og de som jobber på kontoret.

• etabler synkroniserte kommunikasjonskanaler

En av de største utfordringene med inkludering i en hybrid arbeidsmodell er knyttet til teamkommunikasjon. På kontoret hender det rett som det er at man snakker sammen, uten at informasjonen fra disse samtalene når ut til dem som jobber eksternt. Tross alt er det fysisk kommunikasjon som har preget arbeidshverdagen for de fleste arbeidstakerne gjennom hele karrieren. For å ta tak i denne utfordringen må ledere rekalibrere tilnærmingen de har til kommunikasjon på arbeidsplassen, og investere i en pakke med digitale verktøy som tilrettelegger for sømløs kommunikasjon mellom teammedlemmer.

• skap inkluderende møterom

Uansett hva slags hybrid arbeidsmodell organisasjonen din utvikler, er det stor sannsynlighet for at mange møter kommer til å ha en blanding av fysiske og eksterne deltakere. Dermed må du sørge for at det etableres samarbeidsområder som er ideelle for hybridmøter.

For eksempel har Google etablert «campfire»-områder med en blanding av sitteplasser og skjermer plassert i sirkel, der folk kan «samles rundt bålet». Skjermene er plassert i øyehøyde for å gi inntrykk av et tradisjonelt personlig møte. Selv om bedriften kanskje ikke har budsjett til å lage såpass forseggjorte møterom, er det likevel viktig å sørge for at teamene har verktøyene og utstyret som kreves for å skape inkluderende områder der folk kan møtes.

• aktiv anerkjennelse av ansattes prestasjoner

Studier viser at programmer for anerkjennelse av ansattes prestasjoner kan gi 2,5 ganger høyere engasjement i bedriften. En investering i anerkjennelse for gode arbeidsprestasjoner eller justering av eksisterende programmer for dette så de blir bedre egnet for den hybride arbeidsmodellen, kan være en super måte å sørge for inkludering på arbeidsplassen på. Vurder å legge opp til regelmessig anerkjennelse av ansattes prestasjoner, for eksempel knyttet til et bonusprogram eller virtuelle møter med hele avdelingen eller selskapet der du fremhever gode prestasjoner.

5. tilrettelegg for objektive prestasjonsmålinger

En annen utfordring ved fjernarbeid er knyttet til å overvåke de ansattes prestasjoner uten at det blir skjevheter i favør av de som jobber på kontoret. Faktum er at de fleste lederne dine alltid har brukt det de observerer i det daglige arbeidet for å vurdere de ansattes innsats og prestasjoner. Med en hybrid arbeidsmodell må disse lederne endre måten de vurderer det daglige arbeidet på. Her er noen tips til hvordan dere kan få til dette.

• etabler en strukturert prosess for prestasjonsvurderinger

Studier gjennomført i Storbritannia før pandemien viste at folk som jobbet eksternt, hadde 50 % lavere sjanse for å bli forfremmet enn kollegene deres som jobbet onsite. Selskaper som ønsker å gjøre den hybride modellen til en permanent ordning, må bli bedre på dette. Begynn med å etablere en strukturert prosess for prestasjonsvurderinger som minimerer ubevisste skjevheter (bias) ved å inkorporere tydelige KPI-er for arbeidsplassen og bruke disse i tillegg til direkte observasjoner.

• bygg tillit mellom ledere og ansatte

For at den hybride arbeidsmodellen skal fungere, må lederne ha tillit til de ansatte – særlig når de jobber eksternt. Det er umulig å mikroadministrere fjernarbeidere samtidig som man forventer at de skal fortsette å være like produktive gjennom hele arbeidsdagen. Selv om mange ledere uttrykker bekymring for produktiviteten når folk ikke jobber på kontoret, viser studier at ansatte som jobber hjemmefra, er 24 % mer produktive.

Ledere som ikke har oppnådd den nødvendige tilliten til teamet, kan vurdere andre metoder for å spore produktiviteten til dem som jobber eksternt. For eksempel bruker det malaysiske selskapet ADA et enkelt Excel-skjema der de ansatte skal fylle ut diagrammer for daglige arbeidsoppgaver, slik at lederne kan spore fremdriften i arbeidet uansett hvor folk jobber fra.

• gi regelmessig tilbakemelding

Hvis du ikke passer på, kan noen ansatte fort føle at de faller mellom to stoler. Lederne kan redusere denne følelsen av usikkerhet ved å komme med regelmessige tilbakemeldinger. I et kontorbasert arbeidsmiljø får man gjerne sporadiske tilbakemeldinger i løpet av dagen. Når deler av arbeidsstyrken jobber eksternt, begrenses muligheten til å ha slike tilfeldige møter på arbeidsplassen. Derfor må lederne gjøre det til en vane å gi verdifulle tilbakemeldinger via andre kommunikasjonskanaler.

Hvis du treffer proaktive tiltak for å forberede teamlederne dine på overgangen til en hybrid arbeidsplass, har du kommet et langt skritt videre i å sørge for at overgangen blir så smertefri som mulig for arbeidsstyrken som helhet. Last ned miniguiden vår for å lese mer om hva du kan gjøre for å styrke engasjementet på den hybride arbeidsplassen.