hva er en administrasjonskoordinator/sekretær?
En administrasjonskoordinator gir generell kontorstøtte og utfører en rekke administrative oppgaver, inkludert planlegging av avtaler, bestilling av reiser og utarbeidelse av rapporter. Dine oppgaver er administrative. Daglige arbeidsoppgaver kan være å lage referat fra møter, svare på henvendelser, administrere logistikken på kontoret. Du kan samarbeide med flere kollegaer i forskjellige prosjekter og i prosjektene har du ofte en viktig nøkkelrolle.
Administrasjonskoordinator som arbeider innen spesialiserte felt eller er forfremmet til stillingen som Executive Assistant for ledere, krever ofte ytterligere opplæring eller utdanning. En Executive Assistant / lederassistent er lederens viktigste administrative, praktiske og koordinerende støtte. Dine arbeidsoppgaver kan være både enkle, utfordrende og ofte opparbeider du deg et stort kontaktnett i organisasjonen og utenfor. I praksis er det du som håndterer all planlegging av lederens kalender, utforme presentasjoner, bestilling av reiser, korrespondanse, koordinering av møter, og arrangement for lederen.
Som administrasjonskoordinator er du en kilde til informasjon for offentligheten og ansiktet utad for selskapet. Dette krever en høy grad av profesjonalitet og evnen til å holde seg rolig i ulike situasjoner og omgivelser. Når selskapet ansetter nye medarbeidere tar du ofte hånd om det administrative rundt en nyansatt. Du sørger blant annet for at den nyansatte får en arbeidsplass med alt det tekniske utstyret på plass slik at den nyansatte får en positiv opplevelse og en smidig start.
Vil det å jobbe som administrasjonskoordinator være i tråd med dine organisatoriske ferdigheter og evner? Les videre for å finne ut hvilke kompetanser og kvalifikasjoner du trenger for å lykkes i en rolle som administrasjonskoordinator.
gjennomsnittlig lønn for administrasjonskoordinator
Lønnen til administrasjonskoordinator avhenger av arbeidserfaring og kvalifikasjoner. Lønnen avhenger av bransjen du er administrasjonskoordinator i, erfaringer og ferdigheter du påtar deg. De fleste arbeidsgivere øker lønnen årlig avhengig av omfanget av jobben din.
Se hva du tjener i gjennomsnitt som administrasjonskoordinator her:
utdanning.no/administrasjonsmedarbeider
faktorer som påvirker lønnen til administrative assistenter
Lønnen din blir bestemt av arbeidsgiveren og hvor mye erfaring du har. Utdanning og sertifiseringer er også viktige faktorer som påvirker hvor mye du tjener. Når du har bedre kvalifikasjoner og ferdigheter, er sjansen større for at arbeidsgiveren vil gi deg høyere lønn, fordi du bringer mer nyttig kunnskap til selskapet.
Hvis du har ferdigheter, som å kunne snakke flere språk, kan det hjelpe selskapet med å håndtere internasjonale kunder bedre. I så fall vil lønnen din gjenspeile disse ekstra kvalifikasjonene. Hvor du jobber har også betydning for hvor mye du tjener. Å jobbe i store byer gir vanligvis høyere lønn sammenlignet med mindre byer, fordi det er større behov for administrasjonskoordinatorer i urbane områder, og de er villige til å betale bedre lønn for de nødvendige ferdighetene.
typer administrasjonskoordinator
Rollene som administrasjonskoordinatorer kan omfatte:
- Juridisk administrativ assistent/ advokatsekretær:
- Hjelper advokater med administrative oppgaver.
- Arkiverer dokumenter fra klienter, gjør forskning og tar notater under møter.
- Håndterer korrespondanse og sender brev for advokatene.
- Administrasjonskoordinator for ledere/ sjefssekretær:
- Hjelper toppledere med å utføre jobbene sine.
- Planlegger arbeidsskjemaer, organiserer avtaler og skriver referater fra møter.
- Tar seg av oppgaver som ansettelse av ansatte og regnskapsføring.
- Administrasjonskoordinator/sekretær
- Støtter forskjellige avdelinger
- Administrativ støtte og sekretærtjenester for lederteam, kan ha ansvar for IT-funksjonens interne informasjonskanal, HMS-administrasjon og koordinering
- Etablere og vedlikeholde system for administrative kontrakter/avtaler
- Organisering av seminar / prosjektsamlinger / temadager
jobbeskrivelse for administrasjonskoordinator
Noen av oppgavene til en administrasjonskoordinator:
- Håndtering av dokumentasjon:
Som administrasjonskoordinator har du ansvar for selskapets dokumenter. Dette innebærer å lage, redigere og arkivere dokumenter fra ulike avdelinger. Du sørger også for at administrative prosedyrer blir gjennomført i rett tid.
- Kontor- og sekretæroppgaver:
I rollen som administrasjonskoordinator utfører du vanlige kontor- og sekretæroppgaver. Dette inkluderer å håndtere telefonsamtaler, skrive brev og distribuere post til ulike avdelinger. Du planlegger møter, organiserer forretningsreiser og administrerer kalendere for ledere
- Regnskapsoppgaver:
Administrasjonskoordinatoren har også ansvar for regnskapsrelaterte oppgaver. Dette innebærer å registrere salgs- og kjøpsfakturaer, lage regnskapsrapporter og sikre nøyaktige regnskapsoppgaver.
- Oppgaver innen HR:
I rollen som administrasjonskoordinator bistår du i opplæringen og og registrering av nye ansatte. Du oppdaterer selskapets registre og sørger for en god og effektiv onboarding av nyansatte mer effektiv.
-
arbeidsmiljø
Som administrasjonskoordinator jobber du vanligvis på et kontor. Av og til kan stillingen kreve reise, spesielt for deltakelse på arbeidsrelaterte arrangementer og konferanser som selskapet arrangerer. Du må derfor holde kontakten med et reisebyrå. I noen tilfeller kan du også reise for å organisere arrangementer og hjelpe ledere med å holde oversikt.
Administrasjonskoordinatorer er ansatt i ulike bedrifter, som sykehus, skoler, private selskaper og offentlige etater. De jobber sjelden hjemmefra og forventes vanligvis å utføre oppgavene sine på kontoret. Kontoret ditt vil være i nærheten av ledere eller direktører, og du deler ofte kontorlokaler med annet sekretært personell.
-
hvem er dine kolleger?
Avhengig av arbeidsgiveren din kan kollegene dine inkludere resepsjonister, sekretærer og personlige assistenter. Du kan også jobbe tett sammen med administratorer og kontorsjefer, samt andre spesialister som prosjektledere, salgssjefer og økonomisjefer.
-
arbeidstid
Den vanlige arbeidstiden for en administrasjonskoordinator er fra kl. 08.00 til 16.00 på hverdager. Det forventes ofte at du er til stede i vanlig arbeidstid for å imøtekomme kundenes behov og håndtere forespørsler fra ledelsen. De fleste administrasjonskoordinator-stillinger er heltidsstillinger, selv om små selskaper av og til kan tilby deltidsstillinger, spesielt når arbeidsmengden er mindre.
Gjennomsnittlig arbeidstid varierer mellom 35 og 40 timer per uke. Noen administrasjonskoordinatorer har fleksible arbeidstider, men de fleste selskaper forventer ikke at du jobber overtid i helgene eller kveldene med mindre det er spesifikke prosjekter som må fullføres. Dette gir deg vanligvis forutsigbarhet og balanse mellom arbeid og fritid.
-
jobbutsikter
Som administrasjonskoordinator har du muligheten til å spesialisere deg innen ulike bransjer, for eksempel IT, olje & gass, regnskap eller lønn. Du kan også velge å bli en juridisk administrasjonskoordinator eller utvikle deg til en administrativ assistent for ledere, gjennom ekstra opplæring. Noen administrasjonskoordinatorer tar på seg lederroller og avanserer til stillinger som kontorsjefer eller administrasjonsleder. Hvis du velger å ta kurs innen ledelse, åpner det døren for avanserte lederstillinger i fremtiden. Dette gir deg variasjon og muligheter for karriereutvikling i ulike retninger basert på dine interesser og ferdigheter.
-
fordeler med å finne en administrasjonskoordinator jobb gjennom Randstad
Å finne en administrasjonskoordinator jobb gjennom Randstad gir viktige fordeler, som:
- Mangfoldig opplæring og utviklingsmuligheter: Du har tilgang til ulike opplærings- og utviklingsmuligheter som kan hjelpe deg å styrke ferdighetene dine.
- Erfaren kontaktperson: En erfaren kontaktperson står klar til å hjelpe deg om nødvendig, og du kan få støtte fra noen med erfaring.
- Varierte muligheter i ditt område: Du har tilgang til forskjellige jobbmuligheter som passer for deg i ditt nærområde.
- Regelmessig betaling: Du får betalt enten ukentlig eller månedlig, avhengig av jobben, slik at du har forutsigbarhet rundt lønnsutbetalingene dine.
- Mulighet for midlertidige og faste kontrakter: Enten du søker en midlertidig stilling som administrasjonskoordinator eller en langsiktig fast kontrakt, kan Randstad hjelpe deg med begge deler.
ferdigheter og kompetanser
Nødvendige ferdigheter og kompetanse som kreves i rollen som administrasjonskoordinator inkluderer:
- Tekniske ferdigheter: som administrasjonskoordinator trenger du tekniske ferdigheter for å utføre oppgaver som dataregistrering, håndtering av kalendere og utarbeidelse av rapporter for selskapet. Du må være kjent med ulike programvare som regneark, kundehåndteringssystemer og virtuelle kundeservice verktøy (slik som chatbots, eller andre automatiserte verktøy som er tilgjengelige via internett). Tekniske ferdigheter hjelper deg med å fullføre oppgavene dine effektivt.
- Kommunikasjonsevner: som administrasjonskoordinator trenger du solide kommunikasjonsevner. Arbeidsgiveren din må kunne stole på deg som selskapets stemme når du håndterer korrespondanse internt og med kunder. Du bør være profesjonell, ha en vennlig og positiv holdning når du snakker med kunder og gjester.
- Organisatoriske ferdigheter: du trenger organisatoriske ferdigheter for å holde tritt med timeplanene dine og sikre at kontoret er organisert. Rollen din innebærer ofte å organisere teamets timeplaner, filer og arrangementer. Med organisatoriske ferdigheter kan kollegene dine følge ditt system for filbehandling. Du vil heller ikke miste viktige dokumenter på kontoret.
- Tidsstyring: ettersom du er en ressurs for de fleste ansatte i selskapet, er tiden din alltid stram. Tidsstyring hjelper deg med å tildele og planlegge timeplanen din for å sikre at du hjelper alle avdelinger. Det forbedrer også produktiviteten og ytelsen din og hjelper deg med å bli en bedre ressurs for teamet ditt.
ofte stilte spørsmål
Her er ofte stilte spørsmålen om å jobbe som administrasjonskoordinator :
-
hva er eksempler på administrative oppgaver?
Noen av de vanligste administrative oppgavene inkluderer å ta i mot besøkende, planlegge møter, organisere dokumenter og filer. Noen administrasjonskoordinator lager reiseplaner for ledere, planlegger seminarer og møter for selskapet.
-
hva er de tre viktigste ferdighetene til en administrasjonskoordinator?
De tre viktigste ferdighetene til en administrasjonskoordinator er kommunikasjon, struktur og tidsstyring. Evnen til å være produktiv og fullføre oppgaver til en bestemt tid forbedrer effektiviteten på arbeidsplassen. Det å kunne arbeide selvstendig, være serviceinnstilt og mestre mange oppgaver parallelt er viktige ferdigheter for å lykkes i rollen.
-
hva gjør en administrasjonskoordinator?
Som en administrasjonskoordinator administrerer og driver du kontoret. Jobben din er å planlegge avtaler, utforme korrespondanse, organisere filer eller dokumenter og ta notater i møter.
-
hvordan blir jeg en administrasjonskoordinator?
Du kan bli en administrasjonskoordinator ved å fullføre et diplom- eller sertifikatkurs i bedriftsadministrasjon. Det finnes også lærlingmuligheter for administrasjonskoordinator.
-
hva er forskjellen mellom en sekretær og en administrasjonskoordinator?
Som en administrasjonskoordinator er ikke arbeidet ditt bare administrative oppgaver (administrative og rutinemessige oppgaver); du jobber også med prosjekter og har beslutningsansvar. Sekretærer utfører bare administrative oppgaver og jobber ofte under administrative assistenter.
-
hvordan søker jeg på en ledig stilling som administrasjonskoordinator?
Å søke på en stilling som administrasjonskoordinator er enkelt: opprett en Randstad-profil og søk etter våre stillingstilbud som administrasjonskoordinator for ledige stillinger i ditt område. Send oss deretter bare din CV og søknadsbrev. Trenger du hjelp med søknaden din? Sjekk ut alle våre jobbsøkertips her!
