slik gjennomfører du en referansesjekk.

I en studie fra SHRM viser de til at 87 % av arbeidsgivere utfører en eller annen form for bakgrunnssjekk eller referansesjekk i forbindelse med rekrutteringsprosessen. Men det er fortsatt mange som undervurderer den fulle verdien av dette effektive rekrutteringsverktøyet.

Referansesjekker er prosessen der man kontakter søkerens nåværende og/eller tidligere medarbeidere og ledere for å finne ut mer om kandidatens ferdigheter, evner og erfaring. Faktum er at når det gjøres riktig, kan referansesjekker gjøre selskapet ditt i bedre stand til å vurdere om søkeren har den rette kompetansen og om hen passer til både den aktuelle rollen og selskapet.

last ned veiledningen vår til referansesjekker:

I mellomtiden er det viktig å innse at måten du utfører referansekontrollene på, har noe å si for verdien du får ut av dem. For eksempel vil en referansesjekk som gjennomføres kjapt og uten en tydelig plan på plass, mest sannsynlig gi resultater av begrenset verdi. På den annen side kan en strategisk tilnærming sørge for at du får informasjonen du trenger for å ta gode ansettelsesbeslutninger.

det er viktig å utarbeide en helhetlig prosess for referansesjekker som sørger for at du får informasjonen du trenger.

Les videre for å finne ut av hvordan du kan utvikle en prosess som fungerer for selskapet ditt.

referansesjekker – trinn for trinn

Når du skal utføre referansesjekker, er det lurt å huske på følgende:

forbered deg på forhånd

Du bør aldri stille uforberedt til referansesjekker. Da får du mest sannsynlig irrelevante eller utydelige tilbakemeldinger – og det kan også medføre complianceproblemer. I stedet bør du sette av tid til å forberede deg grundig før du slår på tråden eller sender e-posten. Begynn med å samle inn innspill fra de i organisasjonen din som er involvert i å intervjue kandidaten. Be dem om å peke ut ting de vil ha mer informasjon om eller mulige ankepunkter de vil ha avklart om kandidaten.

Deretter bør du lese nøye gjennom kandidatens CV, jobbsøknad, notatene fra intervjuet eller intervjuene og annen viktig informasjon for å friske opp hukommelsen før samtalen. Du bør også fastsette et konkret formål med referansesjekken. Er hovedmålet å bekrefte at kandidaten har de riktige ferdighetene, finne ut om hen passer til jobben, eller sjekke at det ikke lurer noen problemer under overflaten? Ved å være klar på hva hovedmålet ditt er, kan du fokusere på å stille spørsmål som faktisk gir deg tilbakemeldingene du trenger.

varsle kandidatene

Sørg for å informere kandidaten om at du kommer til å kontakte referansene deres. Du bør også avklare med juridisk avdeling og personvernombudet om det kreves uttrykkelig samtykke fra hver av kandidatene før du begynner å kontakte referanser. Sørg også for at du er kjent med hvilke opplysninger du kan samle inn og ikke, og hvordan disse opplysningene skal håndteres etterpå.

hold deg til åpne spørsmål

Åpne spørsmål fungerer best i referansesjekker, fordi de gir referansene større spillerom. Lukkede spørsmål som kan besvares med bare ett ord eller en kort setning, gjør det derimot mindre sannsynlig at du kommer til å få den verdifulle informasjonen du er ute etter. Det er selvsagt ok å stille noen få lukkede spørsmål, særlig på starten og slutten av samtalen, men brorparten av spørsmålene bør gi referansen muligheten til å gi ut så mye informasjon som de selv måtte ønske.

For eksempel:

• Hva var de viktigste ansvarsområdene kandidaten hadde i stillingen?
   
• Hvordan har kandidaten håndtert konflikter på jobben?
   
• Hva vil du si er kandidatens største styrker og svakheter?

ikke anta ting på forhånd

Når du gjennomfører en referansesjekk, bør du alltid be referansen om å underbygge meningene sine med fakta. Hvis referansen for eksempel sier at hen mener at søkeren ville passet godt inn i den nye stillingen, må du følge opp dette ved å spørre hvilke spesifikke ferdigheter som gjør at kandidaten passer for stillingen.

I tillegg bør du ikke lese for mye inn i referansens holdning eller tone. Uten at du kjenner referansen personlig, er det umulig å avgjøre om det faktisk er sånn referansen vanligvis snakker, om de har en dårlig eller stressende dag, eller om tonen deres har med kandidaten å gjøre.

ikke rush gjennom prosessen

Hvis du gjennomfører referansesjekkene per telefon, må du sørge for å sette av nok tid til å stille alle spørsmålene dine. Det siste du ønsker, er å måtte rushe gjennom dem.  Hvis referansen fornemmer at du har dårlig tid, kan du få mindre utfyllende svar, og kanskje gå glipp av akkurat de tilbakemeldingene du har behov for. 

Hvis du derimot bruker e-post og sender referansene et skjema de må fylle ut, må du gi dem god nok tid til å fullføre utfyllingen. Send dem gjerne en vennlig påminnelse ved behov. Automatisert teknologi for referansesjekker kan fremskynde prosessen ved at de gjør det mulig for referansene å komme med tilbakemeldinger fra en hvilken som helst enhet, og ved å sende ut påminnelser automatisk. Det er imidlertid fortsatt viktig å gi referansene nok tid til å fylle ut skjemaet.

ikke avbryt referansen

Vær bevisst på å ikke avbryte referansen mens hen snakker. Tross alt ønsker du jo ikke å forhindre dem i å komme med verdifull informasjon om søkeren. I stedet bør du gi vedkommende god tid til å samle tankene og komme med et svar på spørsmålet ditt. Hvis referansen beveger seg for langt vekk fra det opprinnelige spørsmålet, eller begynner å utlevere privat informasjon om søkeren, er det imidlertid greit å styre samtalen tilbake på rett spor. 

se etter røde flagg

Det er visse røde flagg du bør holde utkikk etter når du utfører referansesjekker, for eksempel hvis:

• søkeren har ikke sagt fra til vedkommende om at hen er oppført som referanse
• referansen ikke kan svare på helt elementære spørsmål om søkeren
• grunnleggende informasjon som stillingstittel og arbeidsoppgaver ikke stemmer med det som står i CV-en
• referansen sier hen ikke er den rette til å svare på spørsmålene dine

Slike røde flagg kan være et tegn på at søkeren har smurt vel tykt på om sine egne ferdigheter, eller at referansen ikke er helt pålitelig. 

For å hjelpe deg med å perfeksjonere prosessen din, har vi laget en omfattende guide for referansesjekking. Last ned eksemplaret nedenfor for å få tilgang til innsikten.