hvordan ansette når dere ikke kan møtes?

Virussituasjonen har gjort at mange norske selskaper har vært nødt til å legge om måten de ansatte jobber på med umiddelbar virkning. Dette påvirker også rekrutterings- og ansettelsesprosesser. Hvordan skal du som er leder kunne gjennomføre disse, når du ikke kan møte søkerne ansikt til ansikt?

Mange selskaper har nå selvpålagte rutiner for hva som er tillatt av eksterne møter, og mange er også engstelige for å gjennomføre møter med utenforstående personer. Et alternativ kan derfor være å foreta jobbintervjuene via videosystemer. Dette er i utgangspunktet en grei og ukomplisert måte og møte potensielle nye medarbeidere. Selv om de fleste kandidater gjerne kunne tenkt seg å sett en arbeidsplass med egne øyne, vil en krisesituasjon gjøre at de fleste har forståelse for at man må finne alternative løsninger.

Mange alternativer, ulike behov

For de fleste av oss er det å ta en videosamtale etterhvert noe som vi begynner å bli vant til. Den tekniske gjennomføringen lar seg derfor ofte stort sett kontrollere uten altfor store problemer. Har man en smarttelefon, noe de fleste av oss besitter, så er det enkelt å finne applikasjoner som gjør at et videomøte kan gjennomføres. Applikasjonene de fleste av oss kjenner, som Skype, FaceTime, Zoom og Google Hangouts, er gode programmer for kjappe samtaler med både video og lyd. Kvaliteten er god, og det er sjelden behov for brukerstøtte eller support. En annen fordel er også at møtene kan gjennomføres uavhengig av om kandidaten sitter på pc, Mac, nettbrett eller telefon, da de fleste applikasjoner er relativt plattformuavhengig.

Er du jobbsøker? Les også denne saken om hvordan du bør forberede et jobbintervju via video

Begrensninger i lovverket

Problemet oppstår derimot når disse verktøyene skal brukes i ansettelsesprosesser. Som arbeidsgiver må du blant annet forholde deg til GDPR og personvernlovgivningen. Denne gir en del begrensninger, som gjør at du kanskje bør se deg om etter løsninger som er spesialisert på rekruttering. Fordelene ved å bruke slike verktøy er at du blant annet kan være trygg på at all kommunikasjon med kandidaten foregår på riktige premisser ved at vedkommende du snakker med på forhånd har samtykket i at du gjennomfører og lagrer informasjon til bruk i ansettelsen.

Helt uten videre vil du for eksempel ikke ha tilgang, men kanskje heller ikke teknisk mulighet, til å ta opp et videointervju gjort via konsument-verktøyene for videosamtale. Benytter du et profesjonelt rekrutteringsverktøy vil du ikke bare kunne gjøre opptak, men du vil også kunne dele disse med kollegaer i etterkant. En slik applikasjon vil ha mekanismer som innhenter de nødvendige samtykkene fra kandidaten og dokumenterer disse i henhold til gjeldende regler. Dette sikrer at alle GDPR-krav er ivaretatt. Dette er selvfølgelig også en stor fordel for kandidaten, som skal være like sikker fra sin side, på at du som potensiell arbeidsgiver følger kravene fra lovgiver. Når vedkommende samtykker skal det dermed også være tilsvarende muligheter i applikasjonen som gjør at han kan kreve dataene slettet. Det må  også være en automatikk i dette, slik at han ble fjernet når dataene er foreldet.

Les også denne saken om vurdering av ulike videosystemer til bruk i rekruttering: 5 av de beste digitale plattformene for jobbintervju

Gode løsninger skaper attraktive arbeidsgivere

I en uavklart situasjon, der man hverken har oversikt over konsekvensene eller tidsperspektivet, er det viktig at man har fokus på å få framdrift i prosessene, slik at ikke virksomheten lammes. Noe av det mest vesentlige er tilgangen til kvalifisert arbeidskraft. Det er derfor av avgjørende betydning at man løpende har fokus på om selskapet har den riktige sammensatte arbeidsstyrken, og at man er klar for å gjøre de grepene som må til for å tilføre ekstra kompetanse om nødvendig. Vi tror derfor at ved å ha tilgang til gode alternative løsninger, så vil man stå sterkt i kampen om talentene. Samtidig vil man også framstå som en attraktiv arbeidsgiver, som viser kandidatene at man er i stand til å tenke kreativt og tilby gode løsninger. 

Husk at i urolige perioder er det viktigere enn noensinne å ha fokus på employer branding, og ha et bevisst forhold til sitt eget merkevare som arbeidsgiver. 

LES MER: Hvorfor er employer branding viktig?

LES MER:  Les om elektronisk referansesjekk

Kompetanse og erfaring

Vi i Randstad har de siste årene gjennomført videointervjuer med kandidater over hele landet. Dette har gitt oss lang erfaring i bruken av slike prosesser, og vi tar gjerne en prat med deg dersom du tenker at dette kunne vært interessant for ditt selskap.